Việc quản lý, kiểm kê kho quỹ chưa bao giờ dễ dàng với các anh chị chủ quán. Đã làm kinh doanh, mất một đồng thôi cũng xót. Quán nhỏ mất nhỏ, quán lớn rủi ro cao, chuyện kho quỹ cứ quanh quẩn, nay thiếu mai thừa, mãi không chấm dứt. Tuy nhiên nếu chủ quán nắm vững 8 loại báo cáo kho quỹ này thì 1 xu cũng không thất thoát được chủ nhà hàng nhé.
1. Báo cáo kho quỹ nhà hàng là gì? Vì sao cần có những báo cáo này?
a. Báo cáo kho quỹ nhà hàng là gì?
Báo cáo kho quỹ nhà hàng là những ghi chép, tổng hợp tình hình kho quỹ trong nhà hàng. Một số thông tin có trong báo cáo này như số lượng xuất nhập tồn của nguyên liệu. Kiểm soát vấn đề thiếu hụt cũng như biến động giá thành nhà cung cấp.
Chủ quán dựa vào những thống kê nói trên từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh, xuất nhập nguyên vật liệu một cách kịp thời, hợp lý, hạn chế tính trạng lãng phí cũng như thất thoát nguyên vật liệu không rõ nguyên nhân. Các báo cáo này còn hỗ trợ chủ quán trong việc xúc tiến bán, tạo các chương trình khuyến mãi như mua 1 tặng 1 hay giảm giá các món để giải quyết vấn đề dư thừa nguyên vật liệu trong kho cũng như đẩy các món bán chậm.
b. Tác dụng của các báo cáo kho quỹ nhà hàng
Dựa vào báo cáo này, chủ quán cũng có thể đánh giá, món nào được khách hàng lựa chọn nhiều, cần nhập liệu nhiều để đảm bảo nguồn cung còn với những món ít được lựa chọn, anh chị có thể cân nhắc nhập hạn chế hoặc bổ sung ít hơn.
Việc ước chừng nguyên vật liệu trước đây chỉ dừng lại ở việc dự đoán nguyên vật liệu có đủ hay không hoặc hết thì lại đi bổ sung sau. Thậm chí việc một ngày kinh doanh được bao nhiêu, bán những món gì, khách gọi món nào nhiều, nếu không ghi chép, chủ quán chắc chắn không thể nắm bắt được.
Đó là ngọn nguồn để những gian lận không đáng có ra đời. Việc áp dụng phần mềm trong quản lý nguyên vật liệu hoàn toàn có thể tiết kiệm thời gian, công sức của chính chủ nhà hàng hơn cả là ngăn chặn những hoạt động thất thoát có thể phát sinh do các khâu trong kho đã đều được ghi nhận rõ ràng, tường minh trên phần mềm.
2. Giới thiệu chức năng của từng báo cáo
a. Sổ nhập hàng
Báo cáo này cho anh chị biết được, nhà hàng, quán ăn của mình đã nhập những nguyên vật liệu gì, thời gian nào, nhà cung cấp nào. Giống việc ghi chép số lượng, giá thành, nhà cung cấp vào sổ sách thì nay anh chị có thể nhập trực tiếp trên phần mềm.
Một số thao tác ghi chép nhầm lẫn trên giấy tờ được hạn chế tối đa khi nhân viên của bạn nhập trên phần mềm. Với đơn vị tính rõ ràng, chi tiết từ kg, gram, chiếc, chai… thậm chí, phần mềm còn có thể tự đồng điền tên nhà cung cấp nếu trước đó nhà hàng đã có hoạt động nhập liệu về nhà cung cấp này rồi.
b. Mua hàng theo nguyên vật liệu
Báo cáo mua hàng theo nguyên vật liệu thống kê cho chủ quán việc mua hàng theo nhóm nguyên vật liệu. Điều này sẽ cho chủ quán nắm bắt được, bộ phận chế biến đã thực hiện mua những nguyên vật liệu gì, đối chiếu với lịch sử bán ra. Nếu không có hoạt động bán ra nhiều, tồn kho vẫn còn đủ nhưng vẫn tiến hành nhập nguyên liệu, chủ quán có thể kiểm tra và rà soát kho của mình để đảm bảo không có sự bất thường nào.
Hãy hình dung công việc thống kê nguyên vật liệu này nếu được thực hiện thủ công, không biết chủ quán có đủ kiên nhẫn để rà soát nguyên vật liệu, cộng sổ với từng nhóm… Có lẽ sẽ cần khá nhiều thời gian để khớp nối toàn bộ dữ liệu, đó cũng chính là lý do việc sử dụng sổ sách và bảng tính không còn phù hợp nếu anh chị muốn việc kinh doanh của mình phát triển bền vững.
c. Mua hàng theo nhà cung cấp
Báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp thông báo cho chủ quán hoạt động mua hàng theo danh sách nhà cung cấp. Thông tin này có thể giúp chủ quán giám sát tình hình biến động giá và chất lượng nguyên vật liệu, từ đó có những điều chỉnh thay đổi kịp thời.
Đôi khi việc điều chỉnh giá thành của nhà cung cấp có những điểm bất hợp lý, nếu không theo dõi cả quá trình rất khó để nhận ra. Bên cạnh đó, việc cân đối giá giữa các nhà cung cấp khác nhau cũng là một trong những yếu tố giúp chủ nhà hàng tối ưu lợi chi phí đầu vào hoặc điều chỉnh nguyên vật liệu chất lượng hơn với nhà cung cấp mới trong mức độ cho phép
d. Tổng hợp nhập – xuất – tồn kho
Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn kho là bức tranh từ toàn cảnh đến chi tiết hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu theo ngày, tháng, quý, năm. Chủ nhà hàng có thể theo dõi các nhóm nguyên vật liệu theo trạng thái: tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ. Những trạng thái đó giúp chủ nhà hàng có kế hoạch nhập và xử lý nguyên vật liệu một cách hợp lý hơn. Một số dữ liệu được dùng để dự đoán cho quý tiếp theo hoặc cùng kỳ năm sau với các nguyên vật liệu đặc trưng theo mùa vụ.
e. Xuất kho nguyên vật liệu theo lý do
Báo cáo xuất kho nguyên vật liệu theo lý do giúp quản lý nhà hàng biết chi tiết tình trạng xuất kho và lý do xuất kho cho từng nguyên vật liệu. Đây là một trong những báo cáo giúp chủ nhà hàng nhìn nhận được hoạt động nguyên vật liệu của mình đang diễn ra như thế nào, các lý do để nguyên vật liệu xuất kho ngoại trừ việc bán hàng có điểm gì bất thường hay không.
f. Tổng hợp nguyên vật liệu theo tồn kho
Những nguyên vật liệu tồn kho đều được tổng hợp tại báo cáo này nhằm mục đích giúp chủ nhà hàng lên kế hoạch nhập mới phù hợp, tránh tình trạng nhập dư thừa, dẫn đến hỏng, lãng phí nguyên vật liệu. Việc tổng hợp tồn kho này còn hỗ trợ chủ nhà hàng có thể cân nhắc lại về số lượng bán ra của các món chứa nguyên vật liệu nói trên đồng thời có chính sách khuyến mãi, tặng món hoặc giảm giá với các món nguyênb vật liệu đang tồn đọng nhiều.
g. Tồn kho nguyên vật liệu theo hạn sử dụng
Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu theo hạn sử dụng giúp quản lý nhà hàng biết được nguyên vật liệu nào sắp hết hạn, nguyên vật liệu nào còn hạn để có kế hoạch xử lý kịp thời. Nếu việc kiểm kê thủ công trước kia chỉ có thể giúp chủ nhà hàng nhận ra nguyên vật liệu của mình sắp hết hạn khi thực hiện việc vào kho, kiểm đếm.
Tuy nhiên với các phần mềm, việc cảnh báo nguyên vật liệu hết hạn được hiển thị mà không cần nhờ đến việc kiểm đếm tại kho. Nhân viên nhập hàng điền đầy đủ thông tin về hạn sử dụng của nguyên vật liệu, phần mềm sẽ thông báo hạn dùng trên màn hình quản lý khi sắp đến ngày hết hạn.
h. Nguyên vật liệu tồn kho dưới mức tối thiểu
Báo cáo này giúp quản lý nhà hàng biết nguyên vật liệu nào đang có số lượng tồn kho dưới mức tồn kho tối thiểu để có kế hoạch mua nguyên vật liệu kịp thời. Việc này hoàn toàn giúp nhà hàng chủ động trong những tình huống khách hàng ghé thăm quán vào giờ cao điểm. Khách hàng sẽ không phải ra về với lý do quán hết nguyên liệu, chưa kịp bổ sung, chờ đợi lâu.
3. Tạm kết
Hy vọng những chia sẻ nói trên của MISA CukCuk đã giúp anh chị phần nào hình dung ra việc quản lý kho quỹ nhà hàng cần nắm được những loại báo cáo gì. Điều này có thể được thực hiện đơn giản hơn nếu anh chị có sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý kho quỹ. Việc cập nhật kịp thời tình hình hoạt động của kho quỹ đảm bảo việc vận hàng trơn tru hơn. MISA CukCuk sẵn sàng cùng anh chị tháo gỡ và giảm tải những khó khăn đó.
