Phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel được nhiều anh chị chủ quán, nhà hàng sử dụng vì đơn giản, dễ dùng và không mất phí. Khi có kỹ năng kế toán và thành thạo các hàm tính toán excel thì mọi chuyện tính toán trở nên đơn giản.

Tuy nhiên, liệu phần mềm quản lý nhà hàng excel có phải là giải pháp tối ưu nhất để quản lý chính xác nhất, hạn chế thất thoát, gian lận tại nhà hàng, quán ăn, quán cafe, quán sinh tố. Cùng MISA CukCuk đánh giá những ưu – nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng excel.

I. Tìm hiểu về phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel 

Phần mềm bảng tính excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.

Nhiều anh chị chủ quán mới kinh doanh, quy mô nhỏ thường lựa chọn phần mềm excel để tạo đơn hàng, làm báo giá, thống kê dữ liệu, báo cáo doanh số,… thay thế các phương pháp quản lý truyền thống ghi chép sổ sách.

1.1. Ưu điểm của phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel 

Excel có nhiều loại hàm và các phép tính hỗ trợ tính toán, quản lý các giao dịch mua bán, xuất – nhập – khẩu. Sử dụng phần mềm bán hàng bằng excel sẽ là giúp bạn áp dụng nhanh hơn các hàm cơ bản trong excel để quản lý kho, sản phẩm, doanh thu, công nợ, nhân viên tại nhà hàng.

Ưu điểm của excel:

• Thao tác quen thuộc, dễ dàng tạo danh sách, bảng cột và thiết lập hàm
• Miễn phí, luôn có sẵn và tiện lợi trong việc cài đặt, tiết kiệm chi phí đầu tư
• Giao diện quen thuộc, thân thiện, mang tính chuyên nghiệp cao
• Cấu trúc đơn giản đầy đủ tiện ích
• Được đa số doanh nghiệp nhỏ ưa thích
• Tương thích nhiều thiết bị khác nhau, không đòi hỏi máy có cấu hình quá lớn

1.2. Nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel

• Không đảm bảo tính an toàn và bảo mật dữ liệu

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng excel free thì tất cả thông tin về hoạt động kinh doanh sẽ được lưu trong một tập tin duy nhất trên máy tính (online hoặc offline). Trong trường hợp máy tính bị lỗi, tập tin bị mất hay nhiễm virus thì có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, khôi phục khó khăn.

• Tốc độ làm việc bị phụ thuộc

Trong kinh doanh, quy trình nhập kho nguyên vật liệu khá phức tạp và liên quan đến các bộ phận như thu ngân, thủ quỹ, kiểm kho. Sử dụng phần mềm excel quản lý nhà hàng khi file excel quản lý có dung lượng quá lớn, máy tính hoạt động chậm, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

• Không đầy đủ các nghiệp vụ quản lý cơ bản

Trên excel quản lý nhà hàng chỉ cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý nguyên vật liệu khách hàng, nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho, doanh thu, lợi nhuận… Bạn cũng thường mất nhiều thời gian để nhập dữ liệu, thống kê và có được báo cáo chính xác, chi tiết.

• Khó khăn khi không phân chia được quyền quản lý

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng excel chỉ cho phép 1 người làm việc trên dữ liệu do đó gây lãng phí nhân lực và thời gian làm việc. Nếu bạn là chủ cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc kiểm tra lại hiệu quả kinh doanh của nhà hàng.

Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, nếu bạn không rành về excel chắc chắn không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót.

• Không phù hợp với nhiều mô hình nhà hàng

Với những nhà hàng quy mô lớn hay chuỗi cửa hàng, các nghiệp vụ quản lý phức tạp, menu đa dạng và số lượng bàn nhiều với nhiều khu vực khác nhau thì sử dụng phần mềm excel khó có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý. Bên cạnh đó, mất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Công nghệ không ngừng phát triển và tạo ra những xu hướng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thói quen ăn uống. Khi khách hàng thay đổi thì người bán hàng cũng phải thay đổi. Vì vậy những ứng dụng công nghệ phục vụ các hoạt động kinh doanh được phát triển như một điều tất yếu. Trong đó, phần mềm quản lý nhà hàng và các thiết bị tính tiền in bill chuyên nghiệp được sử dụng rộng rãi hơn.

1.3. Tại sao nhà hàng, quán ăn… thích sử dụng excel để quản lý bán hàng?

Excel hỗ trợ bạn tạo biểu mẫu quản lý kho, bán hàng, quản lý khách hàng theo ý thích và dễ dàng tùy chỉnh các trường thông tin, áp dụng linh hoạt các hàm tính toán để quản lý.

Đây cũng là công cụ quản lý phổ biến phù hợp với nhiều người, dễ dàng tận dụng những kiến thức tin học đã được đào tạo. Với sự trợ giúp của excel, bạn dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh tại quán, thống kế cụ thể lượng xuất, nhập, tồn mỗi tháng.

II. Làm thế nào để sử dụng excel quản lý bán hàng nhà hàng thành thạo? 

Để sử dụng excel quản lý nhà hàng thành thạo, thay thế cho sổ sách ghi chép thủ công đòi hỏi bạn và nhân viên cần có kiến thực kế toán, kỹ năng sử dụng excel cơ bản.

2.1. Kiến thức kế toán cơ bản

Khi có kiến thức kế toán sẽ giúp bạn ghi chép lại những dữ liệu cần thiết, tính toán chính xác để cân đối thu chi. Áp dụng excel quản lý kho nhà hàng, xác định mức tồn kho nguyên vật liệu tối thiểu để có kế hoạch nhập thêm, tránh thất thoát hoặc quản lý thu chi bằng excel chính xác.

Phân chia sheet quản lý kho học và phù hợp với yêu cầu của từng mô hình kinh doanh. Muốn xem báo cáo doanh thu, lợi nhuận hoặc công nợ chỉ cần vào đúng sheet, không mất nhiều thời gian.

2.2. Hiểu và tận dụng chức năng của mỗi hàm và thuật toán trên excel

Trên excel có rất nhiều loại hàm giúp rút ngắn thời gian nhập phép tính thủ công. Ví dụ: “= SUM (A1: A3)” là hàm tính tổng tất cả các giá trị từ ô A1 đến A3. Hiểu rõ các hàm giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý bán hàng logic, chính xác hơn. Thay đổi số hoặc thông tin ở 1 ô cũng không ảnh hưởng đến cả bảng tính.

2.3. Thiết bị máy tính, laptop đã cài sẵn Microsoft Office hoặc excel

Microsoft Excel được phát hành với nhiều phiên bản:

• Phần mềm MS Excel trên máy tính
• Nền tảng Excel online trên web hoặc trong bộ Microsoft 365
• Ứng dụng Excel cho điện thoại Android/iOS, Window Phone

Mặc dù giao diện có một vài điểm khác nhau nhưng trên mọi trang tính thì các hàng, cột, công thức và hàm đều giống nhau.

Để sử dụng phần mềm excel thì nhất định bạn cần có máy tính (PC hoặc latop cá nhân). Vẫn có thể sử dụng trên điện thoại hoặc tablet nhưng không tối ưu và khó thao tác.

2.4. Một số công thức và hàm cơ bản trong excel quản lý nhà hàng

Khi bắt đầu dùng Excel bạn có thể làm quen thực hành với các công thức và hàm đơn giản dưới đây.

• Hàm Tổng (SUM): Tính tổng giá trị trong một cột hoặc hàng trên phạm vi bạn đã chọn

Công thức: = SUM ( number1 , number2,…)

 

Ví dụ: = SUM (B2: G2) tổng các giá trị một hàng. Hoặc = SUM (A2: A7, A9, A12: A15) tổng các giá trị trong dải ô từ A2 đến A7, thêm ô A9, và dải A12 đến A15, bỏ qua các ô A8, A10 và A11.

• Hàm Trung bình (AVERAGE): Tính giá trị trung bình trong một nhóm dữ liệu đã chọn

Công thức: = AVERAGE ( number1 , [number2],…)

 

Ví dụ: = AVERAGE (B2: B11) giá trị trung bình trong dải 10 ô từ B2 đến B11. Tương tự như phép tính = SUM (B2: B11) / 10  

• Hàm Đếm (COUNT): Đếm tất cả các ô có chứa giá trị số trong một phạm vi đã chọn

Công thức: = COUNT (number 1, [number 2],… )

 

Ví dụ: COUNT (A1: C1) – Đếm giá trị trong hàng 

• Hàm IF: Thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo một điều kiện logic nhất định. Trong hàm IF có thể chứa thêm nhiều công thức và hàm khác.

Công thức chung: = IF ( logic_test, [value_if_true], [value_if_false] )

 

Ví dụ: = IF (C2 <D3, ‘TRUE,’ ‘FALSE’)  – Kiểm tra xem giá trị tại ô C3 có nhỏ hơn giá trị tại D3 hay không. Nếu điều kiện này đúng, hãy để ô giá trị hiển thị là TRUE, và ngược lại nếu sai thì hiển thị FALSE.

• Hàm Tối Đa và Tối Thiểu (MAX – MIN): Giúp tìm số lớn nhất và số nhỏ nhất trong một phạm vi giá trị.

Công thức hàm MIN: = MIN ( number1 , [number2],…) Công thức hàm MAX: = MAX ( number1 , [number2],…)

 

Ví dụ: = MIN (B2: C11) – Tìm số nhỏ nhất trong phạm vi hai cột B và C, bắt đầu từ cột B2 và C2 đến hàng 11

 

III. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk – xuất file excel chi tiết, rõ ràng

Quản lý bán hàng bằng sổ sách hay sử dụng phần mềm excel có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn. Thay vào đó sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng để chủ động hơn trong việc quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, công nợ, khách hàng, kho nguyên vật liệu…

Phần mềm quản lý nhà hàng giúp bạn đảm bảo được tính chính xác thống kê doanh thu từng giờ, từng ngày, tháng hoặc theo quý một cách nhanh chóng nhất.

Ưu điểm khi thay thế phần mềm quản lý nhà hàng cho excel:

• Thêm mới món ăn trong menu dễ dàng kèm hình ảnh trực quan dễ dàng tư vấn thực khách hơn
• Thiết lập thực đơn linh hoạt phù hợp với mô hình kinh doanh của nhà hàng
• Phân tích bán hàng đầy đủ: doanh thu, chi phí, lợi nhuận
• Tổng hợp hơn 40 báo cáo: doanh thu, công nợ, nhân viên, khách hàng…
• Không cần nhớ hàm tính hay thuật toán nào khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Mọi dự liệu sẽ được tự động cập nhật và tính toán nhanh chóng.

Hiện tại phần mềm quản lý MISA CukCuk do Công ty cổ phần MISA phát hành đáp ứng đầy đủ tính năng từ quản lý kho, mã hàng hóa, đơn hàng, thu chi. Cài đặt được trên nhiều thiết bị như PC, laptop, tablet, điện thoại, POS mini… anh chị chủ quán tận dụng được những thiết bị sẵn có để bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Đăng ký dùng thử 15 ngày phần mềm quản lý nhà hàng MISA CukCuk:

IV. Tạm kết

Phần mềm quản lý nhà hàng bằng excel được sử dụng phổ biến do không tính phí và khá tiện lợi đối với những chủ nhà hàng mới kinh doanh. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian, quản lý doanh thu chính xác hơn thì phần mềm quản lý nhà hàng là công cụ được nhiều người yêu thích nhất. Hy vọng qua bài viết bạn sẽ lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.