Phần mềm quản lý kho trong kinh doanh F&B dịch vụ ăn uống giúp quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến quản lý, kiểm soát kho quỹ. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh F&B duy trì và tối ưu quá trình quản lý kho hàng của mình. Cùng tìm hiểu những tính năng cơ bản và những lưu ý khi chọn mua phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp qua bài viết sau.
1. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng?
Trong quá trình kinh doanh, không ít chủ quán gặp vướng mắc khi quản lý kho quỹ nguyên vật liệu của mình. Điển hình như những mô hình kinh doanh quán ăn, cơm phở văn phòng, khi quản lý bằng việc ghi chép thủ công, cộng sổ và ước chừng nguyên liệu chuẩn bị cho hôm sau.
Tình trạng trên kéo dài dẫn đến việc nhà hàng, quán ăn không thống kê được chính xác mình cần nhập gì, cần bán nhiều thứ gì, tình trạng tồn kho ra sao hoặc việc hàng hóa mất, thất thoát mà không biết. Sử dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng là một trong những giải pháp giúp hạn chế tối đa tình trạng gian lận, thất thoát.
Phần mềm quản lý kho nhà hàng là ứng dụng giúp chủ nhà hàng/quản lý dễ dàng kiểm soát hoạt động kho quỹ của mình thông qua báo cáo về các hoạt động cập nhật xuất, nhập, tồn (tình trạng, số lượng nguyên vật liệu của mình), công nợ nhà cung cấp… Đặc biệt các phần mềm này còn có thể giúp quản lý nhà hàng đánh giá được xu hướng tiêu thụ nguyên vật liệu từ đó đưa ra các quyết định quản trị phù hợp.
2.1. Đảm bảo việc vận hành nhà hàng được xuyên suốt
Việc không kiểm soát được nguồn nguyên vật liệu rất dễ khiến nhà hàng rơi vào tình cảnh, khi lượng khách tăng đột ngột, số lượng nguyên vật liệu chuẩn bị không còn đủ, nhà hành đành phải thực hiện hoạt động thông báo với thực khách về tạm ngưng phục vụ. Trong khi điều này hoàn toàn có thể được kiểm soát thông qua hoạt động dự trù nguyên vật liệu từ trước đó nếu quản lý được dự báo lượng cầu hợp lý.
2.2. Kiểm soát tình trạng gian lận, thất thoát
Những lỗ hổng trong quá trình chế biến nguyên vật liệu chủ yếu được hình thành từ việc quản lý không có hoạt động theo sát định lượng. Nhân viên chế biến vượt định mức nguyên vật liệu của món ăn dẫn tới việc bán hàng đầu ra không hiệu quả.
Nghiêm trọng hơn, nếu nhân viên tự động cắt phần nguyên vật liệu để chuộc lợi mà quản lý không hay biết, bán hàng vẫn thấy có khách nhưng tính ra lãi lại chẳng được bao nhiêu. Hoạt động đo đếm, kiểm soát nguyên vật liệu sẽ làm hạn chế hoạt động gian lận này và giúp chủ quán nhanh chóng tìm ra sai lệch và khắc phục kịp thời
2.3. Tiết kiệm chi phí, giá thành của món ăn, đồ uống
Việc cân đối được đầu vào của nguyên vật liệu, kiểm soát tốt sẽ khiến việc hợp tác với nhà cung cấp và bình ổn giá của nhà hàng, quán cafe trở nên dễ dàng hơn. Giá thành khi mua với số lượng lớn, sỉ sẽ khác với giá thành khi mua vào nhỏ lẻ. Giá thành đầu vào không ổn định là yếu tố cản trở việc kinh doanh thu lời, tăng giá thất thường để có lãi thì không có khách còn giữ nguyên giá thì bán hàng chỉ đủ hoà vốn. Bởi vậy, việc quản lý kho quỹ chặt chẽ là vô cùng cần thiết.
3. Phần mềm quản lý kho nhà hàng có gì nổi bật so với các cách quản lý kho thông thường?
Ở nội dung này, MISA CukCuk sẽ tổng hợp 3 cách quản lý kho phổ biến nhất hiện nay là
- Cách quản lý bằng việc ghi chép sổ sách
- Cách quản lý với các file số liệu trên excel
- Cách sử dụng phần mềm quản lý
Các tiêu chí đánh giá bao gồm:
- Sự chính xác và tính bảo mật của dữ liệu
- Khả năng cung cấp, tổng hợp báo cáo liên quan
- Thời gian cập nhật và cách thức cập nhật
- Chi phí triển khai
Cụ thể:
| Ghi chép sổ sách | Sử dụng Excel | Phần mềm quản lý | |
 |
 |
 |
|
| Sự chính xác, bảo mật của số liệu |
|
|
|
| Các chức năng báo cáo |
|
|
|
| Thời gian cập nhật, cách cập nhật |
|
|
|
| Chi phí triển khai |
|
|
|
4. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý kho nhà hàng
4.1. Tính năng phù hợp với nhu cầu của nhà hàng
Câu hỏi đặt ra là mô hình nào cần sử dụng phần mềm quản lý kho, mô hình nào không? Phụ thuộc vào quy mô cũng như các hoạt động về kho quỹ mà mỗi nhà hàng sẽ có một quy trình quản lý kho riêng. MISA CukCuk xin chia thành 2 nhóm mô hình: mô hình chuyên nghiệp, phục vụ tần suất cao và các mô hình vừa/nhỏ.
a. Các mô hình chuyên nghiệp, phục vụ tần suất cao
Đối với hoạt động của các mô hình lớn, chuyên nghiệp có tần suất phục vụ lớn, khâu chế biến, quản lý nguyên vật liệu có sự tham gia của rất nhiều người, việc quản lý nguyên vật liệu là điều kiện kiên quyết nếu chủ quán không muốn hoạt động thất thoát, gian lận xảy ra. Đây cũng là mô hình thực sự cần sử dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng
b. Các mô hình vừa, nhỏ
Với các mô hình nhỏ, vừa, chủ quán có thể chủ động trong việc nắm bắt, quản lý nguyên vật liệu và chế biến, việc quản lý kho không bắt buộc. Tuy nhiên về lâu dài, nếu chủ quán muốn mở rộng mô hình kinh doanh của mình thì việc quản lý bài bản kho quỹ của mình nên bắt đầu càng sớm càng tốt. Không chỉ có những mô hình lớn mới thất thoát, mô hình nhỏ, nguyên vật liệu không được kiểm soát kịp thời, doanh thu mãi đứng yên tại chỗ vì bán chỉ hoà vốn.
4.2. Uy tín cũng như khả năng hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm
Đối với những nhà cung cấp đã có kinh nghiệm, trong quá trình triển khai nếu quản lý có bất kỳ vướng mắc gì trên phần mềm, đội ngũ kỹ thuật có thể dễ dàng hỗ trợ và giải đáp giúp vấn đề được xử lý nhanh chóng, không gián đoạn vào hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Bên cạnh đó, chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng cũng có quy trình, được giải quyết dễ dàng, thay vì việc mất công chờ đợi hỗ trợ do không có đủ nguồn lực.
Quan trọng hơn là việc sử dụng phần mềm của các đơn vị cung cấp uy tín sẽ làm giảm thiểu nguy cơ rủi ro trong hoạt động vận hành kho quỹ nhà hàng. Khi đơn vị cung cấp có kinh nghiệm với một số lượng khách hàng đã tin tưởng sử dụng tương đối lớn, họ cũng sẽ có những cải tiến mới nhằm phát triển và mở rộng các chức năng của phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả, khoa học hơn.
5. MISA CukCuk đáp ứng đầy đủ những tính năng cần có của một phần mềm quản lý kho
5.1. Quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu
Hoạt động quản lý hàng hóa nguyên vật liệu ở đây bao gồm việc: nhập, xuất, kiểm kê và chuyển kho (đối với các nhà hàng đa chi nhánh). Đặc thù của hoạt động quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng là các mặt hàng thường có thời gian sử dụng ngắn, thậm chí sử hạn dùng theo ngày hoặc thậm chí chỉ vài tiếng sau quá trình sử dụng. Chính vì vậy, việc hệ thống lại lịch sử nhập hàng, xuất kho trong quá trình bán là vô cùng cần thiết.
Với sự hỗ trợ của phần mềm, quản lý/ người phụ trách bếp chỉ cần khai báo số lượng cần thiết, rà soát các nguyên vật liệu trong kho, kiểm đếm được thiết lập sẵn trên phần mềm mà không cần bất kỳ file quản lý thủ công nào bên ngoài.
| Giao diện nhập kho
|
|
|
| Giao diện kiểm kê kho
|
5.2. Quản lý tồn kho
Tính năng này hỗ trợ chủ nhà hàng, quán ăn nắm rõ được kịp thời tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu còn tồn đọng trong kho. Điều này giúp người quản lý chủ động trong các hoạt động giải quyết tồn kho như áp dụng khuyến mãi đối với các nguyên vật liệu gần đến hạn dùng hoặc việc giảm thiểu tình trạng bị động của bếp khi nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá trình chế biến vào khung giờ cao điểm.
Phần mềm có tính năng cảnh báo khi hàng hóa trong kho tồn đạt đến mức tối thiểu cũng như thông báo về hạn sử dụng của nguyên vật liệu trong kho đang ra sao. Quản lý có thể dựa vào đó để quyết định đẩy mạnh việc bán hàng các món ăn thông qua hình thức tặng món hoặc giảm giá khuyến khích khách hàng tiêu thụ. Điều này vừa tránh lãng phí tồn kho vừa khiến gia tăng doanh thu cửa hàng.
| Giao diện thống kê tồn kho
|
Nếu thực hiện trên các file excel hoặc ghi tay thủ công, người quản lý buộc phải giám sát số lượng nguyên vật liệu khổng lồ cũng như sát sao và kiểm tra các thông tin về kho quỹ hàng ngày tốn nhiều công sức và nguồn lực.
Đăng ký trải nghiệm 15 ngày dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu nhà hàng tại đây:
5.3. Quản lý đặt hàng và công nợ nhà cung cấp
Phần mềm hỗ trợ việc quản lý nhập hàng giúp bạn kiểm soát số lượng, hạn dùng đồng thời tổng hợp công nợ với nhà cung cấp. Việc này là tiền đề để hoạt động quản lý kho được diễn ra thuận lợi.
Việc thống kê tường minh trên phần mềm sẽ giúp cho quản lý đánh giá được mức độ bình ổn giá mà các đơn vị cung cấp đang đưa ra, từ đó có hoạt động điều chỉnh, thay đổi phù hợp, đảm bảo nhà hàng vẫn có được nguồn nhập tốt, nhà hàng cũng có thể tiết kiệm được các chi phí đầu vào.
5.4. Báo cáo và thống kê
Và tính năng không thể thiếu là báo cáo tồn kho, thay vì việc ghi chép và thống kê thủ công thì việc báo cáo cập nhật hoạt động của kho theo giờ hỗ trợ chủ quán rất nhiều về thời gian và công sức. Với những mô hình chủ quán hoặc quản lý không thể trực tiếp giám sát, việc theo dõi báo cáo kho quỹ cần được thực hiện thông qua các thiết bị thuận tiện như điện thoại, laptop…
Phần mềm cần thống kê được 1 số báo cáo cơ bản như sau:
|
|
| Chi tiết tham khảo thêm tại: Các loại báo cáo kho quỹ nhà hàng: Cách để kho quỹ không “thất thoát” 1 xu |
6. Phần mềm quản lý kho nhà hàng MISA CukCuk và những tính năng nổi bật
Để có thể hình dung dễ hơn về việc chủ quán sẽ phải khai báo những gì, xem báo cáo, cập nhật thông tin vào đâu, trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết nhất cách thức xuất nhập thông tin trên phần mềm quản lý kho MISA CUKCUK để chủ quán có thể nắm được.
6.1. Dễ dàng khai báo danh mục kho với giao diện trực quan
Khách hàng chọn mục Tổng quan nhấp chọn thư mục Kho, nhấn chọn nút Thêm, thực hiện khai báo các trường thông tin chung: mã kho, tên kho, địa chỉ (khu vực đặt kho).
-0703.png)
Nhấp chọn Cất để hoàn tất việc điền thông tin của mình.
6.2. Linh hoạt trong thao tác nhập tồn kho đầu kỳ
Chủ quán có thể lựa chọn khai báo tồn kho nguyên vật liệu theo 2 cách: trực tiếp khai báo trên phần mềm các loại nguyên vật liệu tồn kho, hoặc nhập dữ liệu vào phần mềm bằng cách xuất file mình đang quản lý trên excel vào phần mềm
a. Khai báo trực tiếp nguyên vật liệu tồn kho trên phần mềm
Khách hàng vào trình quản lý, nhấp chọn mục Thiết lập hệ thống → Nhập số dư ban đầu. Trong tab Tồn kho nhấp chọn Nhập tồn kho sau đó tiến hành khai báo số liệu tồn kho. Chủ quán thực hiện click Thêm dòng để tiếp tục thực hiện khai báo thêm các nguyên liệu khác.
Trong các trường thông tin bạn cần nhập thêm, chủ quán đặc biệt lưu ý mục Hạn sử dụng để hệ thống có thể nhắc nhở chủ quán hạn sử dụng kịp thời tránh tình trạng thất thoát, lãng phí. Sau khi đã hoàn thành các đầu mục, nhấp chọn Cất để hoàn thành quá trình nhập liệu
b. Có thể chuyển dữ liệu quản lý kho từ file excel đã có sẵn sang hệ thống
Tại trình quản lý, nhấp chọn Thiết lập hệ thống → Nhập số dư ban đầu. Trong tab Tồn kho nhấp chọn Nhập khẩu. Tại đây, chủ quán lấy file mẫu dữ liệu xuống và thực hiện việc sao chép thông tin vào file mẫu để quá trình nhập khẩu dữ liệu được nhanh chóng, chuẩn xác.
Thực hiện thao tác nhập khẩu dữ liệu lên file. Tại bước Kiểm tra dữ liệu, phần mềm sẽ thông báo trạng thái dữ liệu được xem là có hợp lệ hay không và thông báo ngay trên từng dòng.
6.3. Rõ ràng, tường minh trong nghiệp vụ xuất kho
Có 2 loại hàng hóa khi xuất kho là hàng hóa xuất để bán và hàng hóa xuất để hủy.
a. Xuất hàng hóa để bán
Click chọn Kho → Xuất kho. Nhấp chọn Thêm, click chọn Xuất kho bán hàng. Chọn món đã bán và thực hiện tìm kiếm, chọn món đã bán để đưa vào tính toán nguyên vật liệu. Thực hiện các thao tác chỉnh sửa cần thiết để hoàn thành rồi nhấp chọn Cất.
Lưu ý phần Hạn sử dụng để chủ quán có thể theo dõi chính xác nhất hạn sử dụng của những sản phẩm cùng loại ở trong kho.
b. Xuất hàng hóa để hủy
Đối với những trường hợp hủy hàng hóa do hỏng, do lấy làm nguyên liệu chế biến món mới được tính là những hàng hóa xuất để hủy. Với loại hàng hóa này, chủ quán thực hiện các bước sau
Click chọn Kho → Xuất kho. Nhấp chọn Thêm, click chọn Hủy nguyên vật liệu tại Phiếu xuất kho. Tại đây bạn thực hiện khai báo chi tiết nguyên nhân, lý do hủy để có thể nắm bắt, theo dõi chính xác nhất tình trạng kho của mình, tránh tình trạng hàng hóa hủy không rõ nguyên nhân. Khai báo các thông tin chung.
6.4. Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho trực tiếp trên điện thoại
Sau khi đã hoàn thành các thao tác khai báo cơ bản, chủ quán có thể lập phiếu xuất, nhập, kiểm kê kho theo từng thời điểm, phân loại chi tiết đến từng nhóm nguyên vật liệu, thậm chí là từng nguyên vật liệu cụ thể. Hướng dẫn cụ thể
Chủ quán click chọn Kho → Tổng hợp tồn kho. Tại đây, chủ quán hoàn toàn có thể tự chọn dữ liệu cần thiết và nhấp chọn Lấy dữ liệu để có thể tổng hợp tình hình xuất, nhập, tồn chi tiết.
7. Tạm kết
Hy vọng những thông tin mà MISA CukCuk chia sẻ trên đây về phần mềm quản lý kho nhà hàng có thể giúp bạn quản lý có thêm thông tin đánh giá và lựa chọn công cụ phù hợp với mô hình triển khai của mình.
Với kinh nghiệm triển khai cho 50.000 nhà hàng, quán ăn quy mô lớn nhỏ, đơn, chuỗi trên toàn quốc và tại hơn 25 quốc gia trên thế giới, MISA CukCuk hoàn toàn tự tin, phần mềm quản lý kho nhà hàng sẽ là trợ thủ số vô cùng đắc lực giúp tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt là hạn chế thất thoát, sai sót không chỉ riêng hoạt động quản lý kho mà còn là quy trình vận hành, quản lý cho chủ nhà hàng!
