Cách quản lý doanh thu bán hàng thế nào cho hiệu quả là một trong số những vướng mắc mà không ít chủ quán đang gặp phải. Khi dữ liệu ngày càng được bổ sung, kho dữ liệu cồng kềnh hơn việc tính toán thủ công vô hình chung sẽ khiến những sai sót dễ xảy ra. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ chia sẻ cho anh chị chủ quán cách quản lý doanh thu bán hàng chính xác, đơn giản, dễ áp dụng.

1. Tại sao chúng ta cần quản lý doanh thu bán hàng?

• Hạn chế tình trạng thiếu hụt doanh thu:

Quản lý doanh thu bán hàng sẽ giúp anh chị không bị thiếu tiền trong ghi nhận doanh thu kể cả khi khách hàng chưa thanh toán.

Điều này xảy ra khá phổ biến với những mô hình kinh doanh nhỏ như cơm, bún, miến, phở văn phòng. Đặc điểm của những mô hình này là giá trị đơn hàng không quá cao, chủ quán có thể ghi nợ cho những khách hàng thân quen trong trường hợp họ chưa thể trả tiền ngay được.

Đối với trường hợp này, nếu chủ quán không ghi chép, thống kê, về lâu dài khi hoạt động vận hành có thêm nhiều thông tin cần nhớ, chủ quán sẽ hoàn toàn bị động để rà soát doanh thu và nhắc khách hàng trả tiền… 

• Nhìn tổng quan hơn về tình hình cụ thể của nhà hàng, quán ăn 

Việc thống kế quản lý thu chi trong nhà hàng, quán ăn còn hỗ trợ anh chị nhìn một cách tổng quan về hoạt động kinh doanh của mình. Giúp anh chị xác định được quy mô bán hàng và báo cáo hàng tháng dễ dàng và nhanh chóng.

Việc thống kê mặc hàng bán chạy, các món ăn ít được gọi hoặc sở thích của thực khách với từng thời điểm khác nhau là khác nhau. Chủ động điều chỉnh thực đơn phù hợp cùng với việc chuẩn bị nguyên vật liệu đảm bảo nguồn cung hỗ trợ hoạt động bán hàng suôn sẻ nhất. Chủ quán cũng có thể dựa vào đó áp dụng những chương trình khuyến mãi thích hợp vào các khung giờ trọng điểm để thu hút thực khách ghé thăm quán nhiều hơn.

• Quản lý chi tiêu một cách hiệu quả, chặt chẽ và tối ưu nhất

Quản lý doanh thu bán hàng tốt, kết hợp quản lý chi tiêu chặt chẽ giúp chủ quán đánh giá hiệu quả kinh doanh của mình đang ở mức nào, liệu có thực sự lãi? Nhiều tình trạng, khách hàng đến quán đông nhưng cuối tháng không thấy lãi, tìm hiểu nguyên nhân thì không biết phải bắt đầu từ đâu, lỗ hổng sai sót là như thế nào.

Nếu hoạt động kiểm soát tài chính được thực hiện bài bản, chỉnh chu, khi có sai phạm hoặc tình huống phát sinh, việc khắc phục sẽ đơn giản hơn từ đó những hoạt động mở rộng, phát triển mô hình sẽ trở nên thuận lợi, tiềm năng hơn.

>> File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận nhà hàng: tiện nhưng chưa lợi

2. Có những cách nào giúp quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả?

• Ghi chép sổ sách

Đây là một trong những cách quản lý phổ biến của các mô hình vừa, nhỏ. Đặc biệt là với các mô hình kinh doanh quán ăn. Không thể phủ nhận việc ghi chép được hình thành từ xưa đến nay trong quá trình học tập và giờ là hoạt động kinh doanh. Phương pháp quản lý này sẽ phù hợp với những mô hình kinh doanh khoảng 5 – 6 bàn, số lượng khách hàng và đơn hàng không quá nhiều.

Tuy nhiên, kể cả trong trường hợp mô hình nhỏ lẻ, nếu chủ quán muốn thống kê doanh thu, khớp tiền mặt việc quản lý ghi chép sổ đôi khi khiến thời gian kiểm quỹ kéo dài. Cũng có những mô hình kinh doanh được đến đâu hay đến đó, có thất thoát cũng không biết.

• Sử dụng Excel

Excel được ví như một công cụ ghi chép mật thiết nhưng nâng cấp hơn sổ sách. Đặc biệt hữu ích để thực hiện tính toán, giúp số liệu chuẩn chỉnh. Phương pháp này sẽ được MISA phân thích sâu hơn tại bài viết Quản lý thu chi bằng Excel lợi hại ra sao?

Công cụ miễn phí này cũng được ưa chuộng, tuy nhiên đòi hỏi người sử dụng cần biết các công thức tính toán cơ bản, cũng như đảm bảo việc nhập thông tin đầu vào cần chính xác để đưa ra được kết quả chính xác.

• Sử dụng phần mềm

Phương pháp áp dụng công nghệ trong hoạt động quản lý doanh thu đang trở nên phổ biến hơn khi các mô hình muốn hoạt động vận hành của mình trở nên chuyên nghiệp hơn. Khi một số cách làm truyền thống dần lộ rõ yếu điểm về quản lý, khi thất thoát, kiểm soát doanh thu kém thì các phần mềm quản lý doanh thu nhà hàng đang thực hiện vai trò bao quát và giám sát hoạt động vận hành khá tốt. Với tư duy nhạy bén, các mô hình cũng đang dần chuyển đổi sang việc sử dụng phần mềm để hạn chế từ đầu những sai phạm không đáng có.

3. Vẫn tồn tại sai sót dù đã quản lý doanh thu bán hàng?

• Xác định sai nguồn doanh thu, không hiểu rõ các nguồn doanh thu mang lại

Cách quản lý doanh thu bán hàng không hiệu quả là do chưa xác định được nguồn doanh thu mang lại. Doanh thu của một doanh nghiệp có thể đến từ nhiều phía khác nhau, từ các nhà hàng, các chi nhánh cho đến sàn thương mại điện tử… Chính vì thế mà nhà hàng sẽ thường phải tốn công để tổng hợp lại các dữ liệu này lại, và các số liệu này thường sẽ được nhập bằng thủ công. Điều này sẽ dẫn đến chất lượng, con số không thật sự chính xác so với số liệu thực tế. 

Bên cạnh đó, nhà hàng cũng khó có thể xác định được nguồn doanh thu nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất. Từ đó sẽ phải trải qua nhiều bước tính toán khác nhau trên nguồn dữ liệu gốc, dẫn đến nhiều phép tính sai.

• Quản lý thu chi bằng cách thủ công, sử dụng mỗi Excel để lưu trữ số liệu 

Sử dụng Excel để quản lý thu chi thủ công rất dễ thực hiện, không cần có kỹ năng hay trình độ cũng có thể thực hiện được. Hình thức quản lý này chỉ phù hợp với những nhà hàng có quy mô nhỏ, các loại mặt hàng hóa không quá nhiều, ít các nguồn bán hàng. Còn đôi với nhà hàng có quy mô lớn hơn thì sẽ không thể đáp ứng được, các báo cáo sẽ không được đồng bộ. 

Với loại hình quản lý doanh thu như thế này sẽ khiến cho người quản lý và chủ nhà hàng rất khó có thể phân tích và đưa ra các quyết định chiến lược tối ưu nhất. Ngoài ra cũng không thể giảm thiểu các chi phí không cần thiết. 

• Không xác định được các chi phí hiệu quả

Để có cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả, quản lý cần phải kiểm soát được các khoản chi phí phải chi ra, tỷ trọng các loại chi phí này cái nào là cố định. Giúp tối ưu được các chi phí quảng cáo, đóng gói hoặc vận chuyển cho nhà hàng. 

Việc không xác định được chi tiết các doanh thu cũng khiến các nhà quản lý, không đạt được tối đa lợi nhuận, khiến cho doanh thu không chính xác. Cho dù bạn đã được trang bị đầy đủ các kiến thức nhưng với một phương pháp thống kê không hiệu quả cũng sẽ làm bạn khó xác định được các chi phí.  

• Không cập nhật được chính xác các con số dữ liệu

Vì là việc quản lý các dữ liệu, doanh thu, doanh số đến từ nhiều nguồn bán hàng khác nhau. Cho nên các nguồn doanh thu dù có là số liệu cập nhật liên tục, tự động, hay được nhập tay thủ công, thì khi được tổng hợp lại sẽ chỉ là những số liệu tạm thời, chỉ đúng tại 1 thời điểm. 

Điều này làm cho doanh thu thu về sẽ không được chính xác, làm giảm khả năng quản lý bán hàng. Để quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả thì bạn cần phải xây dựng cho mình một quy trình quản lý kho hàng thật chặt chẽ, quán triệt cụ thể nhiệm vụ đến từng bộ phận nhân viên. Kiểm soát và sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách hợp lý.

Để có thể hạn chế được những thất thoát, sai sót không đáng có kể trên, chủ quán cần chọn lựa các phương pháp quản lý phù hợp. Không có cách quản lý chuẩn mực nào, mỗi mô hình có một cách vận hành đặc thù và mỗi người quản lý lại có các kiểm soát của riêng mình. Cách

4. Tạm kết

Bên trên là bài viết về cách quản lý doanh thu bán hàng mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Quản lý doanh thu bán hàng giúp bạn không bị thất thoát tiền, giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn khi quản lý. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn biết được các cách quản lý doanh thu nhà hàng hiệu quả.