Quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống trong ngành kinh doanh F&B

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là một hình thức thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống trong việc ghi nhận và thanh toán các dịch vụ ăn uống. Thay vì in và trao đổi bằng giấy, hóa đơn điện tử được tạo ra và gửi – nhận ngay lập tức qua email giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Để giúp anh/chị chủ nhà hàng, quán ăn xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, MISA CukCuk tổng hợp những quy định về hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống trong ngành kinh doanh F&B qua bài viết dưới đây.

I. Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là gì? 

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trức và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Kể từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh F&B theo phương pháp kê khai có sử dụng hóa đơn bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về tên, địa chỉ nhà hàng, quán ăn
• Thông tin về khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin liên lạc khác của khách hàng
• Thông tin về dịch vụ ăn uống: Tên, số lượng, giá cả món ăn hoặc dịch vụ ăn uống và tổng số tiền cần thanh toán
• Thông tin về thuế và chiết khấu (nếu có)
• Thông tin về phương thức thanh toán, chẳng hạn như tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản

Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống thường được gửi qua email. Người nhận có thể lưu trữ và quản lý trên máy tính hoặc các dịch vụ lưu trữ dữ liệu điện tử. Điều này giúp tiết kiệm giấy tờ in ấn, thời gian, công sức và quản lý vận hành chuyên nghiệp hơn.

II. Quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống

Trường hợp hóa đơn đầu vào là hóa đơn giấy thì nội dung trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Điều 4, Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Bảng kê đính kèm trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Trường hợp hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử thì nội dung trên hóa đơn thực hiện theo quy định Điều 6, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

• Trên hóa đơn điện tử thể hiện đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử
• Hóa đơn phải truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

III. Cách viết hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống chuẩn quy định 

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn hóa đơn điện tử cần có những nội dung sau:

Trong đó, nội dung quy định tại điểm b,c,d Khoản 1 điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh:

• Xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh
• Số tiền thu được
• Xác định được người mua hàng (người nộp tiền hoặc người hưởng thụ dịch vụ…)
• Người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…)
• Tên hàng hóa dịch vụ hoặc nội dung thu tiền

Trong các trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buôc phải thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

* Tham khảo mẫu hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: 

IV. Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk 

Để hỗ trợ quản lý, kế toán nhà hàng không cần phải đăng nhập vào nhiều phần mềm, nhập lại dữ liệu và nhiều thao tác, MISA CukCuk đã nâng cấp tính năng phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng ngay trên MISA CukCuk.

4.1. Trường hợp phát hành hóa đơn có mã của cơ quan thuế

B1: Vào Hóa đơn điện tử\Danh sách hóa đơn\Hóa đơn chưa phát hành 

B2: Kế toán tìm hóa đơn cần phát hành

Trên MISA CukCuk, kế toán nhà hàng có thể tìm hóa đơn cần phát hành thông qua những cách sau:

• Chọn lại khoảng thời gian tìm kiếm
• Chọn lại bộ lọc: Khách yêu cầu lấy HĐ và nhấn Lấy dữ liệu 
• Hoặc nhập thông tin tìm kiếm ở các ô Số HĐ; Mã số thuế; Khách hàng/Tên công ty; Địa chỉ; Tên người nhận, Số điện thoại….

B3: Kiểm tra lại hóa đơn trước khi phát hành

Sau khi đã tìm kiếm được hóa đơn bán hàng cần xuất hóa đơn điện tử, kế toán kiểm tra lại thông tin: Mã số thuế, Khách hàng/Tên công ty, Địa chỉ, Tên người nhận, Số điện thoại.

Trường hợp cần gửi email cho nhiều khách hàng cùng một lúc thì nhập các email phân tách nhau bằng dấu chấm phẩy (;), ví dụ như [email protected];[email protected];[email protected];…

B4: Sau đó tích chọn hóa đơn và nhấn Phát hành

Ở bước này, kế toán sẽ chọn mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn để thực hiện phát hành. Sau khi nhấn phát hành thì hóa đơn sẽ được hệ thống phần mềm meInvoice xử lý. Hóa đơn này sẽ hiển thị trên danh sách Hóa đơn đã phát hành ở trạng thái “Đang phát hành”; sau một vài phút hóa đơn sẽ được chuyển sang trạng thái “Đã phát hành”.

4.2. Phát hành hóa đơn không có mã cơ quan thuế 

Thao tác tương tự như trường hợp 1

Lưu ý: Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử trên MISA CukCuk thành công:

• Nhà hàng, quán ăn đã thực hiện kết nối phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk và phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice
• Nhà hàng, quán ăn đã đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn trên meInvoice
• Máy tính sử dụng để phát hành hóa đơn phải cài công cụ MISA Ký Số
• Máy tính phải được cắm USB có chứa chứng thư số (lưu ý Mã số thuế trên chứng thư số phải khớp với mã số thuế đã đăng ký mua meInvoice)
• Vui lòng sử dụng trình duyệt Chrome hoặc Cốc Cốc để thực hiện phát hành hóa đơn điện tử

V. Tạm kết

Các doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh F&B cần tham khảo và tuân thủ các quy định, hướng dẫn từ các cơ quan quản lý và thuế để đảm bảo tính hợp pháp liên quan đến hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin trên của MISA CukCuk đã giúp anh/chị hiểu hơn về những quy định hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống.