Quy mô nhà hàng, quán ăn, quán cafe của anh/chị ngày một mở rộng, số lượng khách ổn định và ngày càng được nhiều người biết đến. Do đó đặt ra bài toán về việc chia ca làm việc của nhân viên và quản lý sao cho hợp lý. Tham khảo bài viết dưới đây để tìm ra phương án phù hợp với nhu cầu quản lý của anh/chị.

I. Tại sao nhà hàng, quán ăn, quán cafe cần chia ca làm việc cho nhân viên? 

Việc chia ca làm việc cho nhân viên trong nhà hàng, quán ăn, quán cafe là một phần quan trọng trong quản lý hoạt động kinh doanh:

• Đảm bảo hoạt động phục vụ khách hàng liên tục: Dịch vụ kinh doanh ăn uống thường mở cửa cả ngày đến muộn, cần đến sự phục vụ của nhân viên liên tục. Chia ca giúp đảm bảo rằng có đủ nhân viên trong thời gian hàng quán mở cửa, hạn chế tình trạng quá tải hoặc thiếu nhân viên.
• Quản lý thời gian làm việc: Chia ca giúp nhà hàng, quán cafe quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có thời gian nghỉ giữa các ca, tránh làm việc quá mệt mỏi, đảm bảo sức khỏe.
• Đảm bảo hiệu suất làm việc: Chia ca có thể giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi nhân viên biết rõ lịch làm việc của mình có thể chủ động, cân đối thời gian làm việc.
• Phân bổ công việc: Chia ca phù hợp với số lượng khách hàng dự kiến trong ca làm việc đảm bảo có đủ nhân viên để phục vụ khách hàng, nâng cao trải nghiệm.
• Quản lý chi phí: Chia ca linh hoạt giúp anh/chị quản lý chi phí một cách hiệu quả. Thay vì phải thuê nhiều nhân viên làm việc cùng một lúc thì sẽ tối ưu số lượng nhân viên trong từng ca làm việc.

Như vậy, chia ca làm việc giúp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, cải thiện quá trình phục vụ khách hàng và giữ chân nhân viên hiệu quả.

II. Hướng dẫn chi tiết cách chia ca làm việc phổ biến trong nhà hàng, quán ăn, quán cafe 

Chia ca làm việc trong nhà hàng, quán ăn, quán cafe phải được thực hiện phù hợp để đảm bảo rằng anh/chị có đủ nhân viên trong mỗi ca làm việc, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách chia ca làm việc phổ biến dưới đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu làm việc

Dựa trên lưu lượng khách hàng dự kiến, loại hình phục vụ của nhà hàng, yêu cầu công việc cụ thể trong nhà hàng, quán ăn, quán cafe của bạn.

Bước 2: Xây dựng lịch làm việc

Lập lịch làm việc hàng tuần/hàng tháng để xác định ca làm việc. Lịch này nên chia các ca sáng, chiều, tối các ngày trong tuần và ca cuối tuần.

Xác định số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi ca dựa trên nhu cầu và hiệu suất của nhân viên. Hãy xem xét các yếu tố như kinh nghiệm, kỹ năng và vai trò công việc.

Bước 3: Sử dụng các phương pháp chia ca làm việc

Có nhiều cách để chia ca làm việc, dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

• Chia ca theo nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ có một ca làm việc cố định theo thời gian trong ngày hoặc trong tuần
• Chia ca theo lượt: Nhân viên lấy lượt làm việc theo sự chọn lựa của họ dựa trên một lịch có sẵn. Điều này cung cấp sự linh hoạt cho nhân viên, nhưng cần sự quản lý cẩn thận để đảm bảo đủ nhân viên trong mỗi ca.
• Kết hợp cả hai phương pháp trên để tối ưu hóa sự linh hoạt và đảm bảo đủ nhân viên trong mỗi ca.

Dưới đây cách chia ca phổ biến của nhiều nhà hàng, quán ăn, quán cafe:

Bước 4: Xem xét các yếu tố khác

Các yếu tố như thời tiết, sự kiện đặc biệt, lễ, tết có thể tác động đến số lượng khách… và cần dựa vào đó để điều chỉnh ca làm việc phù hợp.

Chú ý, cần đảm bảo thời gian nghỉ cho nhân viên giữa các ca làm việc để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi và tái nạp năng lượng.

Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh

Theo dõi hiệu suất làm việc và lưu lượng khách hàng để điều chỉnh lịch làm việc khi cần thiết

Lưu ý: Chia ca làm việc cho nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe phụ thuộc vào tình hình kinh doanh và có thể thay đổi theo thời gian. Anh/chị cần linh hoạt trong việc thực hiện lịch làm việc để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và nhân viên hài lòng, gắn bó lâu dài. 

* Tham khảo mẫu chia ca làm việc của nhân viên quán cafe theo tuần

Dưới đây là một bảng mẫu đăng ký lịch làm việc của nhân viên quán cà phê theo tuần. Nhân viên có trách nhiệm hoàn thành bảng mẫu này trước Chủ nhật hàng tuần. Quản lý sẽ thu thập bảng đăng ký này và phân phối ca làm sao cho phù hợp với tình hình thực tế:

III. Bí quyết quản lý ca làm việc của nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe hiệu quả

Quản lý ca làm việc của nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe là nghiệp vụ quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Dưới đây là một số bí quyết để quản lý ca làm việc của nhân viên hiệu quả:

• Lập kế hoạch lịch làm việc trước

Lập kế hoạch lịch làm việc ít nhất một tuần trước, ưu tiên xác định ca làm việc cho các sự kiện đặc biệt, ngày lễ tết… – những thời điểm cao điểm. Xem xét lịch làm việc của nhân viên để đảm bảo có đủ nhân viên trong từng ca.

• Áp dụng các giải pháp công nghệ vào quản lý ca làm của nhân viên

Anh/chị hiện đang quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe như thế nào? Chấm công, tính lương thủ công theo lịch làm, ngày công hay sử dụng excel? Làm thế nào để biết được nhân viên có đi làm đúng ca hay không?

Một trong những giải pháp phổ biến nhất được phần đông chủ kinh doanh F&B lựa chọn là sử dụng phần mềm quản lý để quản lý, phân quyền, chia ca làm việc của nhân viên nhà hàng, quán ăn, quán cafe…

Trong đó, phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe MISA CukCuk do Công ty Cổ phần MISA phát triển giúp anh chị phân quyền cho nhân viên, thiết lập danh sách ca làm việc để nhân viên có thể chọn đúng ca của mình sau khi nhận bàn giao đầu ca làm việc.

Anh/chị có thể theo dõi được số tiền đầu ca, thu trong ca, số tiền bàn giao cuối ca, số bàn/khách hàng nhân viên phục vụ trong ca… trên báo cáo tình hình kinh doanh của MISA CukCuk. Từ đó nắm được năng suất làm việc của nhân viên để có những chế độ đãi ngộ phù hợp, gia tăng sự gắn bó của nhân viên với hàng quán.

• Lắng nghe nhân viên

Lắng nghe ý kiến và phản hồi của nhân viên về lịch làm việc. Điều này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của họ. Hãy cân nhắc thay đổi lịch làm việc khi có yêu cầu hợp lý từ nhân viên, tạo sự linh hoạt trong quá trình quản lý ca làm việc.

• Theo dõi và đánh giá

Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trong từng ca làm việc và đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy tắc của nhà hàng, quán ăn, quán cafe.

Chia ca làm việc và quản lý nhân viên là nghiệp vụ quản lý quan trọng khi kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cafe. Không chỉ đảm bảo quy trình phục vụ chuyên nghiệp mà còn tạo điều kiện để nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Chia ca sao cho phù hợp đòi hỏi sự linh hoạt theo tình hình kinh doanh. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp anh/chị sắp xếp ca làm khoa học cho nhân viên của mình.