TOP 5 phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí tốt nhất

“Tự mình làm hết” thường là sai lầm cơ bản của rất nhiều chủ quán khi bắt tay mở một cửa hàng trà sữa của riêng mình, từ việc nhập nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, doanh thu, bán hàng cho đến các hoạt động marketing, quảng cáo. Từ đây, những phát sinh, lỗ hổng quản lý được hình thành, khi mọi đầu việc bị ôm đồm, sai sót, thất thoát xảy ra và phần mềm quản lý quán trà sữa ra đời để hỗ trợ chủ quán toàn bộ những công việc nói trên.

Trong nội dung dưới đây, MISA CukCuk sẽ đề cập chi tiết đến quy trình vận hành của một cửa hàng trà sữa, cách thức áp dụng phần mềm để quản lý hiệu quả cũng như điểm danh những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý quán trà sữa uy tín, chất lượng và giá thành hợp lý để anh chị chủ quán có thêm thông tin và lựa chọn được “trợ thủ số” phù hợp cho mô hình của mình.

1. Quy trình vận hành phổ biến của một quán trà sữa

1.1. Các bộ phận của một mô hình kinh doanh trà sữa

• Quản lý (có thể là chính chủ quán): đóng vai trò quản lý toàn bộ hoạt động vận hành của mô hình từ bán hàng, quản lý doanh thu, kho quỹ, quản lý nhân viên đến marketing…
• Thu ngân: Nhân viên này sẽ kiêm nhiệm hoạt động gọi món, tính tiền, in hóa đơn cho khách hàng
• Pha chế: pha chế đồ uống cho khách
• Phục vụ: hỗ trợ khách hàng khi có yêu cầu.

1.2. Quy trình vận hành phổ biến 

Một trong những yếu tố giúp quy trình vận hành quán trà sữa trơn tru chính là sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa từ khâu khách hàng gọi món đến phục vụ. Cụ thể:

• Khi khách hàng gọi món, đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến hệ thống, giúp nhân viên tính tiền nhanh chóng và chính xác hơn.
• Sau đó, hóa đơn sẽ được in ngay lập tức, giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng.
• Tiếp theo, đơn hàng sẽ được chuyển đến bộ phận pha chế, nơi nhân viên có thể theo dõi và thực hiện các bước pha chế một cách hiệu quả.
• Cuối cùng, đồ uống sẽ được phục vụ đến khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Như vậy, nhờ vào phần mềm quản lý quán trà sữa, toàn bộ quy trình này không chỉ diễn ra mượt mà mà còn giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

1.3. Những nghiệp vụ đặc thù của một mô hình trà sữa

• Cá nhân hóa sở thích của khách hàng (định lượng đường đá, thêm topping…)
• Bộ phận pha chế và gọi đồ thường được bố trí cạnh nhau. Nhân viên sau khi ghi order, thanh toán xong chuyển qua bộ phận pha chế được luôn, vừa để tiết kiệm không gian, vừa để tiết kiệm quãng đường di chuyển của nhân viên
• In tem nhãn dán trên đồ uống để có thể pha chế, trả đồ cho đúng khách, đúng đồ
• Tích hợp thêm dịch vụ giao hàng tận nơi để hỗ trợ khách hàng ở xa, không có điều kiện trực tiếp đến quán thưởng thức.

2. Phần mềm quản lý quán trà sữa là gì? Phần mềm có thể hỗ trợ tôi quản lý những khâu nào?

Phần mềm quản lý trà sữa là phần mềm quản lý bán hàng order – tính tiền cài đặt trên nhiều thiết bị: PC, tablet, mobi giúp tự động hóa quy trình quản lý, bán hàng tại quán trà sữa.

Các nghiệp vụ cơ bản cần có của phần mềm quản lý bán trà sữa chuyên nghiệp bao gồm:

2.1. Bán hàng

• Order món: có thể phục vụ theo sở thích cá nhân (định lượng đường đá, thêm topping)
• Tính tiền, in hóa đơn: đáp ứng nhiều hình thức thanh toán (Tiền mặt Thẻ ATM Thẻ VISA Master Card Các loại ví điện tử như Momo, Viettel Pay, VNPay…) và kết nối với nhiều thiết bị bán hàng (máy tính, máy POS, máy POS mini, két tiền, máy in hóa đơn, máy in tem nhãn…)
• Giao hàng: kết nối với các đơn vị giao hàng, có thể kiểm soát được hoạt động giao hàng của quán

2.2. Quản lý 

• Quản lý nhân viên: chấm công, phân quyền nhân viên để hạn chế tình trạng gian lận
• Quản lý kho, nguyên liệu: cảnh báo tồn kho, hạn sử dụng cũng như dự báo nhập hàng
• Quản lý doanh thu: cập nhật tình hình kinh doanh theo giờ, ngày, tháng tức thời
• Marketing: phát hành thẻ thành viên, tích điểm, chăm sóc khách hàng, quản lý các chương trình ưu đãi

Dùng thử 15 ngày

3. Cải thiện kết quả kinh doanh rõ rệt khi sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa

• Tăng cường hiệu suất làm việc

Phần mềm tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ việc đặt hàng, quản lý kho, quản lý nhân viên đến tính toán doanh thu. Điều này giúp anh chị dễ dàng theo dõi và điều chỉnh hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc. Nhân sự được điều phối hợp lý hơn, hạn chế được tình trạng, thiếu hụt nhân sự thời gian cao điểm.

• Quản lý tồn kho hiệu quả

Phần mềm hỗ trợ theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý hạn sử dụng đến việc đặt hàng và nhập kho. Điều này giúp tránh lãng phí và tối ưu hóa việc quản lý nguyên vật liệu.

• Tối ưu hóa kinh doanh

Với hệ thống báo cáo và thống kê chi tiết về tình hình doanh thu, lợi nhuận và các mặt hàng bán chạy nhất giúp anh chị kịp thời nắm bắt hoạt động kinh doanh. Đồng thời có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt và hiệu quả.

• Tăng cường trải nghiệm khách hàng

Phần mềm với các tính năng như quản lý đơn hàng, tích điểm khách hàng, gửi thông báo khuyến mãi. Vừa xây dựng hình ảnh quán chuyên nghiệp vừa nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý vận hành quán trà sữa?THỬ NGAY MISA CUKCUK

4. Điểm danh những phần mềm quản lý trà sữa phổ biến nhất

Bảng giá bán phần mềm bán hàng quán trà sữa phổ biến:

4.1. Phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk

Phần mềm quản lý trà sữa MISA CukCuk được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý – bán hàng với nhiều ưu điểm nổi bật so với các phần mềm khác trên thị trường.

Những thương hiệu trà sữa nổi tiếng trên thị trường như sữa chua trân châu Hạ Long (300 cơ sở), trà sữa Miu Tea (110 cơ sở), trà sữa A ngáo, trà sữa Saytea Đại Phong, trà sữa Teng Milktea, Trà sữa Daishi, Trà sữa Đài Loan Xincha, Trà sữa OKOI… đều tin tưởng lựa chọn MISA CukCuk là “trợ thủ số” đắc lực trong quá trình kinh doanh trà sữa của mình.

• Ưu điểm của phần mềm quản lý quán trà sữa MISA CukCuk là có khả năng kết nối với mọi thiết bị. Nếu chủ quán không muốn đầu tư quá nhiều cho thiết bị thì hoàn toàn có thể tận dụng chính máy tính bàn, máy tính xách tay sẵn có, thậm chí là gọi món bằng cả điện thoại.

• Giao diện trực quan, thân thiện, dễ dàng sử dụng với các đầu mục, chức năng phân định rõ ràng tương ứng với từng vị trí của nhân viên trong ca từ thu ngân, pha chế, giao hàng đến quản lý. Sau khi đăng ký tạo tài khoản, chuyên viên MISA sẽ liên hệ hỗ trợ hướng dẫn sử dụng. Sau khoảng 10-15 phút là nhân viên thao tác thành thục trên phần mềm.

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ riêng biệt cho từng vị trí nhân viên trong quán: từ quản lý, nhân viên phục vụ, pha chế, thu ngân… Mỗi vị trí sẽ có app quản lý hoặc bán hàng để tối ưu công việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh quán trà sữa và tránh thất thoát.

Tải ngay App Quản lý Quán trà sữa từ xa trên IOS
Tải ngay App Quản lý Quán trà sữa từ xa trên ANDROID

• Kết nối các ứng dụng giao hàng trực tuyến AhaMove, GrabFood. Khi có khách hàng đặt đơn trên gian hàng online của anh chị trên GrabFood, đơn hàng được tự động cập nhật trên hệ thống quản lý đơn của CukCuk. Nhân viên chỉ cần chuẩn bị sản phẩm, shipper của Grab sẽ đến nhận hàng và giao cho khách.

• MISA CukCuk tích hợp sẵn phần mềm quản lý khách hàng, giúp quán trà sữa có thể hoàn toàn chủ động gửi tin nhắn quảng cáo, ưu đãi, chăm sóc khách hàng của mình. Dựa trên lượng thông tin khách hàng đã được ghi nhận từ trước, hệ thống có thể cài đặt gửi tin nhắn chăm sóc vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày Quốc tế phụ nữ, ngày lễ tình nhân với hơn 100 mẫu kịch bản chăm sóc cài đặt sẵn…

Với các nghiệp vụ trên, MISA Cukcuk còn là một phần mềm quản lý quán cafe lý tưởng cho mô hình.

Hotline tư vấn: 090 488 5833

4.2. Phần mềm bán hàng quán trà sữa PosApp

PosApp được phát triển bởi Công ty Cổ phần công nghệ PosApp – đơn vị cung cấp dịch vụ giao công phần mềm và giải pháp về phần cứng hỗ trợ bán hàng trong ngành F&B.

Một số tính năng nổi bật của PosApp:

• Tính năng chuyên biệt cho quán trà sữa như Bán hàng mang đi, bán cho khách ngồi tại cửa hàng, hỗ trợ cho đơn hàng từ Online đến Offline
• Quản lý kho nguyên vật liệu, tự động trừ kho khi bán – Hỗ trợ kiểm kê kho cuối ngày
• Bán hàng, tính tiền, xem báo cáo trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy bàn, máy POS…
• Hệ thống phân cấp quyền hạn chặt chẽ cùng hệ thống đối soát thông minh giúp lưu trữ toàn bộ hoá đơn huỷ, món huỷ cũng như thao tác nhập – xuất kho
• 30 loại báo cáo như doanh thu, chi phí, lỗ lãi, kho nguyên vật liệu, hoạt động của nhân viên được cập nhật liên tục theo thời gian thực

4.3. Phần mềm quản lý quán trà sữa Sapo FnB

Sapo FnB cũng là một phần mềm chuyên biệt dành cho ngành F&B, giải quyết được hầu hết các vấn đề quản lý cơ bản tại quán trà sữa. Một số tính năng nổi bật của Sapo FnB dành cho quán trà sữa:

• Cài đặt được trên nhiều thiết bị: PC, máy tính bảng, điện thoại… thuận tiện cho việc kinh doanh và quản lý cửa hàng
• Ghi nhận và trả order nhanh chóng, thuận tiện
• Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ, ví điện tử
• Hệ thống báo cáo chi tiết: doanh thu, lợi nhuận, chi phí
• Kết nối với nhiều đơn vị giao hàng, app đặt đồ ăn trực tuyến

4.4. Phần mềm quản lý quán trà sữa iPOS

iPOS.vn là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp quản lý cho ngành F&B, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng – quản lý tại quán trà sữa.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý trà sữa iPOS:

• Giao diện thân thiện, đơn giản
• Phần mềm tích hợp với máy in tem nhãn, giúp cho khâu trả order của nhân viên dễ dàng hơn
• Quản lý nguyên vật liệu theo định lượng
• Có hệ thống chăm sóc khách hàng iPOS CRM
• Tích hợp với nhiều đơn vị giao hàng, app đặt đồ online…

4.5. Phần mềm bán hàng quán trà sữa Tuki Milktea 

Phần mềm quản lý quán trà sữa Tuki Milktea được phát triển bởi Công ty cổ phần Tuki Việt Nam – đơn vị cung cấp thiết bị phần cứng và phần mềm bán hàng phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh. Các tính năng nổi bật của Tuki:

• Bán hàng nhanh, chính xác với giao diện cảm ứng
• Hỗ trợ in chế biến bằng tem mã vạch
• Quản lý tồn kho nguyên vật liệu chính xác đến từng đơn vị nhỏ nhất
• Dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh ở bất kỳ đâu qua internet

5. Lưu ý trong quá trình lựa chọn phần mềm quản lý quán trà sữa 

5.1. Đánh giá nhu cầu của quán trà sữa

Trước khi lựa chọn phần mềm quản lý, quán trà sữa nên xác định rõ nhu cầu của mình, bao gồm các tính năng cần thiết, số lượng nhân viên sử dụng, số lượng cửa hàng, quy trình kinh doanh của quán.

Từ đó lựa chọn phần mềm có các tính năng phù hợp như quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý nhân viên, báo cáo doanh thu, quản lý khách hàng, tích hợp thanh toán trực tuyến. Ngoài ra, cần xem xét các tính năng đặc biệt như đặt hàng trực tuyến, tích điểm thưởng, quản lý thẻ thành viên…

5.2. Dễ sử dụng và hỗ trợ

Ưu tiên lựa chọn phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả.

5.3. Tham khảo thị trường và đánh giá của người quen trong nghề

Đánh giá khách quan của những người đã từng sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa sẽ giúp anh chị đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn. Tham khảo một số group trao đổi kinh nghiệm F&B sau để có thêm lời khuyên hữu ích:

• Chia sẻ kinh nghiệm KD FnB
• Chia sẻ kinh nghiệm F&B CukCuk 

5.4. Dùng thử phần mềm quản lý quán trà sữa 

Muốn biết phần mềm quản lý bán hàng có phù hợp, dễ dùng và đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý quán trà sữa của anh chị hay không thì việc đăng ký dùng thử là hoàn toàn cần thiết. Trong quá trình dùng thử nên đánh giá thêm dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp có nhiệt tình hay không, có đa dạng các kênh hỗ trợ hay không.

6. Tạm kết 

Trên đây là tổng hợp top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa phổ biến trên thị trường để các anh chị chủ kinh doanh tham khảo. Hy vọng những thông tin mà MISA CukCuk cung cấp có thể hữu ích, giúp cho anh chị lựa chọn được giải pháp quản lý quán trà sữa phù hợp.

Với con số hơn 50.000 khách hàng lớn nhỏ kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe, MISA CukCuk đã đặt chân tới hơn 20 quốc gia trong đó có những thị trường lớn như: Mỹ, Canada, Đức, Nhật, Úc… cùng đó là sự tin tưởng, tiếp tục sử dụng gia hạn của khách hàng. Chính điều này đã làm nên thương hiệu MISA CukCuk – phần mềm quản lý quán trà sữa chất lượng nhất với giá cả tốt nhất.

Bên cạnh đó đội ngũ tổng đài viên hoạt động 24/7, 365 ngày/năm luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng. Hệ thống 7 kênh liên giải đáp vướng mắc như

• Fanpage Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe MISA CukCuk
• Cộng đồng Hỗ trợ miễn phí MISA CukCuk
• Tổng đài hỗ trợ MISA Support, Forum
• Website MISA CukCuk
• Email
• Teamview
• Đội ngũ nhân viên kinh doanh của MISA.

Nếu anh chị chủ quán đang gặp vướng mắc trong việc tìm kiếm một phần mềm quản lý quán trà sữa phù hợp, MISA CukCuk xin gửi tặng anh chị 15 ngày sử dụng hoàn toàn MIỄN PHÍ, mất chưa đầy 5 phút cài đặt và làm quen là có thể thành thạo với phần mềm. Mọi vướng mắc trong quá trình tìm hiểu, MISA CukCuk sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ.

Gói gọn trên một phần mềm duy nhất!