File excel xuất nhập tồn kho đơn giản là một trong những biểu mẫu được nhiều quán ăn, quán cafe nhỏ sử dụng. Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk tặng bạn mẫu file Excel xuất nhập tồn kho và phân tích chi tiết ưu nhược điểm khi sử dụng file này.
1. Các thành phần trong file Excel xuất nhập tồn kho
File Excel quản lý xuất nhập tồn kho cho nhà hàng, quán cafe cần có các thành phần chi tiết để theo dõi nguyên vật liệu, đồ uống và các mặt hàng khác. Dưới đây là các nội dung cần có trong file:
| Thành phần | Diễn giải |
| Mã hàng | Mã định danh duy nhất cho từng nguyên liệu, đồ uống, giúp dễ dàng tra cứu và phân loại (ví dụ: CF01 cho Cà phê Arabica, MLK02 cho Sữa tươi) |
| Tên hàng hóa | Tên chi tiết của nguyên liệu hoặc đồ uống như “Đường kính”, “Bột trà xanh Matcha” |
| Đơn vị tính | Đơn vị đo lường của hàng hóa (kg, g, lít, chai, hộp) |
| Tồn đầu kỳ | Số lượng nguyên liệu, thực phẩm còn trong kho vào đầu kỳ (ngày, tuần, tháng). Đây là cơ sở để theo dõi biến động hàng hóa trong kỳ. |
| Nhập trong kỳ | Ghi lại số lượng hàng hóa nhập vào trong kỳ, kèm ngày nhập và nhà cung cấp để theo dõi nguồn hàng |
| Xuất trong kỳ | Số lượng hàng hóa được sử dụng hoặc bán ra trong kỳ. Kèm theo ngày xuất và mục đích sử dụng (ví dụ: pha chế, bán trực tiếp) để theo dõi |
| Tồn cuối kỳ | Số lượng còn lại trong kho cuối kỳ, tính theo công thức: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ |
| Giá trị tồn kho | Tổng giá trị của hàng tồn, dựa trên đơn giá nhập và số lượng tồn kho cuối kỳ |
| Ngày nhập/xuất | Ngày thực hiện nhập hoặc xuất kho, giúp quản lý vòng đời nguyên liệu, theo dõi hạn sử dụng |
| Nhà cung cấp | Ghi rõ thông tin nhà cung cấp, giúp đánh giá nguồn hàng và hỗ trợ thương lượng giá cả |
| Mức tồn kho tối thiểu | Thiết lập mức tồn kho cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh |
| Ghi chú | Ghi lại các thông tin bổ sung như lý do xuất kho, tình trạng hàng hóa hoặc lưu ý đặc biệt (ví dụ: “Sắp hết hạn sử dụng”). |
2. Tải file Excel xuất nhập tồn kho dành cho nhà hàng, quán cafe
Quản lý nguyên vật liệu là một trong những công việc quan trọng khi kinh doanh trong lĩnh vực F&B. Đặc trưng của nguyên liệu thường là sản phẩm tươi sống hoặc đông lạnh, có thời hạn bảo quản ngắn. Bên cạnh đó, nguyên liệu có thể có nhiều đơn vị tính khác nhau như thùng, bao, kg,…
Sử dụng file Excel quản lý xuất nhập tồn kho giúp quán ăn, nhà hàng theo dõi lượng nguyên liệu một cách hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí. Với việc ghi chép chi tiết lượng nguyên liệu nhập, xuất và tồn kho, chủ nhà hàng có thể lên kế hoạch mua sắm phù hợp.
| Tải File Excel xuất nhập tồn kho dành cho nhà hàng, quán cafe |
Ngoài ra để hỗ trợ việc quản lý công nợ và kinh doanh F&B dễ dàng hơn, MISA CukCuk tặng bạn 10+ Mẫu file excel Quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, bao gồm:
- File excel dự toán chi phí mở nhà hàng
- File excel quản lý thu chi
- File excel quản lý công nợ
- File excel quản lý kho nguyên vật liệu
- File excel tính cost nhà hàng
- File excel tính giá vốn bán hàng COGs…
3. Các hàm Excel cần biết khi dùng file Excel xuất nhập tồn kho
Dưới đây là các hàm Excel thường dùng khi sử dụng file quản lý xuất nhập tồn kho:
| Hàm Excel | Mô tả |
|---|---|
| SUM | Tính tổng giá trị trong một vùng dữ liệu, thường dùng để tính tổng số lượng nhập, xuất, hoặc tồn kho. |
| IF | Kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng. Dùng để tạo cảnh báo khi tồn kho dưới mức tối thiểu, ví dụ: “Cần nhập thêm” khi tồn kho dưới ngưỡng an toàn. |
| SUMIF | Tính tổng các giá trị trong một vùng dựa trên một điều kiện, như tính tổng số lượng nhập kho theo loại hàng hóa hoặc nguyên liệu cụ thể. |
| VLOOKUP | Tìm kiếm giá trị trong bảng dựa trên cột đầu tiên. Hữu ích để tra cứu thông tin chi tiết của nguyên liệu theo mã hàng, như đơn vị tính hoặc giá nhập. |
| COUNTIF | Đếm số ô trong một vùng dữ liệu đáp ứng một điều kiện, như đếm số lần nhập kho của một nguyên liệu cụ thể. |
| AVERAGE | Tính giá trị trung bình trong một vùng dữ liệu, giúp xác định mức tiêu thụ trung bình của nguyên liệu hoặc hàng hóa. |
| MAX | Trả về giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu. Dùng để tìm số lượng nhập kho lớn nhất, lượng hàng tồn cao nhất, hoặc mức tiêu thụ cao nhất. |
| MIN | Trả về giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu. Dùng để tìm số lượng hàng tồn thấp nhất hoặc mức nhập kho nhỏ nhất. |
| TODAY | Trả về ngày hiện tại, hữu ích để theo dõi ngày nhập, xuất hoặc tính thời gian tồn kho của nguyên liệu. |
4. Ưu – Nhược điểm khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho
4.1. Ưu điểm
- Dễ tiếp cận: Excel là công cụ phổ biến, dễ sử dụng. Các chức năng cơ bản như tính toán, lọc dữ liệu, thống kê giúp theo dõi hàng tồn kho đơn giản mà không cần chi phí đầu tư lớn.
- Miễn phí: So với các phần mềm quản lý, Excel không tốn phí mua bản quyền phần mềm hàng tháng, phù hợp với quán ăn hoặc nhà hàng mới khởi nghiệp với ngân sách hạn chế.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể tạo bảng tính với các công thức tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể, ví dụ như lập công thức tính tồn kho, giá trị hàng tồn hoặc số lượng nhập, xuất…
4.2. Nhược điểm
- Dễ xảy ra sai sót: Với cách nhập liệu thủ công, chỉ cần một lỗi nhỏ như nhập sai số hoặc công thức sai là toàn bộ dữ liệu có thể bị ảnh hưởng, có thể dẫn đến quyết định sai lầm trong quản lý.
- Khó kiểm soát dữ liệu lớn: Khi dữ liệu xuất nhập tồn kho nhiều và phức tạp, việc quản lý bằng Excel trở nên quá tải. Excel không có chức năng theo dõi hàng tồn theo thời gian thực, dễ dẫn đến tình trạng mất kiểm soát lượng nguyên liệu.
- Thiếu tính tự động: Excel không thể tự động cập nhật dữ liệu hoặc cảnh báo khi nguyên liệu gần hết như phần mềm chuyên dụng.
- Không tích hợp các hệ thống khác: Excel không tích hợp với các nền tảng bán hàng, phần mềm kế toán hay các ứng dụng khác, gây khó khăn khi theo dõi đơn hàng.
Để khắc phục những hạn chế này, việc sử dụng một phần mềm quản lý như MISA CukCuk là giải pháp tối ưu. Cụ thể phần mềm giúp:
- Quản lý kho theo thời gian thực: Tự động cập nhật số lượng hàng tồn sau mỗi giao dịch, giúp tránh việc nhập liệu thủ công và sai sót.
- Cảnh báo tồn kho: Cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, giúp bạn chủ động nhập hàng kịp thời.
- Tích hợp kênh bán hàng: Kết nối với GrabFood, Ahamove… đồng bộ đơn hàng và tồn kho, quản lý hiệu quả.
- Truy cập từ xa: Quản lý kho, đơn hàng, và doanh thu trên điện thoại, máy tính bảng,… mọi lúc, mọi nơi.
- Tự động hóa quy trình: Tự động in hóa đơn, tạo phiếu nhập/xuất kho, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Hơn 50.000+ nhà hàng, quán ăn, quán cafe đã tin chọn MISA CukCuk, trong đó có Chuỗi nhà hàng Vua Cua, Hệ thống Sữa chua trân châu Hạ Long, Chuỗi nhà hàng 30 năm Hoàng Ty Group… và nhiều khách hàng khác.
5. Tạm kết
Hy vọng với file Excel xuất nhập tồn kho miễn phí được cung cấp, bạn có thể quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, quán cafe của mình một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu quán của bạn ngày càng mở rộng và việc quản lý thủ công gặp khó khăn, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu quy trình vận hành. Chúc bạn kinh doanh thành công!
