Kinh doanh chuỗi nhà hàng, quán cafe không chỉ thể hiện sự mở rộng thương hiệu mà còn giúp tăng cường doanh thu và mở rộng phạm vi khách hàng. Tuy nhiên, để quản lý chuỗi nhà hàng là điều không hề đơn giản.

Nếu không có chiến lược đúng đắn và công cụ hỗ trợ phù hợp, việc kiểm soát hoạt động của các chi nhánh sẽ trở nên rối rắm, gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và lợi nhuận. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ chia sẻ 4 cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và phát triển chuỗi một cách bền vững.

1. Khác biệt rõ rệt khi quản lý chuỗi nhà hàng một cách khoa học

>> Tham khảo: Phần mềm quản lý nhà hàng nào tốt

2. Làm thế nào để quản lý chuỗi nhà hàng một cách khoa học

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng trong quản lý chuỗi nhà hàng:

• Quản lý chi phí và lợi nhuận: Quản lý chi phí một cách hiệu quả là yếu tố cốt lõi để đảm bảo lợi nhuận của chuỗi nhà hàng, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công, thuê mặt bằng, quản lý tài chính và hạch toán. Tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách tìm kiếm các nguồn thu khác nhau và tăng cường doanh số bán hàng.
• Quản lý chất lượng và trải nghiệm khách hàng: Để duy trì và tăng cường niềm tin của khách hàng, quản lý chất lượng là yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho các dịch vụ và sản phẩm, kiểm soát chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm. Tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt thông qua dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm và sự tương tác tích cực.
• Quản lý nhân sự và đào tạo: Nhân sự là tài sản quan trọng của chuỗi nhà hàng. Quản lý nhân sự đúng cách bao gồm tuyển dụng và phát triển nhân viên có tài năng, xây dựng môi trường làm việc tích cực và đề cao sự đóng góp của nhân viên. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên để đảm bảo họ có đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết để vận hành hiệu quả.
• Quản lý kho nguyên vật liệu và quản lý nhà cung cấp đảm bảo sự cung cấp đủ và đúng thời điểm của nguyên vật liệu. Điều này bao gồm lập kế hoạch cung ứng, quản lý đối tác và nhà cung cấp, và đảm bảo sự tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm và chất lượng.

Các yếu tố trên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và thành công của chuỗi nhà hàng. Quản lý kinh doanh chuỗi nhà hàng cần tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí, đảm bảo chất lượng, quản lý nhân sự và cung ứng nguyên vật liệu để đạt được lợi nhuận cao, tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Để quản lý chuỗi nhà hàng một cách hiệu quả, việc sử dụng công cụ quản lý hiện đại là điều không thể thiếu. MISA CukCuk chính là giải pháp toàn diện giúp bạn kiểm soát mọi khía cạnh từ quản lý chi phí, doanh thu, đến quản lý kho nguyên liệu và nhân sự. Phần mềm cũng giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất tại mọi chi nhánh, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra trải nghiệm khách hàng tuyệt vời cho khách hàng của bạn!

3. Những khó khăn thường gặp khi quản lý chuỗi nhà hàng

3.1. Khó khăn khi quản lý nhân viên

Nhân viên là đối tượng trực tiếp tham gia vào hoạt động bán hàng. Với nhà hàng, quán cafe nhiều chi nhánh đòi hỏi số lượng nhân viên đông đảo, tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng có mặt ở từng chi nhánh để quản lý. Do đó, có thể xảy ra tình trạng gian lận, thất thoát, bỏ hoặc đổi ca làm…

Một số dấu hiệu gian lận của nhân viên nhà hàng, quán cafe:

• Ghi món cho người thân, bạn bè rồi tự động hủy món để không phải trả tiền
• Hủy món/hồi món khi kiểm đồ nhưng không trả đồ vào kho mà cất túi riêng
• Không ghi chép, order trên sổ sách mà thu tiền của khách bỏ vào túi riêng
• Đưa đồ ăn bên ngoài vào để bán cho khách, sau đó bỏ túi, ăn chênh lệch
• Sử dụng lại những đơn đã phát sinh trước đó để dùng thanh toán cho khách mới, trong trường hợp khách hàng không sử dụng hóa đơn, trùng món, trùng tiền.
• Sau khi nhận thanh toán của khách, áp dụng khuyến mãi vào đơn hàng, sau đó in lại hóa đơn để bỏ túi phần tiền chênh lệch
• Tự ý tích điểm vào thẻ thành viên của cá nhân hoặc bạn bè, người thân thay vì tích điểm cho khách hàng hoặc áp dụng các chương trình khuyến mãi cho người thân
• …

>> Đọc thêm: Các biểu hiện gian lận phổ biến nhà hàng nào cũng gặp & biện pháp xử lý 

3.2. Khó khăn về kiểm soát kho hàng hóa, nguyên vật liệu

Mỗi một chi nhánh đều cần một số lượng hàng hóa đủ và nhất định, đảm bảo nhu cầu của khách hàng của từng khu vực. Do đó khi bạn mở thêm bao nhiêu chi nhánh thì hàng hóa, nguyên vật liệu cứ theo đó mà tăng lên theo cấp số.

Nếu như số lượng hàng hóa quá nhiều và lẻ tẻ sẽ làm cho chủ cửa hàng khó nắm bắt được tình trạng của những hàng hóa và nguyên vật liệu này. Nếu không có sự kiểm tra đối chiếu kho quỹ thường xuyên dễ dẫn đến tình trạng gian lận, thất thoát. Đặc biệt, nguyên vật liệu nhà hàng thường là đồ tươi, hạn sử dụng ngắn ngày hoặc phải chế biến trong ngày. Việc theo dõi tình trạng nguyên vật liệu kịp thời nhập thêm hoặc cần xử lý nguyên vật liệu cận date.

Hơn nữa ở mỗi chi nhánh thì mặt hàng bán được là hoàn toàn khác nhau, không hề giống nhau và vì thế mà bạn phải luôn luôn cập nhật hàng hóa mỗi ngày để nắm được và kiểm soát được số lượng nguyên vật liệu của nhà hàng ở từng chi nhánh khác nhau. 

Ngoài ra, việc luân chuyển hàng hoá, nguyên vật liệu giữa các địa điểm và kiểm tra hàng hoá, nguyên vật liệu giữa các địa điểm là khâu tốn kém và mất nhiều thời gian nhất trong kinh doanh. Nếu không kiểm soát kịp thời sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng, chất lượng phục vụ và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số.

>> Xem thêm: Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng không sai một li 

3.3. Khó khăn trong việc quản lý tài chính

Tài chính đóng vai trò cốt lõi trong việc kinh doanh nhà hàng hay quán cafe, đảm bảo cho mọi hoạt động đầu tư và vận hành được liên tục và suôn sẻ. Việc quản lý tài chính hiệu quả không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định mà còn quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các chuỗi nhà hàng có nhiều chi nhánh, quản lý tài chính thủ công thường mất rất nhiều thời gian, dễ gây nhầm lẫn, và dẫn đến sai sót.

Thay vì phải dựa vào phương pháp thủ công, đầu tư vào các công cụ quản lý tài chính hiện đại hoặc đội ngũ chuyên nghiệp sẽ giúp việc theo dõi dòng tiền ra vào trở nên chính xác và minh bạch hơn. “Mạnh nhờ gạo, bạo nhờ tiền” – câu nói này cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý tài chính trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Việc tập trung không chỉ vào doanh thu mà còn vào các nghiệp vụ nhỏ, tránh sai sót trong quản lý dòng tiền, là yếu tố sống còn đối với sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.

3.4. Khó khăn trong việc thống nhất và phát triển đồng bộ toàn chuỗi nhà hàng

Kinh doanh chuỗi nhà hàng sẽ vấp phải khó khăn khi không quản lý được chất lượng sản phẩm và dịch vụ ở mọi chi nhánh. Nếu chi nhánh A ổn nhưng chi nhánh B lại gặp vấn đề thì sẽ ảnh hưởng đến thương hiệu toàn chuỗi.

Để kinh doanh chuỗi nhà hàng hoạt động hiệu quả thì nhất thiết phải tạo ra được sự đồng nhất về chất lượng dịch vụ ở mọi địa điểm. Thế nhưng trong thực tế, dù các cửa hàng chung một chuỗi đều được trang bị nguyên vật liệu và thiết bị như nhau nhưng chất lượng dịch vụ, sản phẩm lại khác nhau ở mỗi cơ sở. Đôi khi chính điều này tạo ra sự hụt hẫng cho thực khách.

Do đó việc quản lý đồng bộ toàn chuỗi là bài toán sống còn khi mở rộng quy mô kinh doanh nhà hàng, quán ăn. Việc phát triển đồng bộ thống nhất sẽ tạo nên thương hiệu chung nhất cho toàn bộ hệ thống và đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng của từng đối tượng khách hàng.

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh nghiệm kinh doanh chuỗi bánh mì hiệu quả nhất

4. Các cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả nhất

Có nhiều nhà kinh doanh chọn cách thuê quản lý ở mỗi chi nhánh. Tuy nhiên đây không phải là giải pháp tối ưu bởi quản lý và nhân viên rất dễ thông đồng, gian lận để kiếm lợi. Tham khảo những cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả dưới đây.

4.1. Thống nhất lượng hàng hóa

Trước hết bạn phải thống nhất được số lượng hàng hóa của nhà hàng. Sử dụng phần mềm cùng đội ngũ quản lý kho chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ kiểm soát được số lượng hàng hóa cần thiết ở mỗi chi nhánh. Khi bạn đã quản lý được rồi thì việc trao đổi thao tác giữa những cửa hàng với nhau chắc chắn sẽ đơn giản hơn nhiều mà không còn quá nhiều sự rắc rối và phức tạp.  

4.2. Lập ra bảng chi tiêu tài chính cụ thể

Việc lập ra bảng chi tiêu tài chính sẽ giúp cho nhà hàng có cái nhìn cụ thể hơn tài chính của các chi nhánh. Sử dụng phần mềm quản lý doanh thu bán hàng F&B giúp bạn dễ dàng nắm bắt và kiểm soát được tình hình của các chi nhánh khác nhau. Dựa theo đó, chủ cửa hàng có thể nắm rõ dòng tiền ra – vào. Từ đó dễ dàng phân tích, nhận định tình hình kinh doanh và giúp cho chủ cửa hàng đưa ra được những chiến lược phát triển phù hợp nhất. 

Việc lập bảng chi tiêu tài chính sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn về doanh thu, lợi nhuận, quỹ tiền của từng chi nhánh. Nhưng nếu đón giản chỉ quản lý thu chi chuỗi nhà hàng, quán ăn, quán cafe bằng sổ sách, excel truyền thống sẽ rất khó để nắm bắt doanh thu, chi phí của từng chi nhánh dẫn đến những sai sót, thất thoát khí kiểm soát.

4.3. Kiểm soát khâu vận hành sản phẩm 

Việc kiểm soát khâu vận hành tốt với những phần mềm hỗ trợ quản lý nhà hàng và hệ thống camera hiện đại . Việc lắp đặt và quản lý như thế này sẽ giúp cho các chủ cửa hàng, chủ chi nhánh không mất quá nhiều thời gian để quản lý nhân viên của mình.

Mọi thao tác tính tiền, tạo đơn, in bill… của nhân viên hoặc các thay đổi chỉnh sửa, xóa hóa đơn trên phần mềm bán hàng đều được thông báo giúp quản lý dễ dàng biết được nhân viên đang làm gì, kiểm soát hóa đơn từng nhân viên tạo ra. Qua đó có thể nâng cao được ý thức, trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng.

4.4. Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn, quán cafe chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA, phù hợp với nhiều mô hình nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Kiểm soát quản lý chuỗi nhà hàng từ xa hiệu quả mọi lúc mọi nơi.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của MISA CukCuk:

• Order trên mọi thiết bị: Order trên nhiều thiết bị như máy POS chuyên dụng, điện thoại, tablet và máy tính, mang lại sự linh hoạt tối đa cho việc xử lý đơn hàng.

• Thanh toán linh hoạt: Hỗ trợ thanh toán qua QR code với các ví điện tử phổ biến như Momo, ZaloPay, cùng với các thẻ VISA/Mastercard, giúp khách hàng thanh toán dễ dàng và an toàn.
• Tối ưu quy trình bán hàng: Phần mềm hỗ trợ in tách bếp, đồng bộ quy trình từ phục vụ đến bếp và thu ngân, đảm bảo vận hành trơn tru và chính xác, giảm thiểu sai sót.
• Quản lý kho nguyên vật liệu: Định lượng nguyên liệu theo công thức và tự động trừ kho mỗi khi bán hàng. Hỗ trợ kiểm kho định kỳ, giúp quản lý chi tiết các hoạt động xuất-nhập kho một cách dễ dàng.
• Xem báo cáo từ xa: Truy cập hơn 40 loại báo cáo chi tiết như doanh thu, tình trạng kho, nhân viên… với các biểu đồ trực quan, sinh động. Đặc biệt, bạn có thể xem báo cáo theo ca làm việc của nhân viên hoặc tình hình bán hàng của từng chi nhánh chỉ trên một tài khoản.

• Giao diện thân thiện: Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng dễ dàng sử dụng, chỉ mất khoảng 3-5 phút để nhân viên làm quen và thực hiện thao tác bán hàng, thanh toán nhanh chóng.
• Tiết kiệm thời gian quản lý: Với tất cả những tính năng trên, MISA CukCuk giúp bạn tiết kiệm thời gian, tập trung phát triển hệ thống kinh doanh và chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Hơn 50.000+ nhà hàng, quán ăn, quán cafe đã tin chọn MISA CukCuk, trong đó có Chuỗi nhà hàng Vua Cua, Hệ thống Sữa chua trân châu Hạ Long, Chuỗi nhà hàng 30 năm Hoàng Ty Group… và nhiều khách hàng khác. DÙNG THỬ NGAY!

5. Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ của MISA CukCuk về 4 cách quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ có thêm kinh nghiệm áp dụng chuỗi nhà hàng, quán ăn, quán cafe của mình. Chúc bạn kinh doanh hồng phát!