Để có thể giành thị phần trong thị trường kinh doanh quán hát Karaoke thì mô hình của chủ đầu tư phải là con cá mập khoẻ mạnh và săn mồi giỏi nhất. Phần mềm quản lý quán Karaoke sẽ là một vũ khí lợi hại để anh chị chủ kinh doanh mạnh mẽ hơn. Cùng review phần mềm quản lý quán hát chuyên nghiệp đơn giản, dễ dùng và chi phí hợp lý nhất qua bài viết sau.
1. TOP 8 phần mềm quản lý quán karaoke tốt nhất hiện nay
1.1. Phần mềm tính tiền quán hát MISA CukCuk
MISA CukCuk là phần mềm quản lý quán Karaoke được phát triển với đầy đủ các tính năng đáp ứng tất cả các nghiệp vụ vận hành tại quán hát. Khi sử dụng, bạn có thể dễ dàng kiểm soát, nắm bắt cũng như quản lý mọi thông tin, tình hình hoạt động đang diễn ra tại quán chi tiết và hiệu quả nhất.
Ngoài ra, MISA CukCuk có những tính năng nổi bật riêng biệt phù hợp với đặc thù kinh doanh dịch vụ Karaoke như sau:
Ghi nhận doanh số trong khung giờ hát đặc biệt
Ở các mô hình Karaoke, khách hàng thường có xu hướng sử dụng dịch vụ ở các khung giờ đặc biệt (bắt đầu từ sau giờ ăn trưa và kết thúc sau 12:00 đêm). Tính năng ghi nhận doanh số trong khung giờ đặc biệt này của MISA CukCuk giúp chủ mô hình Karaoke có thể kết thúc ca làm việc ở bất kỳ thời điểm nào và tính doanh thu kết ca cho ngày hôm trước hoặc ngày hiện tại.
 |
 |
 |
Như vậy chủ mô hình Karaoke sẽ không phải phân vân trong việc tính doanh thu khung giờ đặc biệt này vào ngày nào và thời điểm kết ca là thời điểm nào nữa.
Tính năng này sẽ đặc biệt hữu ích cho các vị trí kế toán mô hình Karaoke trong việc tính toán doanh số theo ngày, cân đối ngân sách thưởng cho các kíp ca làm việc hiệu quả mà không bị sai lệch bản chất của sự việc.
Đăng ký khách hàng hội viên cho quán hát
Đối với mô hình Karaoke, số lần khách hàng sử dụng dịch vụ trong một năm có thể không nhiều. Tuy nhiên khi áp dụng chương trình khách hàng hội viên và có phương pháp chăm sóc phù hợp, chủ mô hình F&B hoàn toàn có thể gia tăng tần suất quay trở lại của nhóm khách hàng này.
Dưới đây là bảng so sánh thói quen chi tiêu của khách hàng vãng lai và khách hàng hội viên. Qua đó thấy rằng, nếu bạn chăm sóc khách hàng hội viên thì cơ hội x2, x3 doanh và tiết kiệm chi phí hơn.
| Khách hàng vãng lai | Khách hàng hội viên |
| Cân nhắc ngay cả khi có khuyến mại | Dễ dàng chi tiêu nhiều hơn khi biết có khuyến mãi |
| Không quay lại sử dụng dịch vụ nếu không thuận tiện | Tỉ lệ quay trở lại sử dụng dịch vụ cao hơn |
| Không giới thiệu với bạn bè và người thân | Dễ dàng giới thiệu với bạn bè và người thân |
| Lựa chọn dịch vụ kỹ càng, cảnh giác với các dịch vụ chưa từng có trải nghiệm | Dễ dàng trải nghiệm các dịch vụ mới, sẵn sàng chi nhiều tiền hơn |
| Sẵn sàng lựa chọn các mô hình khác ở gần địa điểm hiện tại hơn | Dù quãng đường di chuyển không thuận lợi vẫn sẵn sàng lựa chọn dịch vụ tin tưởng |
Trên phần mềm quản lý karaoke MISA CukCuk, bạn dễ dàng tạo danh sách khách hàng và lọc nhóm để có kịch bản chăm sóc phù hợp:
>> Tham khảo ngay: Sản phẩm CukCuk Lomas – Giải pháp chăm sóc & khai thác khách hàng hội viên
Chăm sóc khách hàng hội viên
Khi khách hàng đã tin tưởng để lại thông tin và trở thành khách hàng hội viên. Sử dụng MISA CukCuk, bạn dễ dàng tạo các chương trình nâng hạng thẻ, ưu đãi nhiều hơn, hoặc các chương trình gợi nhắc sinh nhật hay các dịp lễ tết sẽ thúc đẩy khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ nhiều hơn.
|
Ví dụ: Khách hàng hội viên để lại thông tin là sinh nhật tháng 4. Mô hình Karaoke có thể cung cấp một chương trình khuyến mãi 20% mừng sinh nhật kèm theo trang trí bóng bay và tặng kèm bánh sinh nhật cho các khách hàng trong tháng này. Sau đó nhân viên của quán Karaoke có thể gửi các kịch bản tự động đến với nhóm khách hàng sinh nhật trong tháng 4 để gợi ý họ tổ chức sinh nhật tại quán. |
>> TỰ TẠO CÁC KỊCH BẢN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG QUÁN KARAOKE <<
Tất cả các dịch vụ chăm sóc khách hàng trên có thể được thực hiện tự động và nhanh chóng bằng việc xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng và gửi tới khách hàng qua các kênh Facebook hay Zalo chỉ với các thao tác cài đặt trên phần mềm CukCuk.
Tham khảo: Các kịch bản chăm sóc khách hàng có tại CukCuk Lomas
1.2. Phần mềm KiotViet
Phần mềm quản lý quán karaoke KiotViet là một công cụ hữu ích giúp các chủ quán karaoke quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này:
- Tính toán chính xác thời gian khách hàng sử dụng phòng hát, từ đó tính tiền một cách minh bạch và chính xác.
- Cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng phòng, phòng trống, và thời gian sử dụng, giúp chủ quán dễ dàng kiểm soát và sắp xếp phòng.
- Quản lý tồn kho các mặt hàng như bia, nước ngọt, giúp ngăn chặn thất thoát.
- Hệ thống thu ngân của KiotViet giúp tính tiền nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót trong quá trình thanh toán.
1.3. Phần mềm quản lý quán karaoke POS365
POS365 là một phần mềm quản lý quán hát với nhiều tính năng đặc biệt giúp bạn theo dõi và quản lý mọi hoạt động kinh doanh, ví dụ như:
- Ghi nhận các giao dịch thu chi và quản lý việc nhập hàng vào quán karaoke để nắm bắt kịp thời tình hình tài chính và nguồn cung cấp hàng hóa.
- Quản lý kho vật tư để kiểm soát số lượng và lưu trữ thông tin về các vật phẩm sử dụng trong quán.
- Tính tiền cho khách hàng dựa trên thời gian hát.
1.4. Phần mềm OXU tính tiền quán hát
Phần mềm này được phát triển bởi Công ty TNHH Thương Mại và Công Nghệ OXU Việt Nam với các tính năng chuyên biệt cho mô hình kinh doanh quán hát Karaoke. Với tiêu chí tối ưu cho phù hợp với các phòng hát tại Việt Nam, tiện lợi, đơn giản hóa thao tác cho người dùng.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán karaoke OXU bao gồm:
- Phân quyền theo tài khoản, theo nhóm tài khoản.
- Thiết lập sơ đồ phòng hát theo khu vực.
- Lưu lại thông tin của các khách hàng đã từng hát tại quán.
- Hệ thống báo cáo doanh thu, lợi nhuận Báo cáo đặt phòng, nhận phòng, trả phòng…
1.5. Phần mềm VZSoft
Phần mềm quản lý quán karaoke VZSoft hoàn toàn miễn phí và được rất nhiều chủ quán hát sử dụng. Các thao tác chuyển phòng, gộp phòng hay tách phòng,… thực hiện đơn giản và nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm còn có chức năng tính toán tính tiền giảm giá toàn bill, từng sản phẩm,…
1.6. Phần mềm quản lý karaoke SUMI
Phần mềm bán hàng quán karaoke SUMI được phát triển bởi Công ty TNHH TM và phát triển công nghệ phần mềm TCSOFT giúp bạn theo dõi mọi hoạt động kinh doanh của quán hát dù đang ở đâu.
Các tính năng nổi bật như setup đơn giá cho phòng hát theo từng khung giờ, tính giờ hát tự động, quản lý các phiếu thu – chi hóa đơn,… một cách chính xác và khoa học.
1.7. Phần mềm tính tiền quán hát POSAPP
Phần mềm quản lý karaoke PosApp sẽ giúp bạn quản lý tình trạng phòng hát, theo dõi được hoạt động xuất bill, quản lý xuất nhập kho cùng hoạt động thu chi,… Một số tính năng nổi bật của phần mềm:
- Tính tiền sử dụng cho từng nhóm khách hàng, từng khung giờ, từng ngày khác nhau.
- Quản lý phòng đã được đặt trước, quản lý phòng trống và sắp xếp phòng.
- Tính những khoản phụ thu hoặc phí dịch vụ.
- Phân loại giá từng phòng và xếp khách vào những phòng phù hợp theo yêu cầu.
- Có thể tính tiền quán hát theo block làm tròn, tránh gặp sai sót hoặc nhầm lẫn.
1.8. Phần mềm quản lý quán karaoke TUKI KARA
Tuki Kara là phần mềm quản lý bán hàng karaoke mua vĩnh viễn. Với giao diện đơn giản, chỉ cần mất 15 phút là bạn có thể cài đặt sử dụng phần mềm để quản lý được quán karaoke của mình một cách chuyên nghiệp nhất.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm:
- Quản lý theo khu vực với đơn giá phòng/bàn khác nhau
- Xem trạng thái bàn, phòng trực quan
- Thao tác đơn giản dễ sử dụng
- Quản lý doanh thu theo ngày, theo ca, theo nhân viên, in báo cáo doanh thu, báo cáo kết ca
2. Tính năng phần mềm quản lý quán karaoke
Để có thể triển khai vận hành tốt cho mô hình Karaoke, MISA CukCuk sẽ liệt kê các tính năng quan trọng nhất, đáp ứng mọi hoạt động vận hành. Khi tìm mua, bạn nên dựa vào những tính năng này để lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp nhất.
2.1. Tính năng thiết lập phòng VIP, bàn VIP cho mô hình Karaoke
Đặc điểm chung của mô hình Karaoke là có phân chia khu vực với giá bán theo từng khu vực khác nhau.
Ví dụ, quán Karaoke có 3 tầng thì có thể setup trên phần mềm tầng 3 là khu vực VIP có giá thành theo giờ cao hơn. Khi có khách hàng đặt phòng dễ dàng quản lý hơn.
>TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNG THIẾT LẬP BÀN/PHÒNG TRÊN PHẦN MỀM QUÁN HÁT<
Phần mềm quản lý quán hát Karaoke cần phải thiết lập giá phòng, giá bàn đối với các khu vực VIP để bước thanh toán diễn ra nhanh chóng và chính xác. Tránh tình trạng nhân viên phải tự tính toán, sửa lại hoá đơn của khách hàng tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.
Không chỉ có vậy, tính năng này cũng sẽ hỗ trợ quản lý doanh số tốt hơn. Hạn chế tối đa việc sửa chữa hoá đơn hoặc không ghi nhận chính xác doanh số trên phần mềm cũng như xảy ra những tình huống gian lận không đáng có.
2.2. Tính năng quản lý đặt phòng, đặt bàn cho mô hình Karaoke
Một trong những tính năng không thể thiếu trong việc quản lý mô hình quán hát chính là tính năng quản lý đặt phòng, đặt bàn.
Khoảng thời gian khách trải nghiệm dịch vụ chỉ diễn ra từ sau 12:00 trưa đến đêm muộn. Vì thế khách hàng thường đến dồn dập vào khung thời gian này.
Để khách hàng có được trải nghiệm tốt nhất, tính năng đặt phòng là vô cùng quan trọng. Kể cả với khách không đặt được phòng, xử lý từ chối nhanh chóng, chính xác sẽ giúp tạo ra ấn tượng tốt trong mắt khách hàng.
Song song bên cạnh các tính năng quản lý tính tiền theo giờ, quản lý tính tiền theo khu vực bắt buộc cần phải có. Để có thể tối ưu dịch vụ và trải nghiệm khách hàng, chủ mô hình Karaoke cần phải áp dụng nhiều tính năng ưu việt hơn, mang lại cho khách hàng sự chăm sóc chu đáo và ân cần hơn.
Quản lý đặt phòng hát karaoke khoa học với MISA CukCuk ngay hôm nay
2.3. Tính năng tính tiền hát theo thời gian sử dụng dịch vụ tại quán Karaoke
Đây là tính năng giúp hoạt động tính tiền diễn ra nhanh chóng hơn. Để triển khai được tính năng này, phần mềm quản lý quán Karaoke cần phải hỗ trợ được chủ mô hình khai báo danh sách các loại hình dịch vụ tính tiền theo thời gian trên phần mềm, ví dụ như:
- Giờ hát
- Giờ tiếp viên phục vụ
Khi đã khai báo hoàn chỉnh, bộ phận thu ngân chỉ cần căn cứ trên giờ sử dụng dịch vụ thực tế của quán Karaoke là có thể tính tiền chính xác 100% cho khách hàng.
Tính năng tính tiền theo giờ cần phải hoạt động đồng thời cùng tính năng tính tiền theo khu vực để đảm bảo tính được tiền dịch vụ chính xác cho khách hàng. Hạn chế thấp nhất tình trạng tẩy xóa, in lại hoá đơn gây ra cảm giác khó chịu, nghi ngờ từ phía khách hàng.
2.4. Tính năng quản lý kho
Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ giải trí, cả hai mô hình Karaoke đều gia tăng doanh số bằng cách dịch vụ ăn uống bán kèm. Chính vì thế, tính năng quản lý kho nguyên vật liệu cần có để bạn đánh giá chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận thu về từ các hoạt động kinh doanh này.
Các tính năng quản lý tồn kho cần phải có trên một phần mềm dành cho mô hình quán hát Karaoke bao gồm:
a. Khai báo danh mục kho
Tính năng này giúp hệ thống các loại kho khác nhau phục vụ cho hoạt động kiểm kê thực tế. Cụ thể kho đồ uống có cồn, kho đồ uống không cồn, kho đồ snack/đồ khô, kho hoa quả tươi kho nguyên liệu bán thành phẩm (mì, trứng, xích xích v.v…)
b. Nhập kho đầu kỳ, nhập kho
Tính năng nhập kho đầu kỳ giúp chủ mô hình đồng bộ dữ liệu tồn kho thực tế trước khi sử dụng phần mềm với hệ thống. Tính năng nhập kho giúp chủ mô hình nhập liệu các hoạt động nhập kho từ nhà cung cấp hoặc từ kho của chi nhánh khác chuyển sang.
Ví dụ mô hình Karaoke có 2 chi nhánh, để tối ưu tồn kho, nhân viên thường vận chuyển rượu đắt tiền từ chi nhánh A sang chi nhánh B. Tính năng này giúp ghi nhận trên hệ thống nhanh chóng và thông suốt.
Nếu bạn đang có chuỗi quán Karaoke (từ 2 cơ sở trở lên) trải nghiệm ngay tính năng TẠI ĐÂY!
c. Xuất kho
Tính năng này giúp ghi nhận các hoạt động xuất kho dùng để phục vụ mục đích bán hàng, chế biến nguyên liệu bán thành phẩm (dùng để chế biến nguyên liệu cho các món ăn khác)
Trong quán Karaoke có phục vụ rượu mix hoa quả cần phải pha sẵn 02 loại rượu vào với nhau và lưu kho trước khi khách order để đem ra phục vụ.
Ngoài ra tính năng này cũng áp dụng cho nghiệp vụ xuất kho chuyển hàng hóa sang kho khác hoặc huỷ nguyên vật liệu. Áp dụng cho các sản phẩm bị quá date hoặc hoa quả tươi hư hỏng, không thể phục vụ khách được nữa.
d. Kiểm kê kho
Tính năng này giúp so sánh tồn kho trên phần mềm với tồn kho thực tế. Trong quá trình hoạt động không thể tránh khỏi tình trạng các nguyên vật liệu sẽ có chênh lệch thực tế ít/nhiều so với phần mềm (do cách thức pha chế, các loại dụng cụ đo thể tích dùng cho pha chế không chính xác).
Vì thế hoạt động kiểm kê kho cần diễn ra thường xuyên, trong trường hợp phát hiện chênh lệch lớn hơn mức cho phép. Bạn có thể đặt câu hỏi cho nhân sự kho hoặc nhân sự quản lý.
e. Theo dõi tình hình nhập/xuất/tồn kho:
Tính năng giúp chủ mô hình Karaoke, Bida kiểm tra tình hình kho thực tế so với kho trên phần mềm bất kỳ lúc nào để hạn chế thấp nhất tình trạng thất thoát.
Trong quá trình hoạt động nhân sự quán Karaoke có thể gian lận bằng nhiều cách chẳng hạn như: khách hàng gọi rượu đắt tiền, nhân sự quán Karaoke có thể mua rượu ở ngoài để tuồn vào phục vụ, hưởng chênh lệch.
Việc kiểm tra tồn kho mà thấy số liệu tồn kho nhiều hơn thực tế, chưa hẳn là chủ mô hình đã được lợi. Rất có thể chủ mô hình đã mất đi rất nhiều doanh số do hình thức gian lận trên.
2.5. Tính năng quản lý thực đơn
Căn cứ theo tình hình tồn kho thực tế, vị trí quản lý có thể thay đổi thực đơn, báo hết hàng hoặc thay đổi giá trên thực đơn bất kỳ khi nào.
Ví dụ, quán Karaoke của bạn đang nhập rượu Chivas 12 với giá 900.000đ/chai, nhưng ở thời điểm hiện tại giá nhập Chivas 12 đang là 950.000đ/chai. Do đó quán Karaoke phải nâng giá bán lên 1.300.000đ/chai để có lợi nhuận. Thao tác điều chỉnh giá thực đơn dễ dàng trên phần mềm quản lý quán hát, nhân viên phục vụ sẽ theo đó để báo cho khách hàng.
2.6. Tính năng quản lý nhân viên
Trong quán hát Karaoke sẽ có các vị trí như nhân viên quản lý, nhân viên lễ tân, nhân viên order/chạy bàn, đầu bếp/nhân viên pha chế, nhân viên thu ngân.
Tính năng quản lý nhân viên sẽ giúp chủ mô hình Karaoke thu thập thông tin về nhân sự, phân quyền vai trò trên hệ thống của nhân sự để tránh tình trạng nhân sự có nhiều quyền thao tác trên hệ thống hơn nhiệm vụ của mình. Có thể dẫn tới việc không kiểm soát được thao tác với dữ liệu trên hệ thống.
Cụ thể, chỉ có nhân sự thu ngân hoặc nhân sự quản lý được quyền sửa đổi thông tin trên bill tạm tính trước khi in bill thanh toán chính thức, các nhân sự order/chạy bàn, lễ tân không được thực hiện tính năng này.
Đọc thêm: Mẫu nội quy nhân viên quán karaoke chuyên nghiệp, dễ áp dụng
| PHÂN QUYỀN NHÂN VIÊN CHẶT CHẼ HẠN CHẾ GIAN LẬN TRONG QUÁN HÁT |
2.7. Tính năng tra cứu nhật ký truy cập phần mềm
Tính năng này cho phép chủ mô hình karaoke theo dõi các truy cập vào hệ thống xem truy cập này thực hiện những hành vi gì, những thay đổi này đã được cho phép hay chưa.
Trong trường hợp bạn nghi ngờ về sự thay đổi này có thể đối chất trực tiếp với nhân sự thực hiện thay đổi để tìm hiểu lý do cho hành động đó là gì.
Ví dụ, nhân sự quản lý thay đổi giá bán khu vực VIP thành khu vực thường khiến cho doanh số khu vực VIP trong ngày 07/04/2024 bị ảnh hưởng. Bạn có thể cầu nhân sự quản lý giải trình lý do. DÙNG THỬ NGAY!
2.8. Tính năng quản lý doanh thu
Tính năng quản lý doanh thu giúp chủ mô hình Karaoke theo dõi được tình hình bán hàng theo dữ liệu thời gian thực, tình hình bán hàng trong từng giai đoạn, tình hình mua hàng, tình hình tồn kho trên phần mềm.
Lưu ý:
- Tồn kho trên phần mềm có thể khác so với tồn kho thực tế, bạn cần phải kiểm tra cả tồn kho thực tế để phát hiện sai sót và điều chỉnh)
- Theo dõi tình hình công nợ, theo dõi dòng tiền mặt và dòng tiền gửi, theo dõi tình hình lợi nhuận (chưa trừ đi các khoản chi phí quyết toán vào cuối kỳ như chi phí nhân sự hay chi phí trên bài toán kinh doanh như chi phí khấu hao v.v…)
2.9. Tính năng quản lý từ xa trên điện thoại
Không phải lúc nào chủ mô hình Karaoke cũng có thể ở điểm bán để quản lý hoạt động kinh doanh. Chính vì thế tính năng quản lý từ xa trên điện thoại có thể cung cấp cho chủ mô hình Karaoke một vài thao tác tra cứu và thay đổi quan trọng để ra quyết định kinh doanh nhanh chóng hơn.
Các tính năng quản lý từ xa trên điện thoại cần phải theo dõi được doanh thu, quản lý và thay đổi thực đơn, quản lý và thay đổi đặt chỗ v.v…
Phần mềm quản lý quán Karaoke MISA CukCuk tương thích với iPhone, iPad, điện thoại thông minh Android hoặc máy tính bảng, tải về máy và trải nghiệm ngay.
| Ứng dụng quản lý MISA CukCuk cho hệ điều hành iOS |  |
| Ứng dụng quản lý MISA CukCuk cho hệ điều hành Androi |  |
2.10. Sử dụng mượt mà trên mọi thiết bị
Điều quan trọng nhất của việc triển khai phần mềm quản lý quán Karaoke là hạn chế thấp nhất tình trạng gặp khó khăn khi áp dụng trong thời gian đầu vận hành. Ngoài ra phần mềm phải tối ưu trên nhiều thiết bị giúp tiết kiệm chi phí cho chủ mô hình.
3. Tạm kết
Hy vong với những chia sẻ trên đây, bạn đã cái nhìn tổng quan hơn về các loại phần mềm trên thị trường, đặc biệt là hiểu thêm phần mềm có thể hỗ trợ hoạt động vận hành của mình hiệu quả hơn thế nào.
Với kinh nghiệm triển khai cho hơn 50,000 nhà hàng, quán ăn, quán cafe, từ mô hình đơn chuỗi, lớn nhỏ tại 25 quốc gia trên thế giới, MISA CukCuk cũng mong muốn mình có thể đồng hành cùng bạn trong quá trình kinh doanh như một người “trợ thủ số” đắc lực. MISA CukCuk sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ. Chúc bạn kinh doanh thành công!
