Với sự phát triển của công nghệ, hệ thống POS ngày càng trở nên phổ biến và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán cafe, quán ăn và các ngành bán lẻ khác. Vậy point of sale là gì, có những loại POS nào và cách thức hoạt động của POS để hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru? Cùng MISA CukCuk tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Point of Sale là gì?
Point of Sale (điểm bán hàng) là thuật ngữ quen thuộc trong kinh doanh F&B và bán lẻ, để chỉ nơi thực hiện giao dịch với khách hàng và nhận thanh toán. Khách hàng đến nhà hàng, sử dụng sản phẩm/dịch vụ và tới quầy thu ngân thanh toán hoặc thanh toán tại bàn, đó chính là điểm bán.
Ngày nay hệ thống POS kết hợp với các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp nên không chỉ là nơi thực hiện thanh toán mà còn là công cụ quản lý toàn bộ quy trình bán hàng. Từ việc tính toán giá, ghi nhận giao dịch, cập nhật hàng tồn kho cho đến việc tạo hóa đơn và lưu trữ thông tin khách hàng. Hệ thống POS hiện đại còn hỗ trợ phân tích dữ liệu bán hàng giúp doanh nghiệp F&b cải thiện hoạt động kinh doanh.
POS System được sử dụng trong tất cả các loại hình doanh nghiệp F&B (nhà hàng, quán ăn, quán cafe, karaoke/pub, bida…). Đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp F&B có nhiều giao dịch bán hàng mỗi ngày, cần quản lý nhiều món ăn, đồ uống và khách hàng.
2. Hệ thống Point of Sale (POS System) bao gồm những gì?
Hệ thống Point of Sale (POS System) bao gồm phần cứng và phần mềm để hỗ trợ các giao dịch bán hàng chính xác, quản lý kinh doanh hiệu quả.
2.1. Phần cứng
Tùy theo mô hình kinh doanh và ngân sách của doanh nghiệp F&B, có thể đầu tư những thiết bị bán hàng sau:
| Màn hình/Thiết bị nhập liệu chi tiết giao dịch
|
Có thể là máy tính tiền có nút bấm, màn hình PC có chức năng cảm ứng hoặc thiết bị di động, máy tính bảng hoặc máy POS mini cầm tay có ứng dụng POS. |
| Máy in tem nhãn sản phẩm
|
Thường sử dụng trong các mô hình kinh doanh trà sữa, trà chanh, cafe… để in ấn tên sản phẩm, giá tên và các yêu cầu đặc biệt của khách như ít đá, ít đường, thêm topping. Những thông tin này được liên kết với số lượng hàng trong kho của hệ thống POS để lên đơn, tính tiền, in bill. |
| Máy in hóa đơn
|
Dùng để in phiếu tạm tính và hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn in ra với đầy đủ thông tin thời gian order, thời gian thanh toán, dịch vụ sử dụng, giá tiền, ưu đãi (nếu có). |
| Máy đọc thẻ mPOS ATM/VISA/MASTER
|
Được sử dụng để xử lý các khoản thanh toán được thực hiện bằng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng thông qua NFC. Trước xu hướng thanh toán bằng thẻ ngày càng phổ biến thì đây là thiết bị POS cần thiết tại nhà hàng, quán ăn, cafe… |
| Ngăn kéo đựng tiền
|
Lưu trữ các khoản thu chi hàng ngày và tiền mặt lưu động cùng với chứng từ, phiếu thu, phiếu chi liên quan đến kế toán. |
| Thẻ rung tự động
|
Dùng trong các quán cafe hoặc nhà hàng tự phục vụ, giúp khách hàng biết khi nào đơn hàng của họ đã sẵn sàng. |
| Thiết bị mạng
|
Nhà hàng, quán ăn, quán cafe đang sử dụng hệ thống đám mây hay mạng cục bộ, việc thiết lập mạng là cần thiết để kết nối internet hoặc liên kết các hệ thống máy tính. Ví dụ, các thiết bị như bộ định tuyến, modem hoặc trung tâm mạng giúp kết nối nhiều máy tính cục bộ với nhau. |
Những thiết bị này giúp nâng cao hiệu quả bán hàng, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và đảm bảo tính chính xác trong quá trình thanh toán và quản lý.
2.2. Phần mềm
Phần mềm POS là ứng dụng công nghệ được thiết kế để hỗ trợ thực hiện và quản lý các giao dịch. Phần mềm này thường được sử dụng trong các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cafe và nhiều loại hình kinh doanh khác để tối ưu hóa quy trình bán hàng.
Các chức năng chính của phần mềm POS:
- Quản lý bán hàng: Xử lý các giao dịch bán hàng, thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, hoặc các phương thức thanh toán điện tử khác.
- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa trong kho và cập nhật tình trạng hàng tồn kho theo thời gian thực.
- Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng và quản lý chương trình khách hàng thân thiết và các chiến dịch marketing.
- Quản lý nhân viên: Theo dõi giờ làm việc và hiệu suất của nhân viên. Phân quyền truy cập của nhân viên vào hệ thống để hạn chế gian lận.
- Hệ thống báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí để có quyết định kinh doanh phù hợp.
|
Phần mềm quản lý bán hàng hàng chuyên nghiêp chỉ 6.000đ/ngày Đơn giản – Dễ dùng |
3. Những loại hệ thống POS phổ biến nhất
3.1. POS Cục bộ (On-premise POS)
- Đặc điểm: Cài đặt phần mềm POS trên máy tính hoặc máy chủ nội bộ, dữ liệu được lưu trữ cục bộ.
- Ưu điểm:
- Không phụ thuộc vào kết nối internet.
- Bảo mật dữ liệu cao hơn vì không lưu trữ trên đám mây.
- Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao (mua phần cứng, phần mềm, bảo trì).
- Khó khăn trong việc truy cập dữ liệu từ xa.
- Phù hợp với: Nhà hàng hoặc cửa hàng bán lẻ muốn kiểm soát dữ liệu tại chỗ.
3.2. POS Đám mây (Cloud-based POS)
- Đặc điểm: Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, có thể truy cập từ nhiều thiết bị kết nối internet mọi lúc mọi nơi tiện lợi.
- Ưu điểm:
- Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
- Dễ dàng cập nhật và mở rộng tính năng.
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp, trả phí theo gói dịch vụ.
- Nhược điểm:
- Phụ thuộc vào kết nối internet.
- Rủi ro bảo mật nếu không chọn nhà cung cấp uy tín.
- Phù hợp với: Doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ, quán cà phê… muốn quản lý linh hoạt.
3.3. POS Di động (Mobile POS)
- Đặc điểm: Sử dụng thiết bị di động (như điện thoại, máy tính bảng) để cài đặt phần mềm POS.
- Ưu điểm:
- Gọn nhẹ, dễ di chuyển.
- Chi phí thấp, chỉ cần cài ứng dụng POS trên thiết bị có sẵn.
- Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc điểm bán hàng lưu động như xe cafe di động.
- Nhược điểm:
- Không phù hợp với doanh nghiệp lớn, cần nhiều tính năng phức tạp.
- Phù hợp với: Quán cà phê, xe bán hàng lưu động, hội chợ, hoặc các doanh nghiệp nhỏ.
3.4. POS Tích hợp (Integrated POS)
- Đặc điểm: Tích hợp với các hệ thống quản lý khác như CRM, ERP, phần mềm kế toán, hoặc hệ thống bán hàng trực tuyến.
- Ưu điểm:
- Quản lý đồng bộ, tiết kiệm thời gian.
- Phân tích dữ liệu đa chiều từ bán hàng đến khách hàng.
- Nhược điểm:
- Cần sự đầu tư kỹ lưỡng để tích hợp hiệu quả và chi phí cao.
- Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và lớn hoặc chuỗi cửa hàng.
3.5. POS Tự phục vụ (Self-service POS)
- Đặc điểm: Khách hàng tự thực hiện giao dịch, thường sử dụng trong các ki-ốt hoặc máy bán hàng tự động.
- Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí nhân sự.
- Tăng tốc độ phục vụ khách hàng.
- Nhược điểm:
- Đầu tư cao cho thiết bị tự phục vụ.
- Yêu cầu bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên.
- Phù hợp với: Rạp chiếu phim, nhà hàng thức ăn nhanh, siêu thị.
3.6. POS Bán hàng đa kênh (Omnichannel POS)
- Đặc điểm: Tích hợp bán hàng tại cửa hàng vật lý và các kênh trực tuyến.
- Ưu điểm:
- Đồng bộ dữ liệu bán hàng, tồn kho trên mọi kênh bán hàng.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng, giúp họ mua sắm liền mạch.
- Nhược điểm:
- Cần đầu tư vào công nghệ và chi phí tích hợp.
- Phù hợp với: Các doanh nghiệp bán hàng đa kênh.
3.7. POS Chuyên dụng (Industry-specific POS)
- Đặc điểm: Hệ thống POS được thiết kế riêng cho từng ngành nghề cụ thể.
- Ưu điểm:
- Tối ưu hóa quy trình làm việc theo nhu cầu của từng ngành.
- Tích hợp các tính năng chuyên biệt.
- Nhược điểm:
- Chi phí cao hơn các hệ thống POS tiêu chuẩn.
- Phù hợp với: Các doanh nghiệp lớn, có đặc thù vận hành và nhu cầu quản lý riêng.
4. Hệ thống POS hoạt động như thế nào trong doanh nghiệp F&B?
Hệ thống POS (Point of Sale) giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp F&B nhận thanh toán từ khách hàng và quản lý doanh thu một cách dễ dàng. Tùy thuộc vào hình thức phục vụ Table Service hay Quick Service, kinh doanh online hay chỉ phục tại tại nhà hàng hoặc kết hợp cả hai.
Trước đây, hệ thống POS thường chỉ là máy tính tiền trong nhà hàng. Nhưng ngày nay, các hệ thống POS hiện đại đã hoàn toàn số hóa, cho phép bạn thực hiện giao dịch ở bất kỳ đâu. Bạn chỉ cần một ứng dụng POS và một thiết bị bán hàng có kết nối internet như máy tính bảng hoặc điện thoại.
Khách hàng sử dụng dịch vụ/sản phẩm và có thể thay toán tại bàn hoặc ra quầy. Nhân viên sẽ kiểm tra lại order, tính tiền và áp dụng các chương trình khuyến mãi nếu có. Hệ thống POS sẽ tự động tính toán hóa đơn. Sau đó, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho để phản ánh hàng hóa/dịch vụ/sản phẩm đã được bán.
Để hoàn tất thanh toán, khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt, thẻ hoặc ví điện tử. Nhân viên sẽ chọn hình thức thanh toán của khách hàng trên máy POS để hệ thống ghi nhận doanh thu đúng nguồn.
Thanh toán được xử lý thành công, hóa đơn in hoặc hóa đơn điện tử được phát hành. Kết thúc 1 lượt phục vụ. Trải nghiệm ngay phần mềm POS chuyên nghiệp cho nhà hàng, quán ăn, quán cafe:
5. Lợi ích khi sử dụng hệ thống Point of Sale trong kinh doanh F&B
Sử dụng hệ thống Point of Sale (POS) trong kinh doanh F&B giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu. Dưới đây là các lợi ích nổi bật:
- Tăng tốc độ bán hàng, khách hàng không phải xếp hàng chờ đợi
Hệ thống POS giúp nhân viên ghi nhận đơn hàng, tính toán giá cả và tạo hóa đơn nhanh hơn, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng. Khách hàng linh hoạt lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp như tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử hoặc QR code.
- Quản lý tồn kho nguyên vật liệu
Khi có đơn hàng thành công, hệ thống POS tự động cập nhật số lượng tồn kho NVL. Với các sản phẩm sắp hết hàng hoặc cận date, hệ thống sẽ có cảnh báo để bạn kịp thời nhập hàng, tránh tình trạng hết hạng gây gián đoạn kinh doanh.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Thay vì tính toán, ghi chép thủ công dễ bị nhầm lẫn, hệ thống POS hỗ trợ nhận order thanh toán tự động nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Phân tích dữ liệu kinh doanh
Với hệ thống báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo từng ngày, tuần hoặc tháng rất chi tiết. Bạn dễ dàng dự đoán được xu hướng tiêu dùng, hiểu được thói quen của khách hàng để có chiến lược marketing phù hợp.
- Đồng bộ hóa quy trình vận hành
Đơn hàng từ nhân viên phục vụ sẽ tự động chuyển đến bếp/bar, giảm nhầm lẫn và tăng tốc độ phục vụ. Với hệ thống POS đám mây, chủ nhà hàng dễ dàng giám sát hoạt động kinh doanh từ xa qua thiết bị kết nối internet.
6. Tạm kết
Hệ thống Point of Sale không chỉ giúp doanh nghiệp F&B tối ưu hóa quy trình hoạt động mà còn tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn, từ đó thúc đẩy doanh thu và tăng tính cạnh tranh. Đầu tư vào một hệ thống POS phù hợp là bước đi chiến lược để phát triển kinh doanh lâu dài.
