Thị trường cafe Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với nhiều mô hình từ chuỗi lớn đến quán nhỏ. Tuy nhiên, để thành công, người kinh doanh cần chuẩn bị một kế hoạch bài bản. Dưới đây, MISA CukCuk sẽ hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe từ A-Z cho người mới, giúp bạn xây dựng nền tảng kinh doanh vững chắc trong thị trường F&B đầy cạnh tranh.
1. Tổng quan về kế hoạch kinh doanh quán cafe
1.1. Kế hoạch kinh doanh quán cafe là gì?
Kế hoạch kinh doanh quán cafe là một bản kế hoạch mô tả quá trình kinh doanh của quán cafe trong một khoảng thời gian nhất định. Bản kế hoạch kinh doanh sẽ đóng vai trò định hướng toàn bộ hoạt động và chiến lược kinh doanh của quán cafe, đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn giúp hạn chế các rủi ro không mong muốn. Bên cạnh đó, nếu bạn có ý định kêu gọi các nguồn đầu tư từ bên ngoài thì một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe được xây dựng kỹ lưỡng sẽ tăng cơ hội thuyết phục nhà đầu tư.
Hiểu một cách đơn giản, kế hoạch kinh doanh quán cafe giống như bản vẽ cho một ngôi nhà. Nó giúp chúng ta biết cần làm gì để mở một quán cafe và làm sao để quán hoạt động tốt. Trong kế hoạch này, chủ quán cần liệt kê những việc quan trọng, như ai sẽ đến quán của mình, quán sẽ trông như thế nào, và cần bao nhiêu tiền để mở quán. Nhờ có kế hoạch, bạn sẽ biết cách làm cho quán cafe của mình hoạt động hiệu quả hơn.
1.2. Bản kế hoạch kinh doanh quán cafe gồm những gì?
Một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe thường bao gồm các phần chính sau:
- Định hướng kinh doanh quán cafe
- Mục tiêu kinh doanh quan cafe
- Phân tích thị trường
- Kế hoạch tài chính
- Kế hoạch bán hàng
- Kế hoạch marketing
- Kế hoạch quản lý nhân sự
- …
1.3. Lưu ý khi lập kế hoạch mở quán cafe
Để quán kinh doanh hiệu quả và đi đúng được với kế hoạch đề ra từ đầu. Với mỗi bước trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, chủ quán cần lưu ý các vấn đề sau:
- Xác định rõ phong cách và mô hình quán: Quán cafe nên có phong cách riêng để tạo ấn tượng và thu hút khách hàng. Chọn mô hình phù hợp với khách hàng mục tiêu, ví dụ như cafe văn phòng, cafe sách, cafe sân vườn…
- Chọn địa điểm thuận lợi: Vị trí quán cafe có ảnh hưởng lớn đến lượng khách. Ưu tiên các địa điểm đông người qua lại, dễ tìm, và gần với nhóm khách hàng mục tiêu như khu văn phòng, trường học, hoặc trung tâm thương mại.
- Dự toán chi phí và quản lý ngân sách kỹ lưỡng: Để tránh thâm hụt vốn, cần liệt kê chi phí ban đầu như thuê mặt bằng, trang trí, mua sắm thiết bị, nguyên liệu và các khoản phát sinh khác.
- Thiết kế menu độc đáo và hợp lý: Xây dựng menu với các món đồ uống hấp dẫn, phù hợp với đối tượng khách hàng và theo xu hướng, đảm bảo giá cả hợp lý và đa dạng để khách hàng có nhiều lựa chọn.
- Đầu tư vào chất lượng dịch vụ: Đào tạo nhân viên thân thiện, phục vụ tốt và nhanh chóng. Trải nghiệm của khách hàng phụ thuộc rất lớn vào dịch vụ, điều này giúp giữ chân khách quay lại nhiều lần.
- Lên kế hoạch tiếp thị rõ ràng: Xác định các kênh marketing hiệu quả như mạng xã hội, quảng cáo online, hoặc tổ chức sự kiện khai trương để thu hút khách hàng ngay từ đầu.
- Dự tính rủi ro và chuẩn bị giải pháp dự phòng: Chuẩn bị sẵn các phương án đối phó với các tình huống khó khăn như lượng khách thấp, vấn đề về nguyên liệu hay chi phí vượt dự tính, để đảm bảo quán có thể ổn định trong thời gian đầu hoạt động.
Để hỗ trợ bạn kinh doanh hiệu quả hơn, MISA CukCuk gửi tặng 10 mẫu file Excel chuyên nghiệp quản lý quán cafe, bao gồm:
- File excel dự toán chi phí mở quán
- File excel quản lý thu chi hàng ngày
- File excel quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp
- File excel tính chi phí nhân sự…
2. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả
2.1. Nghiên cứu thị trường
Kinh doanh quán cafe tưởng đơn giản nhưng thực chất phức tạp hơn nhiều. Để quán hoạt động hiệu quả, ngoài kỹ năng quản lý, chủ quán cần hiểu rõ thị trường và tâm lý khách hàng. Ngành kinh doanh quán cafe có mức độ cạnh tranh cao và luôn thay đổi, nên việc nghiên cứu thị trường là nền tảng cần thiết để xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Phân tích khách hàng tiềm năng (TA – Target Audience)
Để xây dựng một quán cafe thành công, bước đầu tiên là xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu. Tùy vào độ tuổi, thu nhập, nghề nghiệp và sở thích của khách hàng tiềm năng mà quán có thể định hình phong cách và dịch vụ cho phù hợp.
Chẳng hạn, nếu khách hàng là giới trẻ hoặc dân văn phòng, họ thường ưa chuộng không gian đẹp mắt để chụp ảnh, menu đồ uống theo xu hướng, hoặc những góc yên tĩnh cho công việc. Đồng thời, tìm hiểu thói quen của khách hàng như thời gian họ đến quán hay loại đồ uống yêu thích sẽ giúp quán dễ dàng đáp ứng nhu cầu của họ. Bằng cách phân tích kỹ càng về TA, bạn sẽ có định hướng tốt hơn khi thiết kế không gian, xây dựng menu, và cung cấp dịch vụ phù hợp, tăng cơ hội thu hút và giữ chân khách hàng.
- Phân tích đối thủ cạnh tranh
Tiếp theo, bạn cần hiểu rõ đối thủ cạnh tranh để tìm ra cách làm nổi bật quán cafe của bạn. Hãy xác định những quán cafe đang hoạt động trong khu vực hoặc có mô hình tương tự để phân tích mô hình kinh doanh, phong cách, chất lượng dịch vụ và chiến lược marketing của họ. Chú ý vào điểm mạnh của đối thủ như vị trí thuận tiện, chất lượng phục vụ tốt, hoặc menu đa dạng để xem bạn có thể học hỏi và làm gì tốt hơn.
Bên cạnh đó, nhận diện điểm yếu của họ, chẳng hạn như giá cao, không gian nhỏ hẹp hoặc thiếu chương trình ưu đãi, giúp bạn tìm cơ hội tạo sự khác biệt cho quán mình. Sự hiểu biết này sẽ là nền tảng để bạn xây dựng lợi thế cạnh tranh và thu hút khách hàng hiệu quả.
- Đánh giá xu hướng và mặt bằng kinh doanh
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc theo dõi xu hướng tiêu dùng và chọn lựa vị trí kinh doanh thích hợp là yếu tố then chốt để thành công. Xu hướng hiện nay có thể là đồ uống hữu cơ, cafe mang đi tiện lợi, hoặc các quán có không gian làm việc chung, tất cả đều nhằm đáp ứng thị hiếu thay đổi của khách hàng.
Song, lựa chọn một vị trí thuận tiện, nơi có lượng khách hàng tiềm năng đông đảo, giao thông thuận tiện, và ít cạnh tranh là cách tốt để quán bạn phát triển bền vững và có lượng khách ổn định ngay từ giai đoạn đầu.
2.2. Lên ý tưởng kinh doanh quán cà phê
Khi quyết định kinh doanh quán cafe, chắc hẳn bạn đã có một số ý tưởng cơ bản về phong cách và mô hình mà mình muốn hướng đến. Hiện nay, có rất nhiều kiểu quán cafe độc đáo để bạn lựa chọn và sáng tạo.
Một vài ý tưởng nổi bật bao gồm cafe văn phòng, cafe sách, cafe thú cưng, cafe âm nhạc, cafe phong cách vintage,… Mỗi mô hình đều mang đặc trưng riêng, vì vậy bạn nên xem xét lựa chọn phong cách phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và khả năng kinh doanh của mình.
2.3. Xác định mô hình kinh doanh
Để kinh doanh quán cafe hiệu quả, trước tiên cần xác định rõ mô hình kinh doanh phù hợp. Đây là bước quan trọng giúp bạn định hình phong cách riêng và thu hút đúng nhóm khách hàng tiềm năng.
Dựa trên nghiên cứu thị trường, bạn có thể chọn một mô hình quán cafe phù hợp như: cafe văn phòng phục vụ dân công sở với không gian yên tĩnh, đầy đủ tiện ích; cafe sách cho người yêu thích đọc sách và không gian thư giãn; cafe thú cưng dành cho những khách hàng muốn giao lưu với động vật; hoặc cafe phong cách vintage với không gian hoài cổ, độc đáo, thu hút người thích check-in và chụp ảnh.
Tùy vào đối tượng khách hàng như dân công sở, sinh viên, gia đình, hay người yêu nghệ thuật mà bạn sẽ thiết kế không gian, chọn menu và xây dựng phong cách dịch vụ phù hợp. Nếu bạn phân tích rõ được tệp khách hàng mục tiêu ở bước đầu tiên, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn mô hình kinh doanh và tạo dấu ấn cá nhân trong thị trường kinh doanh cafe.
2.4. Lập kế hoạch tài chính
Lập kế hoạch tài chính là bước then chốt để đảm bảo quán cafe vận hành ổn định và đạt lợi nhuận mong muốn. Trước tiên, bạn cần xác định nguồn vốn cần thiết để khởi đầu, bao gồm các chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, trang thiết bị (máy pha cafe, bàn ghế, tủ lạnh), trang trí và cải tạo không gian, cùng với các chi phí pháp lý nếu có. Bên cạnh đó, xác định nguồn vốn này sẽ đến từ nguồn cá nhân, vay ngân hàng, hoặc các nguồn đầu tư khác cũng là điều quan trọng để đảm bảo bạn có nguồn lực tài chính đủ mạnh.
Tiếp theo, cần dự tính các chi phí vận hành hàng tháng như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, nguyên vật liệu, điện nước, internet và chi phí marketing. Sau khi ước tính chi phí, hãy dự báo doanh thu dựa trên lượng khách hàng dự kiến mỗi ngày và giá bán trung bình. Từ doanh thu, trừ đi chi phí vận hành để xác định lợi nhuận kỳ vọng. Việc có kế hoạch tài chính chi tiết giúp bạn dễ dàng kiểm soát chi tiêu, nắm bắt được bức tranh tài chính tổng thể của quán, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn khi kinh doanh.
2.5. Lựa chọn mặt bằng
Một vị trí kinh doanh thuận lợi sẽ thu hút được nhiều khách hàng và tạo điều kiện để quán phát triển. Bạn nên ưu tiên chọn những nơi có lưu lượng người qua lại cao như gần các khu văn phòng, trường học, hoặc khu dân cư đông đúc để dễ dàng tiếp cận khách hàng.
Ngoài ra, mặt bằng cần có không gian đủ rộng để sắp xếp nội thất thoải mái, thuận tiện cho khách hàng di chuyển và tận hưởng không gian quán. Bạn cũng cần cân nhắc chi phí thuê mặt bằng, đảm bảo phù hợp với ngân sách của quán và các chi phí vận hành khác. Việc chọn lựa mặt bằng đúng đắn sẽ giúp quán cafe của bạn có lợi thế cạnh tranh và tạo ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.
Tiếp theo, để thu hút và giữ chân khách hàng, bạn cần chú ý đến việc xây dựng menu dựa trên thói quen và sở thích của nhóm khách hàng mà quán hướng đến. Từ việc lựa chọn đồ uống chủ đạo như cafe, trà, cho đến quyết định có bổ sung món ăn kèm như bánh ngọt, tất cả đều cần đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Menu cũng nên phản ánh phong cách của quán thông qua thiết kế và cách đặt tên món, giúp tạo dấu ấn riêng với khách hàng.
Ngoài ra, việc đa dạng hóa menu không chỉ giúp đáp ứng nhiều khẩu vị khác nhau mà còn tạo sự thú vị cho khách hàng, khiến họ muốn quay lại nhiều lần. Các chủ quán cần theo dõi và nắm bắt xu hướng thị trường, thường xuyên cập nhật menu với các món mới, sáng tạo để phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Điều này sẽ giúp quán cafe của bạn luôn có sức hấp dẫn riêng và giữ vững được sự cạnh tranh trên thị trường.
>> Xem thêm: Những đồ uống phải có trong menu quán cafe – Bạn đã biết?
2.7. Thiết lập quy trình phục vụ
Để đảm bảo quán cafe hoạt động hiệu quả và khách hàng có trải nghiệm tốt nhất, cần xây dựng một quy trình phục vụ rõ ràng và thống nhất. Từ giai đoạn chuẩn bị trước giờ mở cửa đến các bước đón tiếp, ghi nhận và xử lý yêu cầu, nhân viên nên nắm vững từng khâu để giảm thiểu sai sót.
Mỗi bước phục vụ, từ việc chào hỏi, hỗ trợ chọn món đến quá trình thanh toán và xử lý phản hồi của khách đều nên được hướng dẫn chi tiết, giúp toàn bộ đội ngũ có sự phối hợp nhịp nhàng, tạo nên trải nghiệm nhất quán và hài lòng cho khách hàng.
Một trong những kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm để tối ưu mọi quy trình vận hành. MISA CukCuk là phần mềm quản lý quán cafe được nhiều chủ quán tin dùng hiện nay.
Phần mềm hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động từ quy trình phục vụ, quản lý nhân viên đến báo cáo kinh doanh. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, MISA CukCuk đặc biệt phù hợp với các quán cafe đang muốn nâng cao hiệu quả vận hành, cải thiện trải nghiệm khách hàng. Cụ thể phần mềm giúp:
- Order in bill, thanh toán nhanh chóng: Hỗ trợ gọi món, nhập món và in phiếu tự động cho pha chế, thanh toán bằng nhiều hình thức (tiền mặt, ví điện tử…)
- Kiểm soát nguyên liệu, tồn kho hiệu quả: Theo dõi chính xác lượng nguyên liệu tiêu thụ và tồn kho, tự động cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết.
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận chi tiết và dễ hiểu, giúp chủ quán nắm bắt tình hình kinh doanh và điều chỉnh kịp thời.
- Quản lý nhân viên khoa học: Phân ca và đánh giá hiệu suất nhân viên minh bạch, chính xác.
- Tạo chương trình khuyến mãi & chăm sóc khách hàng: Tích hợp tính năng khuyến mãi, quản lý điểm thưởng khách hàng quen, thu hút họ quay lại nhiều lần.
2.8. Mua sắm trang thiết bị
Khi mở quán cà phê, bạn cần đầu tư vào các thiết bị chính sau:
Đầu tiên là máy pha cafe, bạn có thể lựa chọn giữa máy tự động hoặc bán tự động tùy thuộc vào kinh phí của quán. Máy xay cafe cũng là một thiết bị không thể thiếu để đảm bảo cà phê luôn giữ được hương vị tươi ngon. Hệ thống lọc nước cũng rất quan trọng để đảm bảo chất lượng nước sử dụng trong pha chế. Ngoài ra, còn một số thiết bị khác cần thiết để bảo quản thực phẩm như máy làm đá, tủ lạnh, và máy xay sinh tố…
Khu vực quầy bar cần trang bị các dụng cụ pha chế chuyên dụng như tamper, knock box, cân điện tử, bình đánh sữa, và ly, cốc các loại. Để tạo không gian thoải mái, đừng quên bố trí bàn ghế phù hợp, cùng với hệ thống âm thanh và ánh sáng hài hòa…
2.9. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Số lượng và loại hình nhân viên sẽ phụ thuộc vào quy mô quán cafe. Với các vị trí quan trọng như quản lý và pha chế, nên ưu tiên tuyển dụng những ứng viên có kinh nghiệm và chuyên môn vững.
Còn lại các vị trí phục vụ, bảo vệ có thể là nhân viên bán thời gian, giúp tiết kiệm chi phí, đặc biệt là khi tuyển sinh viên làm thêm. Mức lương có thể dao động từ 12.000 đến 20.000 đồng/giờ tùy vào vị trí và kinh nghiệm. Bạn có thể đào tạo nhân viên theo các bước trong quy trình để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất.
>> Tham khảo: Top 5 cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả nhất
3. Tạm kết
Một quán cafe thành công đều cần được xây dựng trên bản kế hoạch kinh doanh chi tiết, phía trên MISA CukCuk đã hướng dẫn bạn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe từ A-Z cho người mới. Với một kế hoạch bài bản và sự nỗ lực không ngừng, quán cafe của bạn sẽ có nền tảng vững chắc để phát triển. Hãy kiên trì theo đuổi và không ngừng sáng tạo để tạo ra dấu ấn riêng cho quán cafe của mình nhé!
Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình vận hành quán cafe, MISA CukCuk luôn sẵn sàng đồng hành – Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý F&B chuyên nghiệp, tối ưu quy trình từ gọi món, thanh toán đến quản lý chi phí nguyên vật liệu, tồn kho chính xác, báo cáo doanh thu tự động mọi lúc mọi nơi!
