Theo thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ tài chính, từ ngày 1/7/2022, áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho các mô hình nhà hàng, quán ăn, quán café. Điều này khiến không ít chủ quán băn khoăn, nếu quán chưa có máy tính tiền thì nên lựa chọn loại thiết bị, phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Trong bài viết dưới đây, MISA CukCuk sẽ chỉ ra giúp bạn những chức năng cơ bản cần có và kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử.
1. Chức năng cần có của phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử
1.1. Tính năng quản lý vận hành
Đối với một mô hình kinh doanh nhà hàng, quán café các nghiệp vụ cơ bản bảo gồm phần bán hàng và quản lý.
Mặt bằng chung các phần mềm quản lý nhà hàng trên thị trường đều đáp ứng tốt hoạt động bán hàng, với chức năng gọi món, tính tiền. Tuy nhiên, vẫn tồn tại điểm yếu ở khâu quản lý chi tiết về doanh thu, nguyên vật liệu. Chỉ có 1 số ít phần mềm trọn gói cả tính năng quản lý khách hàng.
a. Hoạt động bán hàng
Trong các hoạt động bán hàng, phần mềm cần hỗ trợ được hoạt động:
- Gọi món: Yêu cầu về giao diện rõ ràng, dễ thao tác.
Dù là nhân viên hay chủ quán cũng có thể dễ dàng thao tác trên phần mềm nhanh chóng. Đối với hoạt động gọi món cần có thêm các tính năng ghi chú theo sở thích để chuyển đến bộ phận bếp bar không bị nhầm lẫn, sai sót.
Thực đơn cũng cần bố trí rõ ràng, theo món lẻ, theo các combo, theo set để nhân viên có thể nhanh chóng tư vấn cũng như ghi order cho khách hàng. Bên cạnh đó việc ghi nhận điều chỉnh, thêm bớt món cũng cần được thực hiện chuẩn xác, đúng giờ để đảm bảo tiến độ món ăn ra cho khách hàng.
- Tính tiền, in hóa đơn: Phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử cần thực hiện thanh toán đúng, ghi nhận được giảm trừ cho các trường hợp áp dụng hóa đơn bán hàng, thanh toán được với nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ ATM, thẻ VISA, Master hoặc các phương thức thanh toán thông qua ví điện tử…
b. Hoạt động quản lý
Đối với hoạt động quản lý, nghiệp vụ cơ bản bao gồm
- Quản lý doanh thu: Tổng hợp doanh thu theo ngày, tháng, năm. Doanh thu theo từng loại mặt hàng, mặt hàng bán chạy, khung giờ cao điểm trong tuần.
- Quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu: Tổng hợp hoạt động xuất, nhập, tồn của nguyên vật liệu. Hệ thống cũng cần thiết lập chế độ cảnh báo hạn dùng, số lượng tồn kho tối thiểu để chủ quán có thể nhập hàng hoặc có hoạt động điều chỉnh kho quỹ kịp thời tránh lãng phí, tồn đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động vận hành chung.
- Quản lý khách hàng: Đây được xem là một trong những tính năng chỉ có 1 số ít phần mềm trên thị trường có thể đáp ứng được. Một phần do quan niệm trước đây, các mô hình kinh doanh vừa, nhỏ thì không cần quản lý dữ liệu khách hàng, một phần do việc tích hợp thêm tính năng quản lý khách hàng nếu không được xử lý tối ưu, phần mềm quản lý nhà hàng chung cũng sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến tình trạng đơ, chậm khi sử dụng.
Tuy nhiên, các mô hình kinh doanh F&B hiện nay đang dần chú trọng đến hoạt động duy trì vận hành. Coi khách hàng là trung tâm, hướng đi bền vững là thấu hiểu, chăm sóc khách hàng đúng cách, cũng nhờ đó mà mô hình ngày càng phát triển mà chi phí marketing, quảng cáo không cần tốn quá nhiều.
Để có thể thực hiện được điều đó, bạn cần lưu trữ thông tin và quản lý khách hàng khoa học như lưu lại lịch sử chi tiêu, sinh nhật, số điện thoại… để có những chính sách áp dụng cá nhân hóa với khách hàng.
1.2. Tính năng xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền
Đối với phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử bước thực hiện xuất hóa đơn cần được thiết kế đơn giản, tinh gọn để khách hàng không mất quá nhiều thời gian chờ đợi ghi nhận thông tin.
Bên cạnh đó, các bộ phận liên quan nhận dữ liệu cũng hoàn toàn có thể tự xử lý trơn tru, không bị gián đoạn. Hạn chế được nhược điểm của việc xuất hóa đơn giấy trước kia đồng thời cũng khiến cho nhà hàng, quán ăn kinh doanh đúng luật, uy tín hơn trên thị trường.
Điểm quan trọng hơn là việc kết nối với đơn vị phát hành hóa đơn điện tử cũng cần là đơn vị phát hành uy tín trên thị trường. Các bước kết nối diễn ra đơn giản.
Đối với trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, nhà hàng, quán ăn thay vì việc phải vào xuất từng hóa đơn nhỏ lẻ, phần mềm phải có hoạt động xuất hàng loạt hóa đơn bán hàng chuyển cho cơ quan thuế.
Mặt khác, phần mềm cũng cần xử lý được các nghiệp vụ thanh toán hóa đơn có áp dụng các chương trình khuyến mãi đồng thời, đảm bảo đúng quy trình, không sai phạm cũng sẽ rút gọn thời gian cho kế toán viên trong việc rà soát hóa đơn.
MISA CukCuk tặng bạn eBook “Những điều cần biết về xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền” để hiểu đúng, đủ về Xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền:
2. Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử
2.1. Hoạt động ổn định
Một trong những điều kiện bắt buộc là tính ổn định của phần mềm, hoàn toàn hoạt động tốt trong mọi tình huống, dù quán có vào khung giờ cao điểm cũng cần đảm bảo mọi thông tin được xuyên suốt giữa các bộ phận.
Đối với trường hợp quán bị mất kết nối mạng Internet, mọi đơn hàng đều phải được ghi nhận lại và đồng bộ trên hệ thống cho đến khi có kết nối trở lại. Các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cũng phải là đơn vị có khả năng cung cấp dịch vụ, hóa đơn đạt chuẩn của theo mẫu của cơ quan thuế đồng thời đảm bảo đúng quy chuẩn và kết nối với cơ quan thuế xét duyệt nhanh chóng.
2.2. Bảo mật thông tin
Một số phần mềm offline lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng, đến khi thiết bị gặp vấn đề như hỏng, mất trộm… dữ liệu không được sao lưu từ trước ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, mất thời gian cài đặt khôi phục từ đầu. Đặc biệt các thông tin của khách hàng trong quá trình kinh doanh cũng không giữ lại được. Bởi vậy, có rất nhiều trường hợp khách hàng vì những phần mềm giá rẻ, bán trọn gói mà quên mất cân nhắc thiệt hơn, đường dài sử dụng.
2.3. Đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải đáp vướng mắc
Tầm quan trọng của đội ngũ hỗ trợ trong quá trình vận hành. Từ việc kết nối, phát hành hóa đơn đến việc bổ sung, sửa đổi hóa đơn, điều chỉnh để gửi cơ quan thuế, nếu không có sự hỗ trợ của đội ngũ tư vấn, thời gian xử lý chậm trễ, hoặc đơn giản khi một trong hai bên đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng bị lỗi hoặc bên phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi, mất thời gian chờ đợi tận 2 nơi là cả một sự phiền phức và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
| DÙNG THỬ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ |
3. MISA CukCuk – Phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử
- Thuộc hệ sinh thái của MISA, liên kết sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, bởi vậy phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk có thể kết nối và khởi tạo hóa đơn điện tử vô cùng dễ dàng, thuận tiện. MISA meInvoice là một trong những đơn vị kinh doanh hóa đơn điện tử TOP 1 thị trường, đối tác vô cùng uy tín với 150.000 doanh nghiệp lớn nhỏ đang sử dụng như BIDV, VTC, Honda, ABBBANK, PETROLIMEX…
- Tự động đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận trong cùng một đơn vị để kế thừa thông tin, phát hành hóa đơn điện tử… Đảm bảo chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cổng Thông tin điện tử của Cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn.
- Tự động tổng hợp dữ liệu hóa đơn truyền nhận sang hệ thống CQT 24/7, không lo trễ hạn
- Tự động hạch toán nghiệp vụ mua/bán hàng và tổng hợp số liệu lên sổ sách, báo cáo
- Cảnh báo trên ứng dụng về số lượng hóa đơn chưa được phát hành
- Kế toán có thể chủ động đánh dấu hóa đơn phát hành hoặc tích chọn phát hành hóa đơn ngay khi bán hàng
- Hóa đơn điện tử được gửi qua mail cho thực khách đồng thời có sẵn mã tra cứu ngay trên bill bán hàng
- Với đội ngũ hỗ trợ hơn 100 tổng đài viên trực 24/7, mọi vướng mắc về hoạt động xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền, anh chị chỉ cần liên hệ với một đầu mối duy nhất thay vì lần lượt trao đổi, tìm kiếm với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
|
TRỌN BỘ GIẢI PHÁP BÁN HÀNG – HÓA ĐƠN CỦA MISA đáp ứng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền chuẩn TT78
|
4. Tạm kết
Hy vọng những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk sẽ phần nào giúp chủ nhà hàng, quán ăn, quán cafe có thể có cái nhìn tổng quan nhất về việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp hóa đơn điện tử. Mong rằng, phần mềm có thể hỗ trợ anh chị vận hành nhà hàng, quán ăn, quán cafe trơn tru, hiệu quả nhất. Chúc anh chị kinh doanh hồng phát!
