Đặt trong bối cảnh xã hội phát triển như hiện tại, đồng thời thói quen ăn uống của người tiêu dùng thay đổi sau dịch thì áp dụng công nghệ vào quản lý là một trong những bí quyết kinh doanh thành công. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều nhà hàng, quán ăn, khách sạn vẫn quản lý quán thủ công (sử dụng excel, ghi chép sổ sách…). Có nhiều lý do khiến họ lựa chọn phương pháp quản lý quán thủ công như: do kinh phí ít, hạn chế trong quá trình tiếp thu chuyển giao công nghệ, quán phát triển theo hướng truyền thống. Cùng phân tích chi tiết hơn ưu – nhược điểm của phương pháp quản lý này và tham khảo phần mềm quản lý F&B chuyên nghiệp nhất hiện nay qua bài viết sau.
I. Những tiện lợi khi quản lý quán thủ công
Quản lý quán thủ công cũng không phải là không có sự tiện lợi, chính vì thế vẫn có khá nhiều quán vẫn tiếp tục sử dụng và không muốn thay đổi mới. Các quán ăn, nhà hàng không phải quy mô nào cũng cần thiết phải thay đổi cách quản lý thủ công. Quản lý quán thủ công chủ yếu có 2 lợi ích rõ rệt sau:
1.1. Giảm bớt được chi phí cho quán ăn, nhà hàng
Các quán ăn, nhà hàng khi quản lý bằng cách thủ công sẽ không mất nhiều chi phí để đầu tư vào thiết bị hiện đại, không mất thời gian để lựa chọn thiết bị cho phù hợp với quán ăn của mình. Các chủ quán nhỏ, quy mô quán ăn có vốn ít, thường xem đây là một trong những phương pháp phổ biến và mang lại hiệu quả tuyệt vời cho mình.
Những quán ăn uống bán hàng dạng xe đẩy, vỉa hè, take away với lượng khách không quá đông cùng một lúc, chủ yếu khách mua mang đi thì họ cũng chỉ cần quản lý thủ công. Những quán ăn này còn chủ yếu chỉ có một đến người 2 vừa là chủ vừa là người phục vụ khách nên đơn giản ở khâu quản lý, không muốn tốn chi phí cho máy móc quản lý.
1.2. Không mất phí bảo hành và bảo trì thiết bị
Các thiết bị máy móc sử dụng năng lượng thì chắc chắn sẽ cần phải bảo trì hàng năm, thậm chí là hàng tháng. Việc bảo trì này sẽ gây ảnh hưởng một phần nhỏ tới tài chính của quán ăn, nhà hàng bạn.
Những thiết bị này cũng dễ xảy ra hư hỏng và một khi máy móc hư hỏng, buộc bạn phải sửa hoặc mua luôn sản phẩm mới. Đối với những thiết bị đắt tiền thì lại càng cần lưu ý hơn cả. Nhà hàng bạn nếu sử dụng cách quản lý thủ công thì sẽ không cần phải lo lắng về chi phí này.
Xem thêm: Quản lý thu chi bằng Excel lợi hay hại? Tải file excel quản lý thu chi miễn phí
II. Những hạn chế khi quản lý quán thủ công
Quản lý thủ công mặc dù có những ưu điểm như thế, nhưng đây lại không phải là phương pháp tối ưu nhất. Quản lý quán bằng phương pháp thủ công, cũng gây ra một số hạn chế không hề nhỏ trong kinh doanh quán ăn, hãy cùng MISA CukCuk tìm hiểu nhé.
2.1. Khó giúp cho quán phát triển lâu dài trong tương lai
Hiện nay, thế giới của chúng ta đang bước vào thời kỳ 4.0, thời kỳ chuyển đổi số vô cùng nhanh, các quán ăn luôn được mở ra mỗi ngày. Nhiều quán ăn mở ra như thế thì tính cạnh tranh lại tăng lên gấp nhiều lần. Nếu muốn quán của mình phát triển về lâu về dài thì cần có tư duy đổi mới tích cực.
Việc đầu tư vào những thiết bị hiện đại sẽ giúp cho bạn quản lý cửa hàng dễ dàng hơn. Tăng nhanh năng suất và tạo sự thoải mái, tiện lợi cho cả nhân viên và khách hàng.
Khách hàng, đặc biệt là thế hệ gen Z, họ vô cùng nhạy cảm, sáng tạo và cực kỳ ưa thích cái mới, nên những cửa hàng quản lý thủ công lại càng khó tồn tại. Mọi khách hàng đều dần trở lên công nghệ hơn, họ sử dụng ví điện tử nhiều hơn là mang theo tiền mặt. Việc quản lý thủ công sẽ khó đáp ứng quản lý được việc thanh toán điện tử. Điều gì không tiện lợi sẽ nhanh chóng bị khách hàng từ bỏ.
2.2. Khó kiểm soát khi cửa hàng đông khách
Quán ăn của bạn khi đã có lợi thế đặc biệt về chất lượng món ăn, đồ uống và giá cả chắc chắn sẽ thu hút nhiều khách hàng. Nếu bạn chỉ quản lý thủ công nghe khách gọi món rồi làm mang cho khách, thì một mình bạn hoặc 1, 2 người phụ giúp cũng không thể nào phục vụ được hàng chục bàn tầng trên, tầng dưới.
Lúc này, nhầm lẫn order có thể xảy ra, thậm chí có cả mâu thuẫn giữa khách hàng và quán ăn. Mâu thuẫn khi xảy ra nhiều thì dù quán bạn có đặc biệt đến đâu thực khách cũng sẽ dần quay lưng.
Lúc đông khách, chủ quán cũng không thể kiểm soát được lượng khách thanh toán, ra vào, số lượng món ăn, việc thất thoát là điều sẽ xảy ra. Những thất thoát này càng về sau càng nhiều, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy việc kinh doanh quán ăn rất tốt, rất đông khách nhưng lại lỗ.
Có thể bạn quan tâm: Thất thoát nguyên vật liệu khi mất mà không biết: nỗi lo thường trực của chủ quán
2.3. Hay xảy ra sai sót
F&B là ngành dịch vụ nhà hàng, quán ăn và đồ uống, trong quá trình phục vụ gặp sai sót là điều không thể tránh khỏi. Khi phải phục vụ quá nhiều khách một lúc bạn sẽ ngay lập tức có sự sai sót. Nhân viên chưa có kinh nghiệm có thể quên trước quên sau, lóng ngóng và làm việc sai với mong đợi của khách. Việc thanh toán đương nhiên cũng sẽ gặp sai sót nếu khách gọi nhiều món một lúc.
Ví dụ tại một quán ăn vặt khi khách không đông, chỉ 1 – 2 bàn nhưng mỗi bàn khách gọi trên chục món ăn vặt. Bạn đang làm cho khách này lại có khách khác order, bạn sẽ gặp tình trạng đưa nhầm món cho khách. Trường hợp xấu nữa, bạn còn làm cho khách vào sau được món trước khách đang đợi, cũng khiến khách khó chịu. Bạn cũng sẽ có lúc quên khách dặn thêm món gì, món gì không cho cái gì. Lúc thanh toán, bạn chỉ tính nhẩm theo đĩa khách gọi, bạn sẽ quên tiền một số đĩa gây tính toán sai.
Những sai sót hay xảy ra không chỉ có trong lúc phục vụ, nó còn xảy ra trong lúc hạch toán thu – chi hàng tháng. Dù bạn có ghi ra sổ, nhưng những chi phí phát sinh cuối ngày bạn không nhớ ghi ra nên sẽ sai sót khi hạch toán. Những sai sót này ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh quán ăn của bạn. Quán ăn của bạn sẽ khó thể phát triển nhanh, nếu không cần tới sự can thiệp của những cách quản lý hiện đại hơn.
Cũng có nhiều chủ quán chia mặt hàng, tình trạng hàng hóa thành từng file chi tiết trong excel, đến khi lỗi hệ thống không tìm được mình nhập sai chỗ nào, hàm đã đúng chưa. Với hàm tính thông thường không nói, để có thể xử lý kho quỹ chặt chẽ, cũng đòi hỏi chủ quán cần có kỹ năng sử dụng excel thành thạo. Đôi khi vì những lần “tiện thì dùng”, ngân sách lại càng khó kiểm soát hơn.
III. Quản lý quán bằng phần mềm – xu hướng tất yếu của ngành F&B
Trong ngành F&B, một cách vô cùng phổ biến để quản lý cho nhà hàng, quán ăn đó chính là quản lý bằng phần mềm. Đây là điều không có gì là xa lạ với nhiều quán ăn hiện nay. Phần mềm trong ngành F&B được hoạt động dựa trên việc ghi lại các thông tin đơn hàng có trên hệ thống chính. Sau đó, tiến hành tổng hợp giá tiền của những món ăn mà khách vừa mới order. Sử dụng phần mềm quản lý, chủ quán sẽ dễ dàng kiểm soát được tiền ra, tiền vào và hạn chế tối đa gian lận, thất thoát do nhân viên.
Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk của Công ty Cổ phần MISA bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ những tính năng của một phần mềm bán hàng mà còn phát huy thế mạnh ở tính năng quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu chặt chẽ.
Chủ quán không còn phải đau đầu về tình trạng gian lận của nhân viên khi hệ thống thiết lập phân quyền cho từng nhân viên, mọi hình thức chỉnh sửa đơn hàng, sửa món đổi món đều phải có xác nhận của cấp quản lý trở lên.
Hãy trở thành một người chủ quán có tâm và có tầm khi lựa chọn và sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Chấm dứt tình trạng trả phí cho những sự “miễn phí”, sự hỗ trợ của phần mềm có thể giúp công việc kinh doanh thuận lợi, chủ quán quản lý khoa học tiết kiệm hơn, nhưng điều đó chỉ đúng khi bạn lựa chọn đúng phần mềm, sử dụng đúng cách.
|
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn MISA CukCuk miễn phí
|
IV. Lời kết
Như vậy, quản lý quán thủ công không phải là phương thức quản lý tối ưu vì có thể bị mất những chi phí khác, gian lận và thất thoát. Sử dụng các phần mềm, app quản lý bán hàng hỗ trợ công tác quản lý, bán hàng sẽ giúp các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Đăng ký nhận tin từ MISA CukCuk để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh, tin thị trường ngành F&B bổ ích!
