Quản lý thu chi là vấn đề quan trọng với mọi doanh nghiệp F&B nói chung và các đơn vị quán cafe nói riêng. Để giúp quy trình này trở nên dễ dàng hơn, có nhiều ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng đã ra đời. Cùng MISA CukCuk tham khảo ngay hướng dẫn quản lý thu chi quán cafe tiện lợi, thông minh và hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây.

I. Vì sao cần quản lý thu chi quán cafe?

Quản lý thu chi quán cafe là quá trình ghi nhận, theo dõi và kiểm soát doanh thu, chi phí liên quan đến hoạt động knh doanh quán cafe. Quản lý thu chi bao gồm việc ghi nhận và phân loại các nguồn thu như doanh số bán hàng, tiền tip hoặc các nguồn thu khác cũng như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí nhân viên, chi phí vận chuyển, chi phí marketing, chi phí cố định và biến động khác.

Quản lý thu chi cũng liên quan đến các hoạt động cân đối thu chi, báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định kế toán, thuế.

Theo dõi thu chi đóng vai trò rất quan trọng giúp chủ quán cafe có cái nhìn tổng quát về hoạt động thu chi tại quán. Từ đó có các kế hoạch điều chỉnh những chỗ chi tiêu, thu tiền chưa hợp lý. Việc quản lý thu chi hiệu quả sẽ tránh các thất thoát không đáng có.

Dưới đây là một số số lợi ích khi anh chị quản lý được hoạt động thu chi:

• Kiểm soát tài chính: tiền thu và chi mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hiệu quả
• Tối ưu hóa lợi nhuận, biết được doanh số đến từ món ăn, đồ uống nào. Từ đó có thể tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách cắt giảm chi phí không cần thiết và tăng cường hoạt động bán hàng cho món best seller.
• Tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí do biết được những khoản chi phí nào không cần thiết, lãng phí để kiểm soát
• Đảm bảo sự phát triển bền vững khi xác định được tình hình tài chính của quán cafe, đưa ra các kế hoạch phát triển, đảm bảo sự bền vững và phát triển lâu dài.

II. Làm thế nào để quản lý thu chi quán cafe hiệu quả? 

Để kiểm soát thu chi quán cafe hiệu quả, các quán nên quan tâm tới hai vấn đề hàng đầu:

• Có tư duy quản lý thu chi thông minh
• Có công cụ quản lý thu chi quán cafe

2.1. Tư duy quản lý thu chi thông minh

Trước tiên, chủ quán cần có tư duy quản lý thu chi chính xác, thông minh với những cách thức quản lý dòng tiền hiệu quả như:

• Thường xuyên quản lý, xem xét, cân đối các dòng tiền thu chi tại quán. Không giao phó toàn bộ cho nhân viên.
• Đánh giá các bản báo cáo thu chi theo tháng, quý, năm từ quản lý quán
• Chia các dòng tiền cho nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau, tiền lương riêng, tiền thu nợ riêng nhằm loại bỏ chi phí không cần thiết cũng như giúp kiểm soát nội bộ hiệu quả.
• Cân đối các tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và theo dõi các khoản chênh lệch.
• Tham khảo các bước quản lý thu chi phí quán cafe hiệu quả

Bước 1: Xây dựng hệ thống quản lý tài chính chuyên nghiệp	Bạn có thể ghi chép sổ sách, excel hoặc phần mềm quản lý bán hàng quán cafe để ghi nhận, theo dõi các khoản thu và chi phí
Bước 2: Xác định nguồn thu nhập và chi phí	Phân loại chi tiết các nguồn thu như doanh số từ bán hàng, các nguồn thu khác. Còn chi phí bao gồm nguyên vật liệu, chi phí nhân viên, chi phí marketing, chi phí điện nước…
Bước 3: Lập kế hoạch ngân sách	Xác định ngân sách cho mỗi khoản chi phí và theo dõi việc chi tiêu để đảm bảo rằng không vượt quá ngân sách đã đề ra
Bước 4: Theo dõi và đánh giá thường xuyên	Theo dõi và đánh giá thu chi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để nhận biết các xu hướng, vấn đề và điều chỉnh cần thiết
Bước 5: Tối ưu hóa chi phí	Ví dụ như tối ưu hóa quy trình làm việc, đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, hoặc áp dụng các chiến lược tiết kiệm chi phí khác
Bước 6: Báo cáo tài chính	Lập bảng cân đối thu chi, báo cáo tài chính định kỳ để đánh giá hiệu suất tài chính của quán cafe và đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu cụ thể.
Bước 7; Tuân thủ quy định kế toán và thuế	Nếu quán cafe quy mô lớn, chuỗi hoặc đăng ký kinh doanh doanh nghiệp thì cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định kế toán và thuế, bao gồm việc lập báo cáo thuế và các vấn đề liên quan đến thuế

Kiểm soát thu chi quán cafe hiệu quả đòi hỏi sự chặt chẽ, kiên nhân và chú ý đến chi tiết. Bằng cách thực hiện những bước trên, anh chị có thể đảm bảo rằng quán cafe của mình hoạt động hiệu quả và có lợi nhuận.

Xem thêm: 

• Cách quản lý quán cafe cực hiệu quả dành cho người mới kinh doanh 
• Top 5 thiết bị quản lý quán cafe nhất định phải đầu tư

2.2. Công cụ quản lý thu chi quán cafe hiệu quả

Lựa chọn công cụ quản lý hiệu quả cũng là một trong những cách thức giúp chủ quán quản lý thu chi tốt hơn. Trên công cụ này sẽ thể hiện những dữ liệu quan trọng sau:

• Các nguyên vật liệu nhập vào mỗi ngày: Số lượng, giá thành, thời gian nhập kho, đơn vị nhập
• Số lượng nguyên vật liệu xuất kho, sử dụng mỗi ngày
• Các đơn hàng, order mỗi ca, ngày
• Tổng doanh thu theo ca, ngày.
• So sánh số lượng hàng xuất kho với số đơn hàng và doanh thu.

Hiện nay, có 2 công cụ phổ biến dùng để quản lý thu chi, lợi nhuận trong quán cafe là sử dụng file excel hoặc phần mềm quản lý thu chi.

Quản lý thu chi quán cafe bằng file excel

Ưu điểm nổi bật của file quản lý Excel

• Nhập liệu nhanh chóng, dễ dàng thêm tới cả trăm mục, thu chi phát sinh
• Giúp thống kê việc thu và chi với từng hạng mục khác nhau theo ngày, tuần, tháng 
• Các số liệu được phân loại rõ ràng giúp chủ quán quản lý dễ dàng, hiệu quả
• Dễ dàng so sánh với báo cáo tài chính của đơn vị
• Sử dụng miễn phí

Nhược điểm của file quản lý Excel

• Hàm tính tương đối phức tạp nên người sử dụng cần thành thạo excel
• Nếu thông tin quá nhiều, sau một thời gian file có thể trở nên nặng, truy cập lâu, chậm
• Giữa các bộ phận khó làm việc chéo, trực tiếp trên file cùng lúc
• Có khả năng bị mất khi máy tính hỏng
• Phù hợp với quán cafe quy mô nhỏ, số lượng bàn và khách ít, nhu cầu quản lý cơ bản

Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cafe: 

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý thu chi hiệu quả với những ưu điểm nổi bật như:

• Sử dụng dễ dàng, quản lý nhanh chóng
• Dễ dàng thêm các mục cần thiết như hóa đơn, số chứng từ,…
• Dễ dàng kiểm soát, kiểm tra, làm việc chéo
• Thông tin được lưu giữ tốt, không xảy ra tình trạng mất dữ liệu khi máy tính hỏng
• Phù hợp với mọi quy mô kinh doanh quán cafe: nhỏ, vừa, lớn đến chuỗi
• Đầy đủ các nghiệp vụ quản lý bán hàng từ cơ bản đến nâng cao

Hạn chế của các phần mềm quản lý

• Mất phí sử dụng

III. Quản lý thu chi quán cafe hiệu quả với phần mềm MISA CukCuk

Khắc phục được những nhược điểm của excel, phần mềm quản lý bán hàng ra đời hỗ trợ quán cafe, chuỗi cafe quản lý doanh thu chi tiêu hiệu quả. MISA CukCuk là phần mềm quản lý thu chi cửa hàng quán cafe, được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA, rất phổ biến hiện nay. MISA CukCuk đang phục vụ hơn 58.000 khách hàng tại hơn 25 quốc gia.

MISA CukCuk kết nối được với nhiều thiết bị bán hàng: máy tính, laptop, ipad, điện thoại… Do đó, anh chị có thể tận dụng thiết bị sẵn có để kiểm soát thu chi lợi nhuận của quán mọi lúc mọi nơi trên app quản lý MISA CukCuk. Các báo cáo đều được tự động cập nhật theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.

Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk, anh chị dễ dàng:

• Thống kê số lượng các đồ uống bán chạy giúp chủ quán điều chỉnh thực đơn phù hợp với thị hiếu khách hàng
• Quản lý từ xa với 48+ báo cáo và 13 biểu đồ phân tích trực quan, chi tiết, tức thời ví dụ như

Báo cáo tổng quan doanh thu

Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu

Báo cáo công nợ khách hàng, nhà cung cấp 

Báo cáo quỹ tiền quán cafe

Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk còn có một số nghiệp vụ quản lý bán hàng nâng cao phù hợp với quy mô vừa, lớn, chuỗi hoặc doanh nghiệp kinh doanh cafe.

• Tự động lập sổ sách, ghi chép & báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian, theo mặt hàng, theo khu vực… Anh/chị có thể xem báo cáo bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu, giúp tiết kiệm thời gian, tránh được những sai sót, nhầm lẫn nhất định.
• Quản lý tồn kho, định lượng nguyên vật liệu hạn chế thất thoát
• Quản lý chặt chẽ mọi giao dịch thu chi tiền mặt, tiền gửi, giúp chủ quán cafe luôn chủ động nguồn tài chính cho hoạt động kinh doanh
• Hệ thống báo cáo chi tiết từ tổng số khách, doanh thu ước tính, lãi lỗ, số lượng bàn trống, số lượng bàn đã có khách ngồi
• Kết nối với phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền
• Đồng bộ các chương trình marketing chăm sóc khách hàng quán cafe

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý quán cafe MISA CukCuk

Trên đây là những phương pháp quản lý thu chi cho quán cafe hiệu quả, được nhiều anh chị chủ áp dụng. Hy vọng thông tin hữu ích đối với anh ch đang quan tâm tới phần mềm quản lý thu chi quán cafe, hãy liên hệ ngay với MISA CuKCuk để được tư vấn, hỗ trợ dùng thử miễn phí (Hotline: 0904885833)