Hiểu về chi phí marketing quán cafe & cách dự trù các khoản phí liên quan

Ngày nay, để kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần chuẩn bị một số vốn đủ lớn để chi trả tất cả các khoản phí liên quan. Tuy việc mở quán cafe có lợi nhuận rất cao và thời gian hoàn vốn nhanh nhưng không có khoản phí marketing phù hợp sẽ khó đứng vững trên thị trường này. Vậy để quán cafe được nhiều khách hàng biết đến hơn, chi phí marketing quán cafe bao nhiêu là đủ? Ngoài phí marketing còn những khoản phí nào không? Cùng tham khảo rõ hơn qua bài viết này nhé.

1. Các khoản chi phí cần phải biết khi mở quán cafe

1.1. Chi phí mặt bằng

Khi kinh doanh, trước khi tìm hiểu đến chi phí marketing quán cafe, anh chị cần chuẩn bị một số vốn đủ lớn để tìm kiếm mặt bằng phù hợp. Tuy nhiên ngày nay quán cafe không chỉ xuất hiện ở những cung đường lớn mà còn xuất hiện trong những con hẻm nhỏ, vì thế giá thuê sẽ tùy thuộc vào hình thức quán cafe anh chị lựa chọn. 

Thông thường chi phí mặt bằng chiếm 30% lợi nhuận hàng tháng khi mở quán, giá thuê hiện nay tuỳ vào địa điểm sẽ dao động từ 10-30 triệu/tháng. Nơi sầm uất, giao thông thuận tiện, diện tích lớn giá sẽ càng cao, nếu ở những góc hẻm nhỏ, diện tích bé hoặc làm ngay tại nhà, chi phí này chỉ khoảng 0 – 7 triệu/tháng.

Để thuê mặt bằng dài hạn, anh chị nên chuẩn bị tài chính rơi vào tầm 25 – 60 triệu để đặt cọc trung bình từ 3-6 tháng.

1.2. Chi phí giấy tờ đăng ký kinh doanh & các khoản liên quan

Để việc kinh doanh quán cafe được thuận lợi và tránh các rắc rối về sau, anh chị cần tìm hiểu các thủ tục đăng ký kinh doanh, các giấy tờ chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, các loại thuế. Thông thường chi phí sẽ rơi vào từ 5-7 triệu và cần chuẩn bị càng sớm càng tốt.

1.3. Chi phí đầu tư quán cafe và nội thất

Để thu hút khách hàng và giảm thiểu chi phí marketing quán cafe, anh chị cần tập trung thiết kế không gian sao cho đồng nhất. Tuỳ vào phong cách quán sẽ được trang trí và bố trí nội thất sao cho phù hợp. Thông thường để thuê đơn vị thi công điện nước, sắp xếp bố cục chuyên nghiệp, decor quầy, biển hiệu… và sắm sửa nội thất rơi vào tầm 100 triệu.

Tuy nhiên, nếu anh chị không muốn tốn quá nhiều chi phí ở khâu này, có thể huy động các mối quan hệ xung quanh, tự trang trí quán cafe theo ý thích, biến tấu lại những món đồ đậc cũ hay sử dụng các phong cách bình dân…

1.4. Chi phí nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế

Một quán cafe duy trì hiệu quả cần phải chuẩn bị những thiết bị gia dụng chuyên dùng để pha chế, ngoài ra còn ly, cốc, dĩa, máy xay, máy tính, ống hút, khay… và nguyên liệu. Tuỳ vào xu hướng quán cafe anh chị đang hướng đến sẽ có những thiết bị hay nguyên liệu đặc thù riêng, từ đó có thể cắt giảm hoặc mua thêm

Chi phí sẽ rơi vào tầm:

• Máy pha cafe: 5-40 triệu
• Tủ lạnh: 7 – 40 triệu
• Máy xay đá/sinh tố:  2-5 triệu
• Máy order, máy tính tiền, két sắt: 5 – 12 triệu
• Ly, cốc, ống hút, khay, các dụng cụ linh tinh dùng để pha chế: 5 triệu
• Nguyên liệu đầu vào: 7-10 triệu

1.5. Chi phí khai trương

Có thể nói, khai trương ngày đầu tiên là một cột mốc rất quan trọng trong kinh doanh, vì thế, các anh chị chủ quán cần dự trù một khoản chi phí để mua sắm đồ trang trí, quà tặng phục vụ trong lễ khai trương, thiết kế phông nền, ánh sáng,… thậm chí là thuê ban nhạc hay múa lân đến để tạo tiếng vang và thu hút khách hàng. 

Cạnh đó, trong chi phí marketing quán cafe sẽ cần tính cả khoảng này để thuê các chuyên viên quay clip, chạy quảng cáo để mọi người biết đến nhiều hơn. Tuy nhiên, việc tốn quá nhiều tiền để khai trương quán cafe sẽ tuỳ thuộc vào sở thích các anh chị chủ mà làm rầm rộ hay khiêm tốn.

1.6. Chi phí nhân viên

Chi phí thuê nhân sự cũng là một khoản cần cân nhắc khi mở quán cafe. Để tiết kiệm hơn, anh chị có thể tự mình đảm đương một vài vị trí, dưới đây là mức lương trung bình của các chức vụ trong quán cafe.

• Quản lý: 9-12 triệu/tháng
• Nhân viên part time: 2-4 triệu/tháng
• Nhân viên full time: 5-8 triệu/tháng
• Bảo vệ, giữ xe: 5-7 triệu/tháng

1.7. Chi phí marketing quán cafe

Mặc dù chi phí marketing quán cafe chỉ là một phần trong tổng chi phí để xây dựng và vận hành nhưng để marketing thành công cần một bỏ ra rất nhiều công sức. Không chỉ để khách hàng biết đến thương hiệu nhiều hơn, marketing còn phải cạnh tranh với nhiều quán cafe khác trên thị trường.

a. Các cách marketing phổ biến

Có vài cách để quảng bá như:

• Chăm sóc khách hàng cũ: Việc này sẽ giúp tiết kiệm chi phí hơn so với tìm kiếm những khách hàng mới. Nếu khách hàng cũ cảm nhận được sự quan tâm và chân thành của quán, tỷ lệ quay lại và trở thành khách hàng trung thành rất cao. Anh chị có thể vận dụng các chương trình tích điểm, đổi quà, voucher giảm giá, đồ uống miễn phí… 

>> Tham khảo: Công cụ marketing chăm sóc khách hàng MISA LOMAS

• Sử dụng Marketing online: Trong thời buổi công nghệ phát triển, online là một trong những hình thức phổ biến và dễ dàng tiếp cận với người tiêu dùng hơn. Chỉ cần một content hay, những ý tưởng thú vị, bài viết tham khảo giá trị… sẽ giúp thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn. 

b. Phân tách các loại chi phí marketing

Để rõ ràng hơn về chi phí marketing quán cafe, các khoản chi sẽ dao động như sau:

• Chi phí in ấn, thiết kế, tờ rơi, biển hiệu…: 1-3 triệu
• Chi phí chạy quảng cáo trên các nền tảng: 5-10 triệu tuỳ vào độ phủ sóng
• Chi phí hợp tác với các Influencer, food blogger, review ngành F&B: 2-10 triệu tuỳ độ nhận diện
• Chi phí quay video, hợp tác với các trang mạng lớn như Foody, địa điểm ăn uống,…: 7-20 triệu 
• Chi phí liên kết quán cafe với các ứng dụng giao hàng: Tuỳ thuộc vào đối tác

Tuy nhiên, marketing có rất nhiều cách cũng như rất nhiều công cụ hỗ trợ. Nếu anh chị có kiến thức chuyên nghiệp về marketing, anh chị chủ quán có thể giảm bớt các khoản chi phí thừa không cần thiết, linh động tuỳ vào quán cafe.

1.8. Chi phí duy trì quán

Trong thời gian đầu, các anh chị chủ quán luôn cần một khoản tiền để giúp vận hành quán cafe một cách hiệu quả. Những chi phí này sẽ được sử dụng để chi trả tiền điện, nước, internet, phí mua bản quyền phần mềm quản lý, phí vệ sinh, phí ánh sáng, nhân viên, nguyên liệu đầu vào mỗi ngày… Thông thường các khoản phí này sẽ rơi vào tầm từ 15-20 triệu/tháng và tuỳ vào quy mô sẽ có mức chênh lệch khác nhau.

2. Tổng hợp 3 bước để lập bảng chi phí cụ thể khi kinh doanh quán cafe

2.1. Tạo danh sách

Dựa vào hình thức quán cafe, tệp khách hàng hướng tới sẽ có những quyết định về các khoản chi khi mở. Do đó, anh chị cần tìm hiểu rõ các vấn đề sau để có cho mình một bảng dự tính chi phí cụ thể:

• Hình thức kinh doanh quán cafe hướng vào đối tượng nào?
• Mặt bằng quán có diện tích lớn hay nhỏ, bao nhiêu một tháng là vừa đủ?
• Quán cafe cần chuẩn bị các trang thiết bị gì?
• Nội thất trong quán dự tính sẽ bao nhiêu bàn?
• Trong quán sẽ cần bao nhiêu nhân viên?

Tuỳ vào số vốn anh chị có mà sẽ có những quyết định chính xác hơn cho bản dự chi

2.2. Tìm hiểu các thông tin

Sau khi đã có một bảng danh sách cụ thể cho những thứ cần chuẩn bị, anh chị cần dành thời gian để đi khảo sát thị trường ngành cafe và tìm kiếm thêm thông tin. Trong quá trình tham khảo, anh chị cần xem xét mức giá khác nhau ở cùng một sản phẩm, hoặc có thể hỏi han chi phí marketing quán cafe ở nhiều người, từ đó sẽ có một cân nhắc cụ thể cho bài toán của mình.

2.3. Tính toán và cân bằng vốn

Sau quá trình lập kế hoạch và tham khảo các mức giá để mở một quán cafe, anh chị cần kiểm tra mức chi phí dự tính và thực tế chênh lệch nhau như thế nào rồi bắt đầu sắp xếp số tiền vào các mục trong danh sách. Sau đó cần kiểm tra các khoản phí và tính toán lại. Từ đó anh chị sẽ biết được để mở một quán cafe cần chuẩn bị số vốn bao nhiêu thì phù hợp.

>> Tham khảo: Công cụ tính điểm hòa vốn dành riêng cho quán cafe

Dưới đây là bảng chi phí mở quán cafe mô hình nhỏ anh chị có thể tham khảo:

3. Tạm kết

Có thể nói, để mở một nước hoàn thiện ngoài việc tìm hiểu chi phí marketing quán cafe hiệu quả còn rất nhiều chi phí khác cần phải được tính toán và tìm hiểu thật rõ ràng. Hy vọng qua bài viết này, anh chị chủ quán sẽ có cái nhìn rõ hơn về số vốn cần để xây dựng và vận hành quán cafe. Chúc anh chị chủ kinh doanh nhiều thuận lợi.