Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B: ổn định, đồng bộ, chính xác cao

phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B

Trong bài viết này Blog CukCuk sẽ liệt kê các tính năng phải có và nên có của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B tốt hơn, qua đó, các mô hình có thể nâng cao chất lượng phục vụ, khai thác khách hàng tốt hơn để tăng trưởng doanh số. 

Ngành F&B đang đứng trước những cơ hội trở lại mạnh mẽ.

Từ 08/04/2022, toàn bộ các mảnh ghép của ngành F&B đã chính thức được nhà nước cấp phép trở lại hoạt động sau hơn 02 năm gián đoạn vì Covid-19. Nhưng cơ hội luôn đi kèm với thách thức, làm sao để người tiêu dùng quay trở lại, chi tiêu mạnh tay hơn sau giai đoạn kinh tế gặp khó khăn là một bài toán khó, cần đi tìm lời giải. Đặc biệt là với những người dẫn đầu.

Mô hình chuỗi F&B với nguồn lực đầu tư lớn đóng vai trò là những người dìu dắt và định hướng thị trường. Các chuỗi F&B toàn quốc định hướng phát triển cho các chuỗi F&B địa phương và các các chuỗi F&B địa phương là bài học thành công cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh F&B địa phương học tập và phát triển.

Để ngành F&B thực sự quay trở lại, không chỉ nằm trên các giấy tờ, nghị quyết. Những mô hình chuỗi F&B phải đi đầu trong các hoạt động áp dụng công nghệ để phục vụ và chăm sóc khách hàng tốt hơn.

1. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B cần những tính năng vận hành gì?

CukCuk tin rằng để có thể phát triển một mô hình chuỗi F&B, các anh chị chủ quản lý đều là những chuyên gia trong lĩnh vực vận hành một mô hình đơn lẻ rồi. Chính vì thế, trong bài viết này, Blog CukCuk sẽ chỉ liệt kê những tính năng vận hành cần thiết cho việc phát triển chuỗi chứ không đề cập đến các tính năng quan trọng khi vận hành một điểm bán.

1.1. Quản lý chuỗi F&B cần phần mềm có thể quản lý nhân sự

Với một mô hình nhà hàng đơn lẻ, số lượng nhân sự làm việc nhiều lắm cũng chỉ lên đến con số 40, 50 người (không tính đến các mô hình tổ hợp: tiệc cưới – buffetkaraokecoffee). Với 50 nhân sự, trong đó có 5 nhân sự quản lý (mỗi nhân sự quản lý một đội nhóm từ 10 người). Hoạt động quản lý con người có thể diễn ra thủ công, dựa trên các file tài liệu Excel hay Google Spreadsheet.

phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B chấm công nhân viên

Tuy nhiên với mô hình chuỗi, câu chuyện là một bài toán hoàn toàn khác. Các chủ mô hình chuỗi F&B phải quản lý nhân sự với số lượng lên đến hai trăm, ba trăm thậm chí hàng ngàn. Do đó cần một cơ sở dữ liệu để quản lý thông tin nhân sự cũng như phân quyền nhân viên thật chính xác để đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra đồng bộ, nhanh chóng và chính xác.

  • Tính năng thu thập thông tin nhân sự lên hệ thống

Bao gồm họ tên, giới tính, số CMND, nơi cấp, ngày cấp, thông tin liên hệ và các thông tin khác (ngày thử việc, ngày chính thức, mức lương v.v..). Hoạt động này giúp nhân sự các cấp có thể liên hệ ngay lập tức với bất kỳ nhân sự nào trong trường hợp có vấn đề xảy ra. Cũng như ghi nhớ thời gian nhân sự bắt đầu vào làm việc để có hình thức ghi nhận, tưởng thưởng xứng đáng.

  • Tính năng quản lý vai trò

Ở các mô hình nhà hàng đơn lẻ, một cá nhân có thể kiêm nhiệm nhiều vị trí. Từ đó vai trò trên hệ thống phần mềm ở các mô hình này có thể phức tạp và không đúng với bản chất công việc (ví dụ: thu ngân kiêm kế toán, order kiêm thu ngân v.v…).

Nhưng đối với mô hình chuỗi, để kiểm soát tốt hoạt động của nhân sự, nhiệm vụ của từng nhân sự phải tối ưu trên phần mềm để tránh các rủi ro nhân sự làm nhầm hoặc cố tình phá hoại hệ thống dữ liệu. Chỉ có những cá nhân thật sự được tin tưởng mới được thao tác các tính năng tác động tới dữ liệu tổng trên phần mềm mà thôi.

phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B - giao diện phân quyền

  • Tính năng tra cứu thông tin truy cập và thao tác trên phần mềm

Đây là tính năng vô cùng quan trọng giúp người chủ chuỗi F&B quản lý những tác động lên hệ thống dữ liệu trên phần mềm. Trên nhật ký thao tác, chủ chuỗi F&B hoặc người được uỷ quyền có thể kiểm tra những hoạt động “nghi ngờ”, giúp xác minh dữ liệu trên hệ thống khớp với tình trạng thông tin thực tế của nhà hàng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B: giao diện nhật ký truy cập

1.2. Quản lý chuỗi F&B cần phần mềm có thể quản lý kho tổng

Kho tổng chuỗi F&B là hình thức nhập kho/mua hàng và lưu trữ trong kho chung của hệ thống. Thông thường kho tổng sẽ có hệ thống kho lạnh giúp bảo quản nguyên vật liệu phục vụ mục đích kinh doanh tốt hơn.

Phần mềm quản lý kho tổng chuỗi nhà hàng

Các chuỗi mô hình F&B có kho tổng thường có đặc điểm chung là nằm trong một khu vực có diện tích nhất định (thành phố, huyện). Việc này giúp đảm bảo tối ưu hoạt động kinh doanh mà vẫn lưu trữ tồn kho mở mức thấp nhất.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B cần phải có tính năng kho tổng để thực hiện các hoạt động mua hàng, xuất/nhập/điều chuyển từ kho tổng ra các kho thành viên.

1.3. Quản lý chuỗi F&B cần phần mềm có thể quản lý nhà cung cấp

Các nhà cung cấp nguyên vật liệu là đối tác quan trọng của chuỗi F&B, đối với các chuỗi có chi nhánh ở các tỉnh khác nhau. Việc quản lý nhà cung cấp nguyên vật liệu địa phương là vô cùng quan trọng (trong trường hợp chuỗi F&B không tìm được nhà cung cấp toàn quốc). Tính năng này giống như một danh bạ lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp bao gồm liên hệ, loại nguyên vật liệu cung cấp, theo dõi công nợ và lịch sử giao dịch với nhà cung cấp v.v…

quản lý nhà cung cấp

1.4. Quản lý chuỗi F&B cần phần mềm có thể quản lý đối tác giao hàng

Để quản lý tốt, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B cần phải kết nối được với đối tác giao hàng để tích hợp thông tin giao hàng ngay trên hệ thống phần mềm. Từ khía cạnh của chủ chuỗi có thể kiểm soát được doanh số đơn hàng take-away hoặc đơn hàng trên ứng dụng giao hàng bất kỳ lúc nào.

Từ khía cạnh triển khai, mỗi khi thay đổi món mới hay giá bán trên ứng dụng giao hàng, chỉ cần duy nhất một thao tác trên hệ thống. Toàn bộ các cửa hàng và các gian hàng ảo trên hệ thống của đối tác giao hàng sẽ thay đổi theo, tránh tình trạng lặp đi lặp lại một thao tác nhiều lần cho nhiều chi nhánh.

kết nối ứng dụng giao hàng với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B

Việc này đặc biệt hiệu quả trong các trường hợp phát sinh chương trình khuyến mãi đột xuất để hoàn thành kế hoạch doanh số hay các chương trình xả tồn kho nguyên vật liệu sắp hết hạn.

Ngoài ra với phần mềm có tính năng quản lý đối tác giao hàng, trên phần mềm sẽ tích hợp luôn tính năng tính tiền thu về cuối cùng dựa theo chiết khấu cho đối tác. Ví dụ mức chiết khấu cho đối tác Grab Food là từ 20 – 25%, chỉ với một thao tác đơn giản, chủ chuỗi F&B có thể khớp số liệu cho đơn hàng từ Grab Food đổ về tài khoản vô cùng dễ dàng.

1.5. Quản lý chuỗi F&B cần phần mềm có thể quản lý quỹ tiền

Đối với hệ thống chuỗi F&B, để tối ưu hoạt động vận hành, sẽ có những khoản chi từ quỹ tiền mặt của từng chi nhánh hoặc các khoản chi chung từ tài khoản chung của hệ thống. Vì thế tính năng quản lý quỹ tiền là vô cùng cần thiết để có thể theo dõi tình hình thu chi của quỹ tiền mặt, quỹ tiền gửi (tiền trong tài khoản) để xác định quỹ tiền thực tế tại bất kỳ thời điểm nào.

Quản lý quỹ tiền khoa học – Hạn chế 100% tình trạng thất thoát với phần mềm quản lý chuỗi F&B chuyên nghiệp nhất:


 

1.6. Quản lý chuỗi F&B cần phần mềm có thể quản lý thuế

Căn cứ theo NQ 43/2022/QH15, thuế giá trị gia tăng giảm từ 10% xuống còn 8% đối với một vài nhóm sản phẩm cụ thể. Để nhanh chóng áp dụng mức thuế suất mới cho dịch vụ F&B, chủ chuỗi nhà hàng cần tìm hiểu các mô hình có khả năng áp dụng mức thuế suất linh hoạt (áp dụng 1 mức thuế suất 8% hoặc áp dụng nhiều mức thuế suất khác nhau: 0%, 5%, 10%). 

1.7. Quản lý chuỗi F&B cần phần mềm có thể theo dõi tình hình kinh doanh

Để quản lý tình hình kinh doanh tức thì, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B cần phải thống kê nhanh chóng được tình hình kinh doanh của toàn hệ thống và chi tiết về từng chi nhánh theo thời gian thực hoặc lũy kế theo kỳ.

Ngoài ra phần mềm cũng có thể đưa ra những thống kê so sánh với cùng kỳ tháng trước, cùng kỳ năm trước hoặc tình hình chung thị trường để đánh giá mức độ cạnh tranh của thương hiệu so với mặt bằng chung các đối thủ. 

2. Các tính năng quản lý chuỗi F&B chỉ có tại CukCuk

Với 7 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm cho các khách hàng chuỗi nổi tiếng như Kafa Coffee, Sữa chua trân châu Hạ Long, Sữa chua cô Thỏ, Cơm gà Lê Trang, Foglian Coffee … trong đó Sữa chua trân châu Hạ Long đã phát triển lên tới hơn 100 chi nhánh trên toàn quốc.

MISA CukCuk đã chứng minh năng lực đáp ứng những nghiệp vụ quản lý và kinh doanh phức tạp với từng bài toán vận hành khác nhau. Là bạn đồng hành tin cậy của của rất nhiều mô hình chuỗi địa phương từ 02 đến 10 chi nhánh trên khắp toàn Quốc.

phần mềm quản lý chuỗi sữa chua trân châu hạ long

Không chỉ triển khai tốt các tính năng nhất định phải có dành cho chuỗi mô hình F&B. CukCuk còn cung cấp các tính năng chuyên biệt. Hỗ trợ nghiệp vụ kế toán và marketing diễn ra thống nhất, liền mạch và nhanh chóng. Trực tiếp giải quyết các vấn đề khó khăn nhất trong công tác kết nối giữa bộ phận vận hành và bộ phận văn phòng.

2.1. Kết nối phần mềm kế toán

Hiện tại phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B CukCuk có thể kết nối với các phần mềm kế toán do MISA phát triển bao gồm: AMIS kế toán, phần mềm kế toán SME.NET. Qua 28 năm thành lập và phát triển MISA là đơn vị công nghệ thông tin đi đầu trên thị trường về các giải pháp kế toán với hơn 170.000 khách hàng sử dụng.  

phần mềm kế toán kết nối phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B

Kết nối phần mềm kế toán cho phép các mô hình chuỗi F&B tự động đồng bộ dữ liệu, chứng từ bán hàng giúp tiết kiệm thời gian thu thập dữ liệu cho nhân sự khối văn phòng. Ví dụ: mô hình chuỗi F&B có nhiều chi nhánh trên khắp miền Bắc, trong khi văn phòng và bộ phận kế toán nằm tại Hà Nội. Thời gian thu thập hoá đơn, chứng từ ở các tỉnh về Hà Nội có thể kéo dài lên đến hàng tuần. Dẫn đến việc dữ liệu trên báo cáo doanh thu, lợi nhuận không được cập nhật chính xác.

Với khả năng kết nối và đồng bộ dữ liệu, bộ phận kế toán có thể nhanh chóng hoàn thiện báo cáo với tỉ lệ chính xác cao nhất. Góp phần minh bạch hóa hoạt động tài chính của chuỗi F&B.

2.2. Kết nối hoá đơn điện tử

Phần mềm CukCuk còn có thể hỗ trợ mô hình chuỗi F&B trực tiếp phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua hoạt động kết nối với phần mềm meInvoice. Đối với các chuỗi F&B có giá thành đồ ăn/đồ uống cao, khách hàng có xu hướng lấy hoá đơn thanh toán cho công ty.

Việc kết nối giải pháp hóa đơn điện tử với phần mềm quản lý F&B giúp cho hoạt động phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách qua Email diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm chi phí in ấn.

phần mềm phát hành hoá đơn điện tử kết nối phần mềm quản lý nhà hàng

2.3. Đồng bộ các chương trình Marketing, chăm sóc khách hàng

Bên cạnh các hoạt động kế toán, CukCuk còn cung cấp giải pháp Marketing 0 đồng giúp chuỗi F&B chăm sóc và khai thác khách hàng trung thành trở thành khách hàng hội viên.

Theo dữ liệu thu thập được từ hơn 50.000 khách hàng của CukCuk, khách hàng hội viên ở mô hình quán ăn có tần suất mua hàng lớn hơn 03 lần so với khách hàng quen, con số này thậm chí là 04 lần đối với mô hình quán cafe. Các mô hình chuỗi lớn trên thị trường F&B như Golden Gate, The Coffee House, Starbucks đều đã nhìn nhận được tầm quan trọng của tệp khách hàng hội viên này.

Nguyên tắc 80 – 20 (biểu đồ Pareto) cho biết chỉ có 20% nhóm khách hàng giúp mang lại 80% doanh thu của bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Con số này ở trong ngành F&B thậm chí còn cao hơn.

Khách hàng hội viên không những chi tiêu nhiều hơn mà còn giới thiệu khách hàng mới đến với các mô hình F&B mà họ yêu thích. Khi chuỗi F&B đã có một tệp khách hàng trung thành nhất định, số lượng khách hàng trung thành sẽ ngày càng mở rộng theo cấp số nhân.

>> Giải pháp mà CukCuk cung cấp cho chủ chuỗi F&B chính là CukCuk Lomas.

phần mềm quản lý khách hàng cho nhà hàng, quán ăn

a. Lợi ích của giải pháp này

Các lợi ích mà Lomas CukCuk mang lại cho khách hàng bao gồm:

  • Thu hút chuyển đổi khách hàng mới và khách hàng quen thành khách hàng hội viên: thông qua các chương trình minigame (vòng quay may mắn – nhận quà, voucher)
  • Kết nối miễn phí tới các khách hàng hội viên thông qua Facebook, Zalo, SMS Branding: giúp gợi nhớ khách hàng đã lâu không quay trở lại hệ thống thông qua các tin nhắn chào hàng.
  • Hàng trăm kịch bản chăm sóc khách hàng: chúc mừng ngày lễ tết, chúc mừng sinh nhật giúp khách hàng cảm nhận được sự quan tâm từ chuỗi. Giúp phát triển mối quan hệ giữa khách hàng và thương hiệu.
  • Kích thích khách hàng hội viên chi tiêu nhiều hơn: thông qua các chương trình nâng hạng thẻ thành viên, nạp tiền trước – thanh toán sau.
  • Khảo sát sau trải nghiệm: CukCuk Lomas tự động gửi tin nhắn sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ tại hệ thống F&B, toàn bộ thông tin được gửi về hệ thống để bộ phận chăm sóc khách hàng có phương hướng xử lý phù hợp.

b. Đồng bộ với phần mềm quản lý

Không chỉ có vậy, với CukCuk Lomas, toàn bộ thông tin về khách hàng hội viên trước và sau khi sử dụng CukCuk đều có thể được đồng bộ trên một nền tảng thông qua hoạt động nhập khẩu danh sách và thông tin khách hàng.

Ngoài ra với cơ chế bộ lọc thông minh, CukCuk Lomas có thể dễ dàng lựa chọn các khách hàng có một hoặc nhiều điểm chung (ví dụ như: giới tính nữ, sống tại Hà Nội và có ngưỡng chi tiêu trung bình từ 1.000.000 đ trở lên).

Với bộ lọc này, bộ phận Marketing có thể sáng tạo ra hàng trăm kịch bản chăm sóc và các chương trình Marketing khác nhau hướng tới một bộ phận khách hàng dễ mua hàng cụ thể. Khi thông điệp Marketing càng hướng vào đúng thông tin và mối quan tâm của khách hàng, tỉ lệ phát sinh doanh số sẽ càng cao. 

Đăng ký dùng thử 15 ngày phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk: 

 

3. Tạm kế

Là đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm có 7 năm phát triển, CukCuk tự hào là thương hiệu đưa phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe của Việt Nam đến với hơn 20 quốc gia trên thế giới. Trong đó có các thị trường như Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc – đều là những thị trường có dịch vụ F&B phát triển với các mô hình chuỗi F&B toàn cầu. Tại bất kỳ thị trường nào, CukCuk đều chứng minh được ưu điểm trong việc vận hành, đồng thời thu thập những kiến thức kinh doanh F&B chuyên sâu để cải tiến phần mềm CukCuk – giúp khách hàng của CukCuk sử dụng phần mềm thuận tiện và dễ dàng hơn.

Trên hành trình phát triển, CukCuk mong muốn trở thành người bạn đồng hành và góp phần tạo dựng thành công cho các mô hình chuỗi F&B. Chúc các anh chị chủ chuỗi F&B một năm 2022 kinh doanh hồng phát, là những mô hình tiên phong trong hành trình áp dụng công nghệ cao vào hoạt động vận hành nhà hàng, quán cafe.

Chia sẻ bài viết hữu ích này