Trong quá trình cơ cấu tổ nhân sự trong nhà hàng, bạn đang băn khoăn không biết kế toán nhà hàng của mình cần phải đảm nhận những nhiệm vụ gì và tuyển dụng người như thế nào là đủ, sắp xếp nhân sư sao cho hợp lý. Ở bài viết dưới đây, MISA CUKCUK sẽ tổng hợp giúp anh chị những vị trí cần thiết trong bộ máy kế toán nhà hàng và chức năng cụ thể của họ để anh chị hình dung cụ thể hơn.
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kết toán nhà hàng
Trước khi tìm hiểu công việc và vai trò cụ thể của các vị trí kế toán nhà hàng, bạn cần có cái nhìn khái quát về sơ đồ cơ cấu tổ chức của nhà hàng nói riêng và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B nói chung. Cụ thể như sau:
Trên đây là sơ đồ bộ máy kế toán hoàn chỉnh với đầy đủ các bộ phận chức năng như kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán nội bộ… Tuy nhiên, đối với các nhà hàng, quán ăn, phần lớn bộ phận kế toán sẽ gồm 2-3 nhân sự thực hiện hoạt động kiêm nhiệm để đảm bảo tối ưu về nguồn lực. Thông thường, anh chị sẽ hay bắt gặp kế toán thuế, kế toán tổng hợp, có thể kèm theo kế toán nội bộ.
2. Chức năng chi tiết của từng vị trí kế toán nhà hàng
2.1. Kế toán nội bộ (Phụ trách tiếp phẩm)
Mô tả: là nhân viên phụ trách việc thu mua đầu vào, nhận số lượng dự báo của bếp trưởng (Ví dụ: số lượng người, thực đơn, giá thành…) và tiến hành mua hàng.
Đối với bếp trưởng: cần hoàn thiện bảng công thức định lượng nguyên vật liệu và giá gốc của món ăn theo từng loại hình như gọi món, buffet hoặc tiệc đặt trước., đảm bảo lượng nguyên vật liệu không được vượt quá định mức doanh thu bán ra. Đặc biệt cần đảm bảo nguyên liệu cung ứng đủ, kịp thời cho khách
Nhiệm vụ:
- Lập bảng kê chi tiết các loại hàng hóa khi mua đầu vào: đơn giá, số lượng, thành tiền, thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, kê khai phiếu nhập kho, phiếu chi tiền
- Kiểm soát, lưu trữ hóa đơn bán lẻ của nhà cung cấp, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nguyên vật liệu
- Đảm bảo giá thành đầu vào của nguyên vật liệu luôn nằm trong định mức, nếu có thể thương lượng với nhà cung cấp để có được mức giá phù hợp nhất, tối ưu phần chi phí đầu vào
Tìm hiểu thêm: Kế toán nội bộ nhà hàng là gì? Những kỹ năng cần có của kế toán nội bộ nhà hàng
Lưu ý:
- Tất cả hoạt động nhập hàng từ các nguyên vật liệu đến thiết bị, dụng cụ bắt buộc phải có hóa đơn bán lẻ của nhà cung cấp
- Kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng hàng hóa nhập kho, nếu không đúng, đủ yêu cầu từ chối nhận hàng.
- Lập bảng đối chiếu, so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp để kế toán trưởng, đầu bếp cũng như chủ nhà hàng cũng theo dõi, có phương pháp điều chỉnh kịp thời.
- Kiểm soát ngân sách phát sinh trong quá trình mua hóa
2.2. Kế toán thu ngân nhà hàng
- Nhiệm vụ của kế toán là viết hóa đơn bán hàng, kiểm tra hàng hóa tại quầy, báo cáo thu chi cuối ngày. Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu viết hóa đơn, hỗ trợ khách điền đúng thông tin doanh nghiệp và thông tin hóa đơn.
- Chịu trách tổng kết doanh thu trong ngày theo các hình thức tiền mặt, tiền chuyển khoản, thẻ thanh toán hoặc ví điện tử. Cùng với đó theo dõi tình hình xuất nhập hàng hóa tại nhà hàng
- Báo cáo tổng kết hoạt động bán hàng trong ngày để chủ nhà hàng cập nhật được tình hình kinh doanh kịp thời.
2.3. Kế toán nội bộ nhà hàng (Phụ trách kho và đầu vào)
- Theo dõi, quản lý việc xuất nhập tồn của hàng hóa ,nguyên vật liệu cũng như theo dõi tài sản đầu vào
- Kiểm kê kho, đối chiếu với các bộ phận bếp, chế biến…
- Báo cáo kiểm kê tài sản
- Báo cáo kiểm hàng hóa số lượng, hạn dùng
- Kiểm tra chứng từ, ghi nhận các hàng hóa lưu kho không có chứng từ hợp lệ, thiếu chữ kỹ của người nhận
- Xử lý, điều chỉnh lượng hàng hóa còn tồn đọng
- Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật tiến hành bảo hành, bảo trì thiết bị
2.4. Kế toán nội bộ nhà hàng (Phụ trách doanh thu)
- Theo dõi ấn chỉ, hóa đơn chứng từ
- Theo dõi công nợ
- Báo cáo thuế
- Báo cáo tổng hợp các hợp đồng đã ký
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Kê khai các khoản chênh lệch, hoa hồng hoặc chiết khấu cho khách hàng
- Đối chiếu công nợ
- Xử lý các hợp đồng kinh tế phát sinh
3. Áp dụng công nghệ để cải tiến năng suất với kế toán trong nhà hàng
Do nguồn lực có hạn, một số nhà hàng thường để nhân sự kế toán kiêm nhiệm nhiều vai trò. Điều đó cũng khiến cho việc đảm bảo năng suất của nhân viên kế toán được đặt lên trên hết. Với những mô hình có quy trình chuẩn chỉnh, kết nối dữ liệu tự động, đồng bộ, kế toán cũng có thể chủ động thực hiện hạch toán chứng từ bán hàng, kho – thu chi nhanh chóng, phù hợp. Đó cũng là lý do, các mô hình nhà hàng lớn, chuỗi, với doanh thu cao và có bộ phận kế toán đều áp dụng phần mềm để giảm thiểu sai sót và giúp tăng năng suất của bộ phận này.
Với bộ giải pháp phần mềm kế toán MISA và phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk, toàn bộ quy trình nhập liệu và xử lý hóa đơn, chứng từ bằng tay đều được được chuẩn hóa và tự động.
Tìm hiểu chi tiết hơn tại: Phần mềm kế toán nhà hàng kết nối 3 trong 1, hạn chế thất thoát
4. Tạm kết
Hy vọng với những chia sẻ trên đây của MISA CukCuk, anh chị có thể nắm qua về bộ máy kế toán trong nhà hàng, từ đó có những sự sắp xếp phù hợp với cơ cấu bộ máy của mình. Bên cạnh đó, nếu trường hợp nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí, anh chị hoàn toàn có thể tận dụng
Trên đây là bảng cơ cấu nhân sự cơ bản của bộ phận này, anh chị có thể tham khảo. Tùy thuộc vào từng mô hình khác nhau, anh chị sẽ có những cách thức sắp xếp nhân sự hợp lý khác nhau. Hy vọng CUKCUK đã cung cấp những thông tin hữu ích cho anh chị.
